Webinar E-factuurwijzer
E-factureren.
Het is sinds 2019 verplicht voor overheden...
om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Maar... de praktijk is anders.
Mijn naam is Robert Burger.
Ik ben stakeholder manager bij het Kenniscentrum e-procurement...
en de contactpersoon voor alle decentrale overheden.
Ik neem jullie vandaag mee in de wereld van e-facturatie.
Zo gaan we in op ons onderzoek en de E-factuurwijzer...
de voordelen en uitdagingen, het onboarden en hulpvragen.
Er is ruimte om vragen te stellen in de chat.
Dat doe ik natuurlijk niet alleen.
Met mijn collega Bas Avis en e-procurement-expert Maarten Pronk...
nemen we je mee in de e-facturatie-inzichten en oplossingen.
Met input vanuit het hele land, van gemeenten tot aan waterschappen...
van softwareleveranciers tot aan provincies.
Kortom: we helpen je op weg met kennis, praktijkvoorbeelden én concrete tips.
Maar nu eerst e-factureren in de praktijk.
E-factureren in de praktijk
Ik ben Melissa Wijnands.
Ik werk voor gemeente Leiden.
Daar ben ik financieel administratief medewerker.
En daarbij boek ik alle facturen in die naar ons worden gestuurd.
Sinds 1 april...
kunnen wij nu e-facturen ontvangen.
Vanuit daar willen we eigenlijk gaan kijken hoe we die leveranciers kunnen onboarden.
En dat willen we eigenlijk gaan doen door ze gewoon te bellen.
Eerst de grootste leveranciers en vragen of het lukt via dat systeem in te sturen...
en wat hebben jullie nodig van ons om daarbij te helpen?
Voor ons was het handigst dat er...
veel minder menselijk handelen tussenkomt...
waardoor je veiliger werkt en dat het ook veel sneller gaat.
Het belangrijkste is dat je zowel in je organisatie...
maar ook voor de leveranciers echt duidelijk hebt wat je nou precies hebt aan een e-facturatie.
Wat voor voordelen haal je eruit?
Dat je dus ook bij het invoeren van een e-facturatie echt duidelijk hebt:
welke doelen willen we behalen?
Ik denk zeker dat het echt alleen maar voordelen heeft.
1. Onderzoek en E-factuurwijzer
E-factureren. Snel en makkelijk.
Uiteindelijk wel, maar de praktijk is nu nèt iets anders.
De adoptie blijft achter en van echte uniformiteit is nog geen sprake.
Daarom hebben wij een E-factuurwijzer gemaakt.
Een praktische tool die helpt om inzicht te krijgen in je eigen situatie...
knelpunten te herkennen en concrete vervolgstappen te zetten.
Voor sommigen een startpunt om er mee aan de slag te gaan en voor anderen...
hét moment om te toetsen waar ze staan en waar nog winst te behalen valt.
Maar eerst: de huidige stand van zaken.
Wat gaat er goed en waar zitten de knelpunten?
We nemen je mee in het onderzoek wat voorafging aan de E-factuurwijzer.
1. Onderzoek en E-factuurwijzer
Bedankt voor de introductie.
Vooral ook erg fijn dat we hier vandaag de E-factuurwijzer voor de decentrale overheden mogen presenteren.
Hoewel het sinds 2019...
verplicht is voor decentrale overheden om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken...
zien we dat er nog altijd veel behoefte aan hulp is.
Daarom hebben we in 2021...
de Handreiking e-facturatie voor gemeenten opgemaakt.
Samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
De E-factuurwijzer die hier vandaag wordt gepresenteerd...
is een stuk praktischer van insteek.
Om tot die E-factuurwijzer te komen hebben we een aantal stappen ondernomen.
Zo hebben we een reeks interviews gehad met gemeenten verspreid over het land.
Daarnaast zijn we met hun leveranciers van financiële software software...
en de PEPPOL Access Points in gesprek gegaan.
Die input hebben we verzameld en vervolgens hebben we eigenlijk iets nieuws toegevoegd.
We hebben een enquête afgenomen bij alle decentrale overheden.
