1 00:00:05,250 --> 00:00:08,250 VOICE-OVER: Elke gemeente moet haar uitgaven kunnen verantwoorden. 2 00:00:08,500 --> 00:00:10,250 Mensen moeten erop kunnen vertrouwen… 3 00:00:10,500 --> 00:00:13,250 dat er zorgvuldig met hun belastinggeld wordt omgegaan. 4 00:00:13,750 --> 00:00:16,500 Om er voor te zorgen dat afspraken en uitgaven rechtmatig zijn… 5 00:00:16,750 --> 00:00:21,000 is een goede administratie en heldere communicatie essentieel. 6 00:00:21,500 --> 00:00:27,000 Eenmaal per jaar controleert een externe accountant of alle uitgaven rechtmatig zijn. 7 00:00:27,250 --> 00:00:30,000 Is alles volgens de regels gegaan en goed gedocumenteerd? 8 00:00:30,250 --> 00:00:32,750 Dan verloopt de accountantscontrole soepel. 9 00:00:33,500 --> 00:00:36,250 Neem de gemeente Arnhem die verkeerslichten nodig heeft. 10 00:00:36,750 --> 00:00:38,250 Pryia is inkoper. 11 00:00:38,750 --> 00:00:40,250 Zij kent de aanbestedingsregels… 12 00:00:40,500 --> 00:00:45,000 en de interne regelgeving die is opgenomen in het normenkader van haar gemeente. 13 00:00:45,250 --> 00:00:49,750 Bovendien heeft zij dankzij een goede contract- en inkoopadministratie inzicht… 14 00:00:50,000 --> 00:00:54,500 in de lopende verplichtingen van de gemeente en de uitgaven van de afgelopen 4 jaar. 15 00:00:55,250 --> 00:00:58,000 Dit is noodzakelijke informatie voor haar aanbesteding. 16 00:00:59,000 --> 00:01:02,750 Na het aanbestedingsproces levert Pryia haar aanbestedingsdocumenten… 17 00:01:03,000 --> 00:01:07,250 en een getekend contract aan bij Ali, contractmanager van de gemeente. 18 00:01:07,750 --> 00:01:10,250 Ali archiveert alle documenten op een juiste wijze... 19 00:01:10,500 --> 00:01:13,000 en legt de belangrijke informatie uit het contract vast... 20 00:01:13,250 --> 00:01:15,250 in een centrale contractenadministratie. 21 00:01:18,000 --> 00:01:22,000 Daarna informeert hij de leverancier van verkeerslichten over het contractnummer… 22 00:01:22,250 --> 00:01:24,000 dat zij op facturen moeten vermelden. 23 00:01:25,000 --> 00:01:27,750 Bij de gemeente kunnen er vanaf nu verkeerslichten besteld worden… 24 00:01:28,000 --> 00:01:30,250 onder vermelding van dit contractnummer. 25 00:01:31,250 --> 00:01:34,500 Kees is verantwoordelijk voor de financiële administratie en ontvangt een factuur… 26 00:01:34,750 --> 00:01:37,000 met daarop het contractnummer van de leverancier. 27 00:01:37,250 --> 00:01:41,250 Hij legt de factuur op leveranciers- en opdrachtniveau vast in het financiële systeem… 28 00:01:41,500 --> 00:01:43,500 onder vermelding van het contractnummer. 29 00:01:44,000 --> 00:01:46,750 Als de facturen de contractwaarde dreigen te overschrijden... 30 00:01:47,000 --> 00:01:49,500 geeft hij Pryia en Ali direct een seintje. 31 00:01:50,250 --> 00:01:53,250 Om te toetsen of de uitgaven van de gemeente rechtmatig zijn… 32 00:01:53,500 --> 00:01:58,750 maakt Leonie, als interne controleur samen met inkopers regelmatig een spendanalyse. 33 00:01:59,750 --> 00:02:03,000 Leonie gebruikt hiervoor de informatie die door haar collega’s is bijgehouden… 34 00:02:03,250 --> 00:02:07,000 en legt het eenvoudig vast in het model van Beter Aanbesteden. 35 00:02:07,750 --> 00:02:11,000 Daarmee kan zij een oordeel vormen of inkopen rechtmatig zijn… 36 00:02:11,250 --> 00:02:13,250 en aangeven als iets niet klopt. 37 00:02:13,750 --> 00:02:16,000 Voor de accountant John is het nu heel eenvoudig… 38 00:02:16,250 --> 00:02:19,000 om de verplichte jaarlijkse accountantscontrole uit te voeren. 39 00:02:19,750 --> 00:02:23,000 Hij toetst met een steekproef de spendanalyse, het oordeel… 40 00:02:23,250 --> 00:02:24,250 en de onderbouwing van Leonie. 41 00:02:25,500 --> 00:02:29,250 Daarvoor is het belangrijk dat de gegevens van de spendanalyse overeenkomen… 42 00:02:29,500 --> 00:02:32,500 met de financiële administratie en de jaarrekening. 43 00:02:33,000 --> 00:02:37,250 Nu staan alle lichten op groen: John geeft een verklaring af bij de jaarrekening. 44 00:02:38,000 --> 00:02:42,750 Dankzij de goede afstemming van inkoop-, contract- en financiële administratie… 45 00:02:43,000 --> 00:02:45,750 is de accountantscontrole goed verlopen.