Dus neem die deelnemer aan de hand mee door die transitie.
Begeleid hem echt aan de hand door de transitie.
Wat krijg ik nu?
Waarom krijg ik dit?
Waarom is het van belang voor mij, om te lezen?
Veel pensioenuitvoerders zijn momenteel bezig met hun communicatieplan als
onderdeel van hun implementatieplan in de transitie naar het nieuw pensioenstelsel.
Daarbij is een grote rol weggelegd voor de toezichthouder AFM.
En vandaag ben ik hier te gast.
Mijn naam is Simone la Roi,
en ik zit aan tafel met twee toezichthouders van AFM, Anne en Laura.
Mag ik kort aan jullie vragen: wat doen jullie rondom communicatieplannen bij AFM?
Mijn naam is Anne de Groot.
Ik ben de programmamanager van de AFM voor de pensioentransitie.
Daarnaast ben ik de manager van het team dat toezicht houdt op de
naleving van alle gedragsnormen, waaronder de normen op informatieverstrekking.
Dus communicatieplannen zijn voor ons een belangrijke tool om te zorgen dat
de informatieverstrekking aan deelnemers tijdens de hele transitie goed verloopt.
Ik ben Laura van Steen.
Ik ben senior toezichthouder bij de AFM en ik hou me bezig met het toezicht op
alle transitiecommunicatie.
Waaronder ook dus het toezicht op communicatieplannen.
Dus een hoop werk voor jullie komende tijd.
Net als de rest van de sector natuurlijk.
Om maar gelijk met de deur in huis te vallen
waarom is het hebben van een communicatieplan nou zo belangrijk?
Het belangrijkste is, een communicatieplan is geen ‘tick the box exercise’ voor de toezichthouder.
Je maakt hem ook niet voor de toezichthouder.
Het is belangrijk dat een
communicatieplan vooral een houvast is voor jezelf als pensioenuitvoerder.
Dus dat geldt zowel voor pensioenfondsen als PPI’s als verzekeraars.
Dan heeft een uitvoerder
een communicatieplan gemaakt en die heeft hij bij jullie ingeleverd.
Waar letten jullie als eerste op als je zo'n ding op je bureau krijgt?
Als allereerste voordat we echt de diepte in gaan, kijken we
of het communicatieplan voldoet aan de minimale lat.
Dus eigenlijk de eisen die de wet stelt aan een communicatieplan.
Zijn er doelgroepen, doelstellingen, boodschappen,
dat soort onderwerpen opgenomen in een plan.
Daarnaast kijken we of het implementatieplan ook is ingediend
bij DNB en kijken we of het aanleverformulier volledig is ingevuld.
En waar let je op als je zegt van nou, ik heb t gevoel dat hier nog informatie
ontbreekt of ik heb aanvullende vragen wat doen jullie dan?
Ja, nou dat is ook de reden dat wij in het aanlever formulier expliciet vragen om
een verantwoordelijke contactpersoon voor het plan.
Dus het zou inderdaad goed kunnen dat wij aanvullende vragen hebben.
We nemen dan telefonisch contact op.
Of we vragen om een gesprek met het fonds,
of stellen misschien wel schriftelijke vragen.
En dat kan op verschillende onderwerpen zijn.
Bijvoorbeeld als we wat meer context willen bij hoe de populatie van een fonds eruit ziet.
Of als wij op basis van het implementatieplan of transitieplan, als we dat er bijhalen
niet helemaal een goed beeld krijgen van welke keuzes nou eigenlijk zijn gemaakt en
waarom dat tot een bepaalde doorvertaling leidt in het communicatieplan.
Dus vooral als wij behoefte hebben aan meer begrip over de context waarin zo'n uitvoerder zich bevindt.
Een dilemma voor jullie.
Heb je nou liever dat
een fonds of een verzekeraar alle informatie die ze hebben,
gewoon over jullie heen stort en zegt: nou ik heb hier vijftien bijlagen alstublieft.
Hoe wil je dat, wat is voor jullie een prettige manier om ook een
beetje context gevoel te krijgen bij wat er in het communicatieplan staat?
