00:00:00
Voordat de Spend Analyse uitgevoerd kan
00:00:04
worden, is het van belang
00:00:04
dat er
00:00:05
een aansluiting zichtbaar is
00:00:06
tussen de crediteurendump
00:00:08
en de auditfile.
00:00:08
Hiervoor gebruikt u tabblad 1 tot
00:00:13
en met 1.2 van het format Spend Analyse.
00:00:14
U begint met tabblad 1.1 Crediteurendump
00:00:19
waar u de crediteurendump
00:00:19
uit uw financiƫle administratie
00:00:22
naartoe kopieert.
00:00:22
Let hierbij op dat het gekopieerde format
00:00:26
van de crediteurendump past
00:00:26
binnen de lay-out
00:00:28
van dit tabblad.
00:00:28
De bedoelde lay-out is uitgebeeld
00:00:32
middels het voorbeeld van
00:00:32
zowel Rijkswaterstaat
00:00:34
als Piano.
00:00:35
Mocht uw aanlevering
00:00:38
uit de crediteurendump
00:00:38
een ander format hebben, pas dan
00:00:42
de lay-out van het tabblad daarop aan.
00:00:42
Let hierbij vooral op
00:00:45
dat de formule in kolom I,
00:00:47
deze formule,
00:00:51
goed gekopieerd en verplaatst wordt.
00:00:52
Net als dat deze formule
00:00:54
de juiste input haalt
00:00:54
uit de totalen per jaar,
00:00:59
zoals nu zichtbaar is bij de kleurtjes.
00:01:00
Deze formule komt
00:01:02
namelijk later van pas.
00:01:04
Vervolgens gaat u
00:01:09
in het tabblad 1.2 naar Auditfile
00:01:10
waar u de auditfile
00:01:14
uit uw financiƫle gegevens in kopieert.
00:01:14
Hier is geen lay-out voor aangezien
00:01:19
op deze data geen analyse wordt gedaan.
00:01:19
Deze wordt alleen gebruikt
00:01:23
ter controle van de aansluiting.
00:01:23
Zorg wel dat minimaal de totalen
00:01:28
per crediteur per jaar zichtbaar zijn.
00:01:30
Nu zowel tabblad
00:01:34
1.1 als tabblad 1.2 zijn ingevuld,
00:01:35
is het tijd om een aansluiting
00:01:38
tussen beide tabbladen zichtbaar te maken.
00:01:39
Hiervoor gaan we terug naar tabblad
00:01:43
1 Aansluiting dump & audit file.
00:01:45
Hier staat een tabel
00:01:49
waarin de totale bestedingen per jaar voor
00:01:49
zowel de crediteurendump
00:01:53
als de auditfile ingevuld moeten worden.
00:01:53
In kolom D worden de totalen per jaar
00:01:59
automatisch ingevuld middels een formule.
00:01:59
Deze formule haalt de data
00:02:03
uit tabblad 1.1 zoals u hier ziet.
00:02:04
Zorg hier dus ook
00:02:07
dat de formule goed aansluit
00:02:07
als u het format
00:02:10
in 1.1 heeft aangepast.
00:02:13
In kolom E dienen de totalen
00:02:19
van de auditfile per jaar
00:02:19
handmatig ingevuld te worden
00:02:24
op basis van de data en tabblad 1.2.
00:02:24
Vervolgens vergelijkt
00:02:28
de formule automatisch de totalen,
00:02:28
dat doet hij hier,
00:02:32
in kolom F.
00:02:34
Wat resulteert in
00:02:37
een weergave van het verschil
00:02:37
tussen beide per jaar
00:02:40
in deze kolom F.
00:02:41
Wanneer dit getal nul is,
00:02:43
is de aansluiting
00:02:43
van dat specifieke jaar getoond.
00:02:45
In het geval dat er voor alle jaren
00:02:50
een resultaat van nul geldt,
00:02:50
is de totale aansluiting
00:02:52
aangetoond.
00:02:55
Na het analyseren van de aansluiting
00:02:59
tussen de crediteurendump en de auditfile,
00:02:59
kunt u door met het volgende hoofdstuk:
00:03:03
de analyse van de crediteurenkaarten.