Gesprek senior programma-manager Helene Philippo met Koos Burggraaf, commissielid binnen het programma Goed Gebruik Geneesmiddelen

Helene (H): Koos, jij hebt als commissielid van ons programma Goed Gebruik Geneesmiddelen al veel projecten meegemaakt en gezien. Hoe kunnen wij het nu voor zorgen dat projecten op schema lopen en ook blijven lopen?

Koos (K): Dat is een hele belangrijke vraag. We zien inderdaad dat bij veel projecten dat niet het geval is. En we denken dat we een aantal punten geidentificeerd hebben die onderzoekers bij hun aanvraag in overweging kunnen nemen en ook later in praktijk kunnen brengen om vertraging zoveel mogelijk te voorkomen.

H.: Waar denk jij dat het overwegend aan ligt, die vertraging?

K.:  Het grootste deel van de oorzaak van de vertraging wordt veroorzaakt tijdens de uitvoering van de studie. En als we binnen de uitvoering van de studie dan inzoemen, zien we dat dat met name te maken heeft met de recrutering van patienten. Het valt ons op dat er altijd hele mooie projecties gemaakt worden waarbij natuurlijk het aantal patienten ruim binnen de doorlooptijd van zo’n project loopt. Maar de praktijk is een stuk weerbarstiger. Kennelijk is het toch zo dat ondanks een mooie voorbereiding van te voren, op papier in ieder geval, de parktijk weerbarstiger is. We denken dat dat aan een aantal dingen ligt.
De aanvragen zijn keurig op papier geschreven, er worden door collega’s patiënten ‘beloofd’ die mee zullen doen binnen een bepaalde tijd, maar in de praktijk blijkt dat toch niet zo te zijn. Er zijn een aantal factoren die daar een rol bij spelen. 
Het eerste is dat vaak de in- en exclusie criteria voor insluiten of niet mee mogen doen voor een protocol te strikt zijn. Laat ik een triviaal voorbeeld noemen: Het is te vaak dat uit vorige protocollen in en uitsluitcriteria min of meer gedachteloos worden gekopieerd, terwijl die voor dit project eigenlijk helemaal niet van belang zijn. Laat ik een voorbeeld geven: Er is een trial die onderzoek wil doen naar patiënten met type 2 diabetes en dan ga je kijken bij de uitsluitcriteria, dan lijkt het er eigenlijk op dat die patiënten alles mogen dat ze alleen maar diabetes mogen hebben. We weten dat, zeker als patiënten wat ouder zijn, dat ze comorbiditeit hebben, bijvoorbeeld ook een hoog cholesterol, of een verhoogde bloeddruk. Zolang die bloeddruk goed geregeld is, de cholesterol goed ingesteld, met comedicatie, en die comedicatie bijt niet in de doelstellingen van het onderzoek, is er natuurlijk geen enkele reden om zo strikt te includeren.
Een ander iets is, wat we vaak zien, is dat op papier de zaak heel goed geregeld is, maar dat met name er geen goed overzicht is, bijvoorbeeld heel praktische een database van potentieel geschikte patiënten, en dat is eigenlijk zonde, want je kan in plaats van een soort van chronologisch werken, waarbij je eerst werkt en heel veel tijd besteed aan de voorbereiding van protocol, het schrijven van het protocol, het sturen naar de commissie van medische ethiek voor een oordeel. Die tijd Daar zit ook wachttijd in. En die wachttijd zou je uitstekend kunnen gebruiken door degene die de dagelijkse leiding over zo’n onderzoek heeft langs te sturen bij de collega’s, zo’n database gezamenlijk op te bouwen, zodat op het moment dat zo’n protocol is goedgekeurd, je ook echt van aquit van start kunt gaan en gezamenlijk ook weet welke patiënten je kunt benaderen. 
Een derde punt wat wij vaak zien is dat je de indruk krijgt dat het onderzoek gedaan door toch vrij solistisch opererende mensen, vaak ook niet met de meeste ervaring, dat zie je vaak ook in de financiën van zo’n aanvraag. Er wordt voor vier jaar, als het een vierjarig project is, een PhD student aangevraagd, de begeleiding door het hoofd van de afdeling, stafleden, wordt gering gebudgetteerd, maar wat ook heel gering gebudgetteerd wordt is, als je ook met name wilt samenwerken met perifere ziekenhuizen een probleem, zijn de verpleegkundigen, de onderzoeksverpleegkundigen. Terwijl de onderzoeksverpleegkundigen vaak veel meer tijd hebben om met de patiënt te praten, iets uit te leggen, want het is niet als verwijt bedoeld, maar ik kan mij maar al te goed voorstellen, ook als ik naar mijn eigen situatie op de poli kijk, dat het vragen van de patiënt om mee te doen aan een trial komt altijd als laatste aan bod. Dat een verpleegkundige veel meer tijd heeft.
Dus in de aanvraag zou ik adviseren om ook dedicated tijd en geld te vragen voor de verpleegkundigen die kunnen helpen bij het recruteren.
H.: Zijn er ook nog andere dingen waar aanvragers op moeten letten bij het schrijven van een subsidieaanvraag?
K.: Ja dat denk ik wel. Ik heb natuurlijk net al een paar dingen genoemd. Ik denk dat de sleutel zit of ik denk dat een andere sleutel zit in de IT systemen die we gebruiken. Heel vaak wordt de geschiktheid van patiënten bekeken in EPD’s. Maar het is goed om te realiseren van de EPD geen protocol management systeem heeft, waarin je bijvoorbeeld de voortgang van de inclusies kunt volgen. Dus het gebruik maken van een protocol management systeem met vast monitor momenten, liggen we op koers, wordt het juiste aantal patienten per tijdseenheid geincludeerd, is denk ik ook een belangrijke. En voor de rest zou ik er heel erg voor willen pleiten dat degene die het onderzoek uitvoert ook een gelijkwaardige rol krijgt ten opzichte van de collega’s in bijvoorbeeld andere ziekenhuizen of andere afdelingen zodat je als team je gezamenlijk verantwoordelijk weet om het project, wat uiteindelijk met belastinggeld gefinancierd wordt, voor elkaar te krijgen en gezamenlijk die verantwoordelijkheid te dragen.
H.: Heb je dan nog laatste tip voor de aanvragers?
K.: De allerlaatste tip is volgens mij dat als je van te voren goed nadenkt, en niet te snel meegaat in het optimisme waarmee mensen zeggen hoeveel patiënten ze wel zullen aanleveren, maar het echt aanpakken als team die de aanvraag heeft geschreven, niet alleen als team de aanvraag schrijven, maar ook als team het onderzoek uitvoert, en daar iedereen een rol geeft, waarin hij of zij gehoord wordt en creatieve ideeën kan inbrengen is volgens mij de beste manier natuurlijk geen garantie, maar wel de beste manier om projecten op tijd voor elkaar te krijgen. 
En als kleine laatste opmerking: het geeft natuurlijk ook het meeste plezier want hoe frustrerend is het niet om op die laatste tien patiënten te moeten wachten en daar een groot gedeelte van je projecttijd aan te verspillen. 
H.: Nou dank je wel voor al je goede tips
K.: Tot je dienst en ik hoop dat alle projectaanvragers hier hun voordeel mee kunnen doen.