Het communicatieplan is een is een vormvrij document.
Dus in principe schrijven wij dat dat niet voor.
Wij gebruiken het aanlever formulier wel om op bepaalde relevante onderdelen van het plan
de uitvoerders de kans te geven te verwijzen naar specifieke documenten.
En dat kan ook bijvoorbeeld een bestaand
communicatiebeleid zijn, of toch een verwijzing uit het implementatieplan.
Het is ook heel goed mogelijk
dat in het communicatieplan verwezen wordt naar al langer bestaande documenten.
Niet alleen voor ons is het heel nuttig als er dan concreet wordt verwezen naar waar het om gaat.
Want dat is natuurlijk ook gewoon nodig in het communicatieplan om een totaalbeeld te krijgen.
Mochten er toch nog aanvullende documenten worden aangeleverd
die niks met het communicatieplan te maken hebben, beoordelen wij die ook niet.
Nee oke, maar dan hoop je dat het daaraan gelieerd is toch?
Ja, het moet wel een zelfstandig leesbaar document zijn.
Het kan niet een verzameling linkjes zijn naar andere documenten.
Maar als er dan onderbouwing in bepaalde bijlagen staat en daar
wordt concreet naar verwezen dan moet dat wel prettig zijn voor jullie.
In de leidraad staat al dat het er best wel wat onderdelen worden gevraagd
om een goed communicatieplan bij jullie in te leveren.
Hoe grondig moet dat plan zijn?
Ja, de mate van diepgang van een
plan is ook afhankelijk van de context van het fonds.
Wat voor populatie heb je eigenlijk? Waar kom je vandaan?
Kom je al uit een premieregeling en ga je naar een
premieregeling of juist uit een DB-regeling?
In hoeverre zijn deelnemers in het voortraject al betrokken geweest?
Op welk moment in de tijd sta je?
Ik kan me heel goed voorstellen dat als jij een half jaar gaat invaren,
dat je nu al bezig bent met het
vormgeven van persoonlijke informatie voorafgaand aan het transitie moment.
Dus dat zijn allemaal elementen die meespelen in de mate van diepgang.
We verwachten wel dat
de boodschappen bijvoorbeeld in het communicatieplan verder gaan dan:
‘ik ga informeren over de transitie’, maar dat je echt al een slag maakt.
Van ‘Oké, welke onderdelen van mijn regeling wijzigen er eigenlijk?’
Wat moeten deelnemers erover weten?
En op welke manier ga ik dan die boodschap overbrengen?
En omdat het een levend document is verwachten we ook wel dat dat die diepgang steeds verder gaat.
Ik kan me voorstellen dat verschillende uitvoerders ook kiezen
voor verschillende type strategieën om je deelnemers te informeren.
Hebben jullie daar dan nog een oordeel over?
Of willen jullie vooral zien dat er over na is gedacht?
Hoe gaat dat in z'n werk?
We willen vooral zien dat er over na wordt gedacht.
Eigenlijk geldt voor het hele communicatieplan dat wij geen
oordeel geven aan echt de inhoudelijke invulling daarvan.
Dus je maakt een aantal doelgroepen en we verwachten dat je in het communicatieplan
wel onderbouwt waarom dat jouw doelgroepen zijn en waarom bepaalde bijvoorbeeld niet.
Maar dat het niet zou zijn met een checklist, van nou deze tien doelgroepen moeten in ieder geval terugkomen.
Het plan moet echt dienen als onderbouwing waarom
je bepaalde keuzes maakt en of je misschien voor sommige doelgroepen
andere boodschappen moet geven dan voor anderen.
Dus jullie gaan niet een doelgroep check doen?
Nee, dat klopt. Dat gaan we inderdaad niet doen.
We hebben wel in een leidraad, een beperkt aantal doelgroepen opgenomen waarvan
we zouden verwachten dat ze terugkomen.
Dus status in de regeling, leeftijd, dat soort dingen.
Maar wij kijken ook expliciet naar de mate waarin er aandacht is voor
kwetsbare doelgroepen, misschien wel voor
arbeidsongeschikten of mensen die er door de transitie op achteruit gaan.