Uiteindelijk hebben we daar via meer dan honderd respondenten...
een goed beeld gekregen van de stand van zaken van e-facturatie bij gemeenten...
en waterschappen en provincies.
Vanuit daar zijn we gaan schrijven aan de E-factuurwijzer.
Onder regie van een klankbordgroep met wederom vertegenwoordiging vanuit de decentrale overheden...
hebben we de E-factuurwijzer opgemaakt onder toeziend oog van een stuurgroep...
gevormd vanuit de Unie van Waterschappen, de FAMO en BZK.
Het doel van deze E-factuurwijzer is om jullie te helpen...
om de voordelen van e-facturatie zo goed mogelijk te gaan benutten.
Als we het dan toch doen, dan vinden we dat erg belangrijk dat...
we dat gaan doen vanuit een één overheidsgedachte...
waarbij we uiteindelijk richting de leverancier een zo laagdrempelig mogelijke beleving...
willen aanbieden voor in ieder geval voor iedere leverancier
die graag een e-factuur wil gaan versturen.
In dit webinar zullen we
jullie verder meenemen in de lessen die wij hebben geleerd
op basis van ons onderzoek.
2. Voordelen van e-factureren
Digitalisering verandert de manier waarop overheden en bedrijven
samenwerken en e-facturatie speelt daarin een steeds grotere rol.
Het bespaart tijd, verlaagt de administratieve lasten
en maakt financiële processen transparanter.
Toch? Dat hangt ervan af.
Want hoewel de voordelen er zeker zijn, worden ze niet altijd volledig benut.
Met de Europese verplichtingen in aantocht, zoals VIDA...
wordt e-facturatie steeds meer de norm.
Laten we kijken naar wat e-factureren oplevert, waar het schuurt...
en hoe je met de E-factuurwijzer toch maximaal voordeel kunt halen uit e-factureren.
2. Voordelen van e-factureren
Het klopt inderdaad dat e-facturatie de komende jaren alleen maar gaat groeien.
Belangrijke aanjager daarvoor is de Europese regelgeving.
Specifiek de ViDA.
ViDA staat voor VAT in the Digital Age.
Die is gemaakt om btw-gaten te dichten binnen de EU.
Wat betekent dat nu voor e-facturatie?
Dat betekent dat alle facturen die over de landsgrenzen gaan...
waar btw van toepassing is...
vanaf 2030 verplicht als een e-factuur gestuurd moeten worden.
In navolging hierop hebben veel landen besloten om meer verplichting...
te stellen voor e-facturatie.
Dat betekent dat uiteindelijk veel organisaties geraakt zullen worden door deze regelgeving.
En voor de adoptie van e-facturatie is dat natuurlijk goed nieuws..
want heel veel partijen zullen dus goed kunnen e-factureren.
Ook voor de voordelen is dat hartstikke mooi...
want als wij kijken naar het onderzoek...
dan zien we dat eigenlijk alle partijen al wel voordelen zien van e-facturatie.
Maar hoe meer mensen e-facturatie gebruikten...
hoe groter de voordelen waren die ze ervoeren.
Als we dan kijken naar de opmerkingen van respondenten...
dan kwam er wel een iets genuanceerder beeld uit.
Er werd dan bijvoorbeeld gezegd:
wij zien wel voordelen, maar ervaren dat maar beperkt.
Of: ja, er zijn wel voordelen, maar in bepaalde situaties...
hebben we zelfs nadelen van e-facturatie.
Wat wel mooi was, is dat vaak bij dit soort opmerkingen stond:
maar als wij in de toekomst wat meer facturen binnen zullen
krijgen, dan zullen de voordelen ook weer groeien.
Dit strookt helemaal met hoe wij kijken naar e-facturatie.
Het is niet zo dat de voordelen er zomaar zijn.
Je moet het goed opzetten en dan kan je de voordelen optimaal benutten.
Met de eerder besproken groei die gaat komen van e-facturatie...
zullen het aantal e-facturen alleen maar gaan toenemen.
Daarmee zullen dus ook de voordelen worden vergroot.
