Na het maken van de aansluiting gaat u door naar het tabblad twee
en volgt u het stappenplan.
Lees stap één en twee en ga naar het tabblad 1.1 Crediteurendump
en filter in kolom I op 'Let op hoog risico'.
U heeft nu een overzicht van alle crediteuren
die nader bekeken dienen te worden.
Een crediteur wordt door de formule beoordeeld als hoog risico.
indien het daadwerkelijk besteden bedrag in 2022 boven
de €53.750 ligt en wanneer het totaalbedrag over de laatste vier jaren
boven het drempelbedrag ligt voor diensten en leveringen.
Ga terug naar het tabblad twee Analyse Crediteurenkaarten
en lees stap drie, vier en vijf in het stappenplan.
We gaan kijken naar het format Crediteurenkaarten dat betrekking heeft
op de crediteurenkaarten.
Ga naar het format Crediteurenkaarten.
Voor de duidelijkheid met crediteurenkaart bedoelen wij in dit geval een uitdraai
uit de financiële administratie
waaruit alle facturen van één crediteur blijken over een bepaalde periode.
Voor een voorbeeld zie het tabblad Piano in het format.
In kolom A staat het crediteurennummer van de crediteur dat matcht
met het crediteurennummer in de crediteurendump.
Verder ziet u in kolom E de naam van de crediteur staan,
in kolom H het jaar waarop de factuur betrekking heeft,
in kolom K de factuuromschrijving
en in kolom U het gefactureerde bedrag exclusief BTW.
Wanneer u naar beneden scrolt ziet u in de regels
72 tot en met 78 een tabel staan.
Het doel van deze tabel is een extra controle op de aansluiting
tussen de bedragen in de crediteurenkaart en uitgave volgens het format Spendanalyse
per crediteur.
Vul de uitgaven per jaar in volgens de spendanalyse.
Middels formules in Excel wordt de rest van de tabel
automatisch ingevuld.
Na het invullen van de aansluiting gaat u naar de tabel die start vanaf regel 82.
In deze tabel gaat u de crediteur opsplitsen
in opdrachten en per opdracht controleren of deze nader onderzocht moeten worden
middels een toetsingskader.
We beginnen met het opsplitsen van de crediteur in opdrachten.
Scroll hiervoor terug naar boven.
Op basis van de factuuromschrijving in kolom K geeft u iedere opdracht
een nummer in kolom L.
De nummers zijn in het voorbeeld al ingevuld.
Echter dient u dit bij het uitvoeren van de spendanalyse
handmatig in te vullen.
Zo zien we dat in het voorbeeld iedere factuur met betrekking tot opdracht
accounting het cijfer vier heeft gekregen
en de opdracht belasting het cijfer twee heeft gekregen.
U vult kolom L in voor iedere factuur.
Nadat de opdrachten zijn opgesplitst, scrolt u terug naar beneden
naar de tabel die begint bij regel 82.
Hier vult u in kolom A de projectnummers in.
Vervolgens vult u in kolom B de vorm van inkoop in
en kolom C vult u in of de opdracht een werk, dienst of levering betreft
op basis van de CPV-code die aan de opdracht is toegekend.
De overige kolommen worden automatisch voor u ingevuld
op basis van de formules die al zijn gedefinieerd.
In kolom D genereert de formule het drempelbedrag
dat toebehoort aan de soort opdracht.
In kolom E geeft de formule automatisch de opdrachtwaarde
van 2019 tot en met 2022 weer op basis van de nummers
die u handmatig heeft ingevuld bij het opsplitsen van de opdracht.
In kolom F genereert de formule het drempelbedrag in 2022
en in kolom G geeft de formule automatisch de opdrachtwaarde in 2022
weer op basis van de nummers die u handmatig heeft ingevuld
bij het opsplitsen van de opdracht.
In kolom H geeft de formule automatisch een conclusie
weer op basis van de getallen in de voorgaande kolommen.
Indien in kolom H de conclusie 'ja' betreft,
dan betekent dat dat de projectwaarde van over 2019 tot en met 2022
boven het drempelbedrag ligt of dat de projectwaarde in 2022 alleen al
boven het drempelbedrag gedeeld door vier ligt.
In dat geval wordt de opdracht bestempeld als hoog risico
en moet derhalve beoordeeld worden in het toetsingskader
in het format Spendanalyse.
De uit te vragen documenten die benodigd zijn
om het toetsingskader in te vullen, staan aangegeven in cel A90.
Omdat deze opdracht als hoog risico is aangewezen
en derhalve beoordeeld moet worden in het toetsingskader,
heeft deze regel in de tabel de kleur geel gekregen.
Tenslotte kan u in kolom I een eventuele opmerking over de crediteur
uit de spendanalyse van vorig jaar invoegen.
Nadat het format Crediteurenkaarten is ingevuld,
gaat u terug naar het format Spendanalyse
en gaat u naar het tabblad 2.1 Legenda Crediteurendump.
In de legenda ziet u dat er een kleur is gebonden
aan de verschillende statussen die de crediteur kan hebben.
Deze kleuren kunt u invullen in de crediteurendump waardoor u
de status van iedere crediteur inzichtelijk heeft.
Ga hiervoor naar het tabblad 1.1 Crediteuren dump
en vul kolom L Status Crediteurenkaart
met de kleuren die passen bij de status van de crediteur.
Bijvoorbeeld indien na het invullen van het format Crediteurenkaarten
blijkt dat er bij een crediteur geen opdracht is
die een hoog risico vormt, dan krijgt de crediteur in kolom L de kleur groen.
Vul kolom L voor iedere crediteur.
De crediteuren die nu nog niet de status groen hebben,
behoeven nader onderzoek door middel van het invullen
van een toetsingskader.