En we verwachten dat dus ook echt expliciet aandacht wordt besteed in de daadwerkelijke communicatie
aan dit soort doelgroepen.
Een van de andere zaken die met de doelgroepen samenhangen is ook
het meten van kennis doelstellingen.
De effectiviteit van je communicatie.
In hoeverre...
...kijken jullie naar nul metingen?
En metingen, waar moeten mensen aan denken op het moment dat je zegt: ’Nou, we willen dat
de uitvoerder controleert of de boodschap ook echt aankomt.’
We hebben in onze leidraad een aantal voorbeelden opgenomen van
kennisdoelstellingen, gedragsdoelstellingen.
In lijn met wat de wetgever heeft beoogd met het communicatieplan
zien we daar ook een aantal kennis doelstellingen in.
Dus de deelnemer moet echt weten
wat die transitie voor hem persoonlijk betekent.
Wij horen ook wel uit de sector dat er nou best wel eens wat moeite is nog met hoe
stel je nou een goede goede kennis doelstelling op?
Wij kijken daarbij vooral van: oké, ben je realistisch, maar wel ambitieus?
Dus verwacht echt niet dat 100% van je populatie met een brief snapt van wat er
precies aan de hand is.
En daarbij kan natuurlijk ook weer aansluiten van wat
weet je al over je populatie?
Dus komen ze al uit een regeling waar nabestaandenpensioen op risico op basis werk bijvoorbeeld.
Dan kan je daar op een andere manier mee omgaan.
En kijk, wij verwachten niet dat pensioenuitvoerders een
hele wetenschappelijke verhandeling gaan doen om die kennis te meten.
Dat kan ook op een
hele laagdrempelige manier door met je deelnemers te praten, door gebruik
te maken van eerdere ervaringen die je misschien wel hebt.
Door aan te sluiten bij reguliere deelnemersonderzoeken die plaatsvinden.
Dat kan op verschillende manieren.
En we kijken dan eigenlijk ook niet of die doelstelling exact behaald is.
Maar wel of op die manier wordt gekeken naar, dit is de boodschap die we willen
overbrengen bij zoveel mensen.
En gebeurt dat?
En is dat misschien een reden om een communicatie weer aan te passen?
Ja, maar heeft het kans van slagen dat ook op deze manier de boodschap goed aankomt kan ik me voorstellen.
En zien jullie daar ook een lerend effect binnen de sector?
Hoe je daarmee om moet gaan met dat soort doelstellingen?
Ja, zeker.
We proberen zo veel mogelijk daar ook een vliegwiel voor te zijn als AFM.
Er zijn verschillende beoordelings rondes nu geweest en na iedere beoordelingsronde hebben wij tot nu toe een
ronde tafel, verschillende ronde tafels moet ik zeggen, georganiseerd
waarin sector partijen ook met elkaar in overleg kunnen over
wat kunnen ze van elkaar leren, wat zien ze bij de buren?
Wat gaat goed, wat gaat niet goed?
Daarnaast publiceren we ook
goede voorbeelden in Q&A’s op onze website.
En dat blijven we
tot aan juli 2025 doen.
Na iedere beoordelingsronde houd vooral ook het transitie bulletin in de gaten.
Daar plaatsen we ook de uitnodigingen voor de ronde tafels en
linken we ook weer naar de nieuwe goede voorbeelden op onze website.
En ik kan me voorstellen dat dit voor jullie ook wel weer een schat aan informatie is.
Ronde tafels of ervaringen die
de uitvoerders zelf hebben gehad met het opstellen van de communicatieplannen.
Hoe is dat voor jullie om dat terug te horen?
Voor een gedeelte herkenbaar, want ja we horen vaak
ook dezelfde punten waar uitvoerders tegenaan lopen bijvoorbeeld:
als we het hebben over het meten van kennis doelstellingen.
Maar ook als we het bijvoorbeeld hebben over het totaal aan informatie,
wat op pensioenuitvoerders af komt of de informatie die zij moeten gaan geven.