Een andere kant is dat het steeds meer de norm gaan worden.
En als het eenmaal de norm is, dan wordt het voor bedrijven...
ook veel laagdrempeliger om een e-factuur te sturen.
Dus dit mes snijdt aan twee kanten.
In de E-factuurwijzer hebben wij een integrale aanpak.
Het is niet zo dat als je één ding goed doet...
dan ga je alle voordelen benutten.
Nee, je moet echt een breed scala van zaken goed oppakken...
om uiteindelijk optimaal van e-facturatie te gaan gebruikmaken.
Ons advies is: kijk naar de E-factuurwijzer.
Kijk waar je staat en zie welke punten je nog verder kan verbeteren.
Dat zal je allemaal weer een stapje verder helpen in dit proces.
Tot slot wil ik nog iets zeggen over uitgaande facturatie...
want dat wordt soms vergeten, omdat de aanbesteding werk gaat...
over het moeten kunnen ontvangen van e-facturen.
Maar de ViDA en het feit dat steeds meer mensen een e-factuur willen hebben...
betekent dat het meenemen van uitgaande facturatie bij nieuwe...
inkoop van nieuwe systemen een belangrijk punt is.
Mocht de ViDA dan impact voor je hebben, dan ben je daar ook meteen klaar voor.
3. Uitdagingen bij e-factureren
E-facturatie.
Klinkt mooi, maar in de praktijk is het vaak lastiger dan gedacht.
Geen plug en play, maar een proces dat vraagt om tijd, geld en afstemming.
Uit gesprekken met tientallen overheden blijkt:
uitdagingen zijn er volop.
Van technische drempels en kwaliteitsproblemen...
tot vragen over capaciteit en communicatie.
Wellicht een aantal veelvoorkomende knelpunten uit en laten
zien hoe de E-factuurwijzer wijzigen kan helpen om deze stap voor stap aan te pakken.
Want hoe beter je voorbereid bent, hoe meer je eruit haalt.
3. Uitdagingen bij e-factureren
Vanuit tientallen respondenten hebben we uitdagingen aangeleverd gekregen rondom...
het onderwerp e-facturatie binnen hun organisatie.
Soms zijn dit zeer organisatiespecifieke punten, soms wat algemener.
Een van de uitdagingen die we veel hebben gehoord...
is toch wel dat wordt gezegd dat...
het implementeren.van e-facturatie veel tijd en dus ook geld kost voor de organisatie.
Hier moeten we eerlijk in zijn.
Helaas is e-facturatie in de praktijk geen plug and play.
Vanuit daar adviseren wij ook om e-facturatie als project te benaderen.
Net als bij ieder ander project ga je jezelf afvragen:
waarom doen wij dit project?
Wat willen we bereiken met het project?
Welke resources hebben we nodig en hebben we die dan in huis?
Of hebben we misschien nog aanvullende kennis nodig?
Uiteindelijk zal je ook jezelf de vraag moeten stellen:
wat moet er staan als het project is afgerond?
In de E-factuurwijzer bieden wij...
allerlei handvaten om met dit onderwerp aan de slag te gaan.
Denk bijvoorbeeld aan een opleidingsplan.
Hoe stel je een opleidingsplan?
En hoe integreer je dat in de de rest van de organisatie?
Hoe ga je ervoor zorgen dat...
de communicatie op een juiste manier wordt opgepakt, zowel intern als extern?
Heel erg belangrijk, ook bij e-facturatie:
hoe ga je dat in je huidige bezettingsplan integreren?
Ook dat hebben we in de E-factuurwijzer verder uitgewerkt.
Mocht je voor je project je organisatie verder moeten overtuigen...
dan zien we dat er veelal ook om een business case wordt gevraagd.
En ook het onderwerp business case is verder uitgewerkt in de E-factuurwijzer.
Wanneer we het dan toch over een business case hebben...
dan vinden we het wel van belang om aan te halen dat...
e-facturatie in combinatie met de verplichting administratie...
toch echt wel het verschil kan maken voor je business case.
En waarom?
