VOICE-OVER: Elke gemeente moet haar uitgaven kunnen verantwoorden. WEBVTT
Mensen moeten erop kunnen vertrouwen… WEBVTT
dat er zorgvuldig met hun belastinggeld wordt omgegaan. WEBVTT
Om er voor te zorgen dat afspraken en uitgaven rechtmatig zijn… WEBVTT
is een goede administratie en heldere communicatie essentieel. WEBVTT
Eenmaal per jaar controleert een externe accountant of alle uitgaven rechtmatig zijn. WEBVTT
Is alles volgens de regels gegaan en goed gedocumenteerd? WEBVTT
Dan verloopt de accountantscontrole soepel. WEBVTT
Neem de gemeente Arnhem die verkeerslichten nodig heeft. WEBVTT
Pryia is inkoper. WEBVTT
Zij kent de aanbestedingsregels… WEBVTT
en de interne regelgeving die is opgenomen in het normenkader van haar gemeente. WEBVTT
Bovendien heeft zij dankzij een goede contract- en inkoopadministratie inzicht… WEBVTT
in de lopende verplichtingen van de gemeente en de uitgaven van de afgelopen 4 jaar. WEBVTT
Dit is noodzakelijke informatie voor haar aanbesteding. WEBVTT
Na het aanbestedingsproces levert Pryia haar aanbestedingsdocumenten… WEBVTT
en een getekend contract aan bij Ali, contractmanager van de gemeente. WEBVTT
Ali archiveert alle documenten op een juiste wijze... WEBVTT
en legt de belangrijke informatie uit het contract vast... WEBVTT
in een centrale contractenadministratie. WEBVTT
Daarna informeert hij de leverancier van verkeerslichten over het contractnummer… WEBVTT
dat zij op facturen moeten vermelden. WEBVTT
Bij de gemeente kunnen er vanaf nu verkeerslichten besteld worden… WEBVTT
onder vermelding van dit contractnummer. WEBVTT
Kees is verantwoordelijk voor de financiële administratie en ontvangt een factuur… WEBVTT
met daarop het contractnummer van de leverancier. WEBVTT
Hij legt de factuur op leveranciers- en opdrachtniveau vast in het financiële systeem… WEBVTT
onder vermelding van het contractnummer. WEBVTT
Als de facturen de contractwaarde dreigen te overschrijden... WEBVTT
geeft hij Pryia en Ali direct een seintje. WEBVTT
Om te toetsen of de uitgaven van de gemeente rechtmatig zijn… WEBVTT
maakt Leonie, als interne controleur samen met inkopers regelmatig een spendanalyse. WEBVTT
Leonie gebruikt hiervoor de informatie die door haar collega’s is bijgehouden… WEBVTT
en legt het eenvoudig vast in het model van Beter Aanbesteden. WEBVTT
Daarmee kan zij een oordeel vormen of inkopen rechtmatig zijn… WEBVTT
en aangeven als iets niet klopt. WEBVTT
Voor de accountant John is het nu heel eenvoudig… WEBVTT
om de verplichte jaarlijkse accountantscontrole uit te voeren. WEBVTT
Hij toetst met een steekproef de spendanalyse, het oordeel… WEBVTT
en de onderbouwing van Leonie. WEBVTT
Daarvoor is het belangrijk dat de gegevens van de spendanalyse overeenkomen… WEBVTT
met de financiële administratie en de jaarrekening. WEBVTT
Nu staan alle lichten op groen: John geeft een verklaring af bij de jaarrekening. WEBVTT
Dankzij de goede afstemming van inkoop-, contract- en financiële administratie… WEBVTT
is de accountantscontrole goed verlopen.