Dus over de gedeelde transitie moet ook nog steeds reguliere communicatie worden verstrekt.
Dus denk aan het jaarlijks UPO of stop-brieven, start-brieven.
Informatie bij bepaalde live events.
En dat loopt
ook precies, als je rond het infomoment zit kan dat allemaal door elkaar lopen.
Dat je verschillende documenten met verschillende pijldata
op verschillende momenten aan deelnemers moet gaan versturen.
En hier ligt ook echt een uitdaging voor de sector om na te denken over hoe zij
hun deelnemers nou gaan meenemen in dat totaal aan informatie dat ze nog steeds begrijpen:
We zien het op de oude situaties, je ziet het al op de nieuwe.
Op welk moment zijn we nu eigenlijk in die transitie?
En nou ja, daar zijn we ook met de sector over in gesprek en we zien ook dat zij daar zelf over
bezig zijn om over na te denken hoe ze dat nu het beste kunnen gaan inrichten.
Maar dat zijn wel de onderwerpen die je vaker terug hoort.
Wat is jullie boodschap nu aan de sector?
De boodschap zou zijn ga ook nu aan de slag met het
nadenken over op welke momenten je de
deelnemer meeneemt in de transitie.
Wat Laura zei klopt.
Zeker in zo'n overgangsjaar krijgt die deelnemer ontzettend veel
informatie over zich heen.
Verschillende informatie documenten met inderdaad financiële vrij
complexe informatie erin die lastig te begrijpen zal zijn.
Maar die inderdaad ook nog verschillende peil data kent.
Dus neem die deelnemer aan de hand mee
door die transitie begeleidt hem echt aan de hand door de transitie.
Wat krijg ik nu?
Waarom krijg ik dit?
Waarom is het van belang voor mij om te lezen?
Ja, dat klinkt simpel.
Dat is het niet.
Daar moet je heel goed over nadenken.
En we proberen zo veel mogelijk
de sector ook daar bij te helpen.
Maar uiteindelijk zullen ze natuurlijk ook zelf moeten doen
en van elkaar moeten leren.
En dat proberen we ook met de ronde tafels zo veel mogelijk te faciliteren.
Voor ons is ook belangrijk om nog te noemen, we gaan
uiteindelijk toezicht houden op de daadwerkelijke communicatie.
We hebben het al een paar keer gezegd,
dat communicatieplan, dat schrijf je ook voor je eigen organisatie.
Ook zo'n doelgroep segmentatie, dat doe je niet voor ons.
Dat doe je echt voor jezelf.
Maar wij willen ook als wij toezicht gaan houden op de daadwerkelijke communicatie,
de brieven die op de mat vallen bij de deelnemers,
dat die aansluit op de verschillende doelgroepen.
Dus als je een kwetsbare doelgroep hebt, zorg dan ook
dat die informatie krijgt die voor die specifieke doelgroep van toepassing is.
En daar gaan we in ons toezicht ook op letten.
Bijvoorbeeld voor jongere deelnemers wordt daar extra
uitleg gegeven over de scenario bedragen die zij zien die mogelijk
hoger uit kunnen vallen in het nieuwe stelsel?
Zorg dat de daadwerkelijke informatie die je stuurt
ook aansluit op de specifieke doelgroepen, want uiteindelijk gaat het daar om,
om die brieven die bij die deelnemer op de mat vallen.
Nou ja, nu noem je brieven, maar ik kan me voorstellen dat dat zowel in boodschap
is als ook in middel.
Ja, dus sluit ook je communicatiemiddel aan op je op je doelgroep.
Dank jullie wel voor jullie toelichting en voor jullie tijd en heel veel succes
de komende tijd met het beoordelen van alle communicatieplannen.
En fijn ook dat jullie
de sector ingaan en de rondetafels blijven organiseren want dat helpt iedereen.
Dank je wel!
Wil je meer informatie over het opstellen van een communicatieplan,
en het opstellen van een communicatiestrategie? Dan is daar informatie te vinden op: werkaanonspensioen.nl
En daar vind je ook een format voor het communicatieplan.
Dus doe er je voordeel mee.