Omdat je bij de combinatie van beide uiteindelijk die factuurverwerking...
kunt realiseren zonder dat nog een van je medewerkers moet omkijken naar de e-factuur.
En dat is eigenlijk een brug naar...
een ander aandachtspunt dat veel is aangedragen.
De kwaliteit van die e-factuur is niet altijd de kwaliteit die je van de pdf gewend bent.
Het is namelijk zo dat ook hier...
in de theorie en de praktijk een verschil kan zijn.
Je kunt er niet simpelweg vanuit gaan dat die e-factuur dezelfde inhoud heeft als de pdf-factuur.
Daarom adviseren we je ook om bij iedere leverancier die overgaat op e-facturatie...
daar eerst een testfactuur op te vragen en deze te beoordelen...
of die verwerkt kan worden in jullie administratieve proces.
Zodra je dit hebt gedaan ga je dus uiteraard testen voordat je...
op een grotere schaal de e-facturen gaat ontvangen van de betreffende leverancier.
Bas zal hier later in het webinar verder op ingaan...
rondom het onderwerp ‘onboarden’.
Zoals gezegd:
soms zijn het zeer organisatorisch specifieke situaties die succesvol toepassen van e-facturatie in de weg staan.
Wij nodigen jullie dan uit om vooral ook met ons in contact te gaan.
Indien jullie hulp nodig hebben.
4. Hulpvragen bij e-factureren
Je bent niet de enige met vragen over e-facturatie.
Sterker nog, veel overheden lopen tegen dezelfde dingen aan.
We nemen je mee langs de meest voorkomende hulpvragen en...
delen tips en inzichten om samen stappen vooruit te zetten.
Want soms is het antwoord dichterbij dan je denkt.
4. Hulpvragen bij e-factureren
We hebben een aantal hulpvragen geselecteerd die naar boven kwamen uit ons onderzoek.
Vragen zoals: hoe doen andere gemeenten dit eigenlijk?
Kan het niet wat gebruiksvriendelijker?
Is er meer centrale aanpak met één uniforme werkwijze gewenst?
Deze vragen spelen bij veel decentrale overheden als het om e-factureren gaat.
Op de laatste vraag is het antwoord overigens wat ons betreft een volmondig ‘ja’.
Al is het alleen maar om de één overheidsgedachte ook hier naar voren te laten komen.
Qua handelingen zou het voor een leverancier uiteindelijk niets uit mogen maken...
of hij nu een e-factuur naar een ministerie, waterschap of provincie stuurt.
Uit ons onderzoek is gebleken dat er nog veel meer vragen waren.
Een greep hiervan staat nu in beeld.
Een aantal hiervan wordt tijdens dit webinar besproken...
en sowieso kan je via de chat aanvullingen, vragen en of informatie met elkaar delen.
Wij zullen dit aan het einde van het webinar centraal met elkaar bespreken.
En mocht je na afloop van het webinar nog meer informatie willen ontvangen over e-factureren...
bel of mail ons.
Bas en ik staan je graag te woord.
Ons doel?
Digitaal zakendoen in Nederland makkelijker maken.
5. Onboarding
Je kunt als organisatie nog zo klaar zijn voor e-facturatie...
maar dan moeten je leveranciers wel meedoen.
En juist daar wringt het vaak.
Het overstappen op e-factureren noemen we onboarding.
Dat blijkt in de praktijk een flinke uitdaging.
Kleine en grote leveranciers lopen tegen technische en financiële drempels aan.
Dus hoe neem je je leverancier mee in de overstap?
Wat werkt wel?
En hoe houd je grip op het proces zonder het contact met je leverancier te verliezen?
We nemen je mee in de praktijk van onboarding.
Met inzichten en tips voor een aanpak die écht werkt.
5. Onboarding
In ons onderzoek is inderdaad ook naar voren gekomen dat...
onboarding wel wordt gezien als een uitdaging.
Het is namelijk niet zo dat als je eenmaal...
technisch kan e-factureren dat ze zomaar binnen komen rollen.
Daar moet wel wat voor gedaan worden.
