Deze animatievideo legt uit hoe je met de juiste stappen bij je inkoop en administratieve verwerking kan zorgen dat de jaarlijkse accountantscontrole goed verloopt.

Beeldtekst: Beter aanbesteden, Inkoop en de jaarlijkse accountantscontrole.

VOICE-OVER: "Elke gemeente moet haar uitgaven kunnen verantwoorden. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat er zorgvuldig met hun belastinggeld wordt omgegaan. Om er voor te zorgen dat afspraken en uitgaven rechtmatig zijn is een goede administratie en  heldere communicatie essentieel."

Eenmaal per jaar controleert een externe accountant of alle uitgaven rechtmatig zijn. Is alles volgens de regels gegaan en goed gedocumenteerd? Dan verloopt de accountantscontrole soepel. Neem de gemeente Arnhem die verkeerslichten nodig heeft.

Pryia is inkoper. Zij kent de aanbestedingsregels en de interne regelgeving die is opgenomen in het normenkader van haar gemeente. Bovendien heeft zij dankzij een goede contract- en inkoopadministratie inzicht in de lopende verplichtingen van de gemeente en de uitgaven van de afgelopen 4 jaar. Dit is noodzakelijke informatie voor haar aanbesteding.

Na het aanbestedingsproces levert Pryia haar aanbestedingsdocumenten en een getekend contract aan bij Ali, contractmanager van de gemeente. Ali archiveert alle documenten op een juiste wijze en legt de belangrijke informatie uit het contract vast in een centrale contractenadministratie. 

Beeldtekst:
- Aard van de opdracht
- Opdrachtwaarde en raming
- Looptijd
- Optie verlening
- CPV code
- Regime aanbestedingsprocedure
- Verplichtingennummer

VOICE-OVER: "Daarna informeert hij de leverancier van verkeerslichten over het contractnummer dat zij op facturen moeten vermelden. Bij de gemeente kunnen er vanaf nu verkeerslichten besteld worden onder vermelding van dit contractnummer.

Kees is verantwoordelijk voor de financiële administratie en ontvangt een factuur met daarop het contractnummer van de leverancier. Hij legt de factuur op leveranciers- en opdrachtniveau vast in het financiële systeem onder vermelding van het contractnummer. Als de facturen de contractwaarde dreigen te overschrijden, geeft hij Pryia en Ali direct een seintje.

Om te toetsen of de uitgaven van de gemeente rechtmatig zijn maakt Leonie, als interne controleur samen met inkopers regelmatig een spendanalyse. Leonie gebruikt hiervoor de informatie die door haar collega’s is bijgehouden en legt het eenvoudig vast in het model van Beter Aanbesteden. Daarmee kan zij een oordeel vormen of inkopen rechtmatig zijn en aangeven als iets niet klopt.

Voor de accountant John is het nu heel eenvoudig om de verplichte jaarlijkse accountantscontrole uit te voeren. Hij toetst met een steekproef de spendanalyse, het oordeel en de onderbouwing van Leonie. Daarvoor is het belangrijk dat de gegevens van de spendanalyse overeenkomen met de financiële administratie en de jaarrekening. Nu staan alle lichten op groen: John geeft een verklaring af bij de jaarrekening.

Dankzij de goede afstemming van inkoop-, contract- en financiële administratie is de accountantscontrole goed verlopen."

Beeldtekst: Wil jij ook goed voorbereid zijn op de komende accountantscontrole? Ga naar pianoo.nl/beter-aanbesteden.

De logo's van de VNG, VNONCW, Ministerie van Binnenlandse Zaken, MKB Nederland en PIANOO.