Voordat de Spend Analyse uitgevoerd kan worden, is het van belang
dat er een aansluiting zichtbaar is
tussen de crediteurendump en de auditfile.
Hiervoor gebruikt u tabblad 1 tot en met 1.2 van het format Spend Analyse.
U begint met tabblad 1.1 Crediteurendump waar u de crediteurendump
uit uw financiële administratie naartoe kopieert.
Let hierbij op dat het gekopieerde format van de crediteurendump past
binnen de lay-out van dit tabblad.
De bedoelde lay-out is uitgebeeld middels het voorbeeld van
zowel Rijkswaterstaat als Piano.
Mocht uw aanlevering uit de crediteurendump
een ander format hebben, pas dan de lay-out van het tabblad daarop aan.
Let hierbij vooral op dat de formule in kolom I,
deze formule, goed gekopieerd en verplaatst wordt.
Net als dat deze formule de juiste input haalt
uit de totalen per jaar, zoals nu zichtbaar is bij de kleurtjes.
Deze formule komt namelijk later van pas.
Vervolgens gaat u in het tabblad 1.2 naar Auditfile
waar u de auditfile uit uw financiële gegevens in kopieert.
Hier is geen lay-out voor aangezien op deze data geen analyse wordt gedaan.
Deze wordt alleen gebruikt ter controle van de aansluiting.
Zorg wel dat minimaal de totalen per crediteur per jaar zichtbaar zijn.
Nu zowel tabblad 1.1 als tabblad 1.2 zijn ingevuld,
is het tijd om een aansluiting tussen beide tabbladen zichtbaar te maken.
Hiervoor gaan we terug naar tabblad 1 Aansluiting dump & audit file.
Hier staat een tabel waarin de totale bestedingen per jaar voor
zowel de crediteurendump als de auditfile ingevuld moeten worden.
In kolom D worden de totalen per jaar automatisch ingevuld middels een formule.
Deze formule haalt de data uit tabblad 1.1 zoals u hier ziet.
Zorg hier dus ook dat de formule goed aansluit
als u het format in 1.1 heeft aangepast.
In kolom E dienen de totalen van de auditfile per jaar
handmatig ingevuld te worden op basis van de data en tabblad 1.2.
Vervolgens vergelijkt de formule automatisch de totalen,
dat doet hij hier, in kolom F.
Wat resulteert in een weergave van het verschil
tussen beide per jaar in deze kolom F.
Wanneer dit getal nul is, is de aansluiting
van dat specifieke jaar getoond.
In het geval dat er voor alle jaren een resultaat van nul geldt,
is de totale aansluiting aangetoond.
Na het analyseren van de aansluiting tussen de crediteurendump en de auditfile,
kunt u door met het volgende hoofdstuk: de analyse van de crediteurenkaarten.