Het is dus belangrijk voor een organisatie om goed na te denken over...
onboarding en de strategie die daar gewenst is.
En dat is meer dan alleen het afwegen van de voordelen en de nadelen.
Neem daarin ook zaken mee als welk imago wil een organisatie of opdrachtgever?
Wil je heel veel lokaal en decentraal inkopen?
En ook zaken als de ViDA en die ontwikkelingen.
Neem dat mee bij het maken van het plan.
Ook is onboarding niet alleen bezig zijn met de leveranciers.
Neem ook je interne organisatie mee, want er zijn vele partijen...
afdelingen en personen die met de leveranciers contact hebben.
Dus neem die mee voor een optimaal resultaat.
Maar wat is onboarding nou echt in de praktijk?
Hoe zou zo'n keuze of strategie eruit kunnen zien?
Een voorbeeld zou kunnen zijn van een laagdrempelige aanpak...
is focus alleen op de partijen die het kunnen.
En dan?
De eerste groep is dan degene die veel facturen doet.
En uit het onderzoek bleek dat in sommige gevallen...
een paar leveranciers onboarden...
al leidt tot 10% aan e-facturatie.
Verschuif vervolgens de aandacht naar degenen die...
wat minder facturen doen, maar die het wel kunnen.
En als die overstappen...
dan is dat vaak ook een relatief kleine inspanning.
Denk dan vervolgens na hoe je omgaat met partijen die maar een enkele e-factuur doen.
Hoe weegt dan de onboardingsinspanning op tegen de efficiëntiewinst van e-facturatie.
Een hele andere aanpak zou kunnen zijn: verplicht het gewoon voor alle leveranciers.
Dat kan ook.
Maar het onboarden van leveranciers die niet willen en het niet kunnen...
heeft aanzienlijk veel meer uitdagingen en betekent dat
het een wat uitdagender en complexer proces zal zijn.
Wat ook interessant was, is dat uit het onderzoek bleek...
dat veel respondenten zich afvroegen...
of het wel logisch is als overheid om het aan al je leveranciers verplicht te stellen.
Als de voordelen van e-facturatie relatief niet zo groot waren.
Maar alle situaties van overheden en het leveranciersbestand is verschillend.
Uiteindelijk moeten organisaties dit soort afwegingen zelf maken...
om te komen tot een passende strategie.
Tot slot, ook dit is integraal.
En voor een succesvolle onboarding moet je meer doen dan alleen het onboarden zelf.
In de E-factuurwijzer bespreken we daar heel veel punten van.
Maar denk bijvoorbeeld aan welke kanalen ga ik aanbieden zodat mensen mij e-facturen kunnen sturen?
Of wil ik extra eisen opleggen aan leveranciers voor een e-factuur?
Of wijk ik van wat andere overheden doen?
Al die zaken zullen invloed hebben op hoe succesvol jouw onboarding is.
Tot slot wil ik nog even melden:
oboarden hoef je niet zelf te doen.
Die kennis is niet altijd in huis...
maar daarvoor heb je je Peppol-serviceprovider of je softwareleveranciers.
Die kunnen jou helpen, zowel met het maken van het plan als met het onboarden zelf.
Dus ik zeg: succes!
6. Afsluiting
Dat was het dan voor nu.
Dank jullie wel voor het kijken en jullie betrokkenheid.
De E-factuurwijzer wordt binnenkort gelanceerd, maar dat is pas het begin.
Samen brengen we elkaar verder en daarom willen we...
blijven delen, leren en verbeteren.
Binnenkort organiseren wij een eerste meet-up in het Provinciehuis van Noord-Brabant.
Heb jij ook behoefte aan een meet-up
bij jou in de regio en wil je samen met ons een vervolg organiseren?
Heb je interesse in een fysieke versie van de E-factuurwijzer?
Of wil je meewerken aan een praktijkverhaal? Wij horen het graag!
Alle ideeën zijn welkom.
Als je hulp nodig hebt bij e-facturatie staan we voor je klaar.
Tot snel!
Webinar E-factuurwijzer
kenniscentrum-eprocurement@rvo.nl