Hallo, hartelijk welkom bij dit webinar van PIANOo.
Stel, je bent inkoper en je moet 100 circulaire kantoorstoelen inkopen.
Welke van deze drie kies je dan?
Over dat en andere soorten keuzes die alles te maken hebben...
met circulaire aanbesteding van kantoorinrichting gaat dit webinar.
PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid...
organiseert dit webinar om je voor te bereiden op het leernetwerk...
over circulaire kantoorinrichting dat op vier april start.
Vorig jaar was er ook een leernetwerk en de learnings van dat netwerk...
die komen terug in dit webinar. Dus zo kan je zij-instromen.
Of als je vorig jaar meegedaan hebt dan kan je je kennis weer even opfrissen.
Zowel die leernetwerken als de webinars worden gefinancierd...
uit klimaatgeld van de overheid. En dat alles om de circulaire CO2-neutrale...
economie echt een boost te geven.
En ik denk dat als jij kijkt dat je dat ook interessant of belangrijk vindt.
Nou, in dit webinar bereiden we je dus een beetje voor.
En een leernetwerk is niet alleen om te leren maar ook om support te vinden...
bij andere mensen die met hetzelfde bezig zijn.
Want laten we eerlijk zijn: we zijn allemaal nog in het beginstadium.
Het ene product wat verder dan het andere maar in het beginstadium...
van die ontwikkeling van een circulaire economie.
Dus ja, we moeten van elkaar leren. Jullie net zoals wij.
Maar goed, de kennis die we hebben die dragen we aan jou over.
Dit webinar is live. Het is interactief.
We zullen af en toe vragen aan jou stellen, zoals bijvoorbeeld deze.
En ik laat even die drie stoelen weer terugkomen.
Maar dan met wat informatie erbij. En de vraag aan jou is...
en dat is dan gelijk ook een soort enquêtevraag om mee te beginnen:
Welke van deze drie stoelen is het meest circulair?
A-B-C en dan hebben we nog een optie D, geen idee.
Die mag je ook nog invullen.
Oké. Ik zit hier met twee experts in de studio.
Zij zijn al heel lang met dit onderwerp bezig.
En natuurlijk ook actief betrokken bij het leernetwerk.
Godard Croon van Copper8 adviesbureau...
en Rosa Peek van PIANOo zelf. Die zal ik even aan jullie voorstellen.
En mijn naam is Judith de Bruijn en ik ben de webinarhost vandaag.
Godard, jij hebt ook dit boek geschreven.
Circulair Inkopen, samen met collega's. Je bent een soort circulair inkoopexpert.
Waarom is dat zo'n interessant vakgebied voor jou?
Ik zie in die circulaire economie echt een handelingsperspectief.
Voor zowel de overheid maar ook voor ondernemers.
Die kunnen hier geld mee verdienen terwijl ze ook...
met een maatschappelijk probleem bezig zijn. Om dat op te lossen.
En als we overheidsinkopers en andere inkopers kunnen stimuleren...
om circulair te gaan inkopen dat we een enorme markt...
in beweging kunnen zetten. En ik zie dat dat in Nederland al...
veel meer gebeurt dan in andere landen.
Daar zijn we in Nederland koploper in en dat is heel mooi om te ervaren.
Gaaf. En dit boek, Circulair Inkopen in 8 Stappen...
is dat ook een aanrader voor onze kijkers als je ermee aan de slag gaat?
Absoluut. Het is het eerste handboek over circulair inkopen.
Maar daarnaast is er ook op PIANOo een hoop informatie te vinden...
die ook gaat helpen bij het circulair inkopen van specifiek kantoormeubilair.
Daar weet Rosa weer veel van. Wat doe jij normaal gesproken bij PIANOo?
Ik hou me bij PIANOo bezig met circulair inkopen.
En dan met name de kennis-ontwikkeling daarvan.
Voor met name publieke instellingen, voor de overheid.
En daarnaast hou ik me bezig met communicatie.
Ben ik ook communicatieadviseur.
Ik vind het wel een grappige combinatie eigenlijk.
Ja, op zich wel. Maar je ziet dat bij duurzaamheid...
juist die communicatiekant echt heel groot is.
En ook echt noodzakelijk. Je moet mensen meenemen met het waarom.
En die stakeholders betrekken.
Goed, daarmee lichten we meteen een tipje van de sluier op...
van wat daarbij komt kijken bij dat circulair inkopen.
Ik ben eigenlijk wel benieuwd naar de goeie uitslag...
van de stoelentest. Eens even kijken of ik die in beeld kan krijgen.
Kan ik... Ik wou graag de uitslag van de stoelentest in beeld.
Maar dat zie ik nu niet op mijn schermpje.
Dus die kan ik jullie helaas niet geven.
Misschien komt ie later en dan zal ik 'm zeker nog een poging geven.
Je kunt wel rechtstreeks vragen aan ons stellen via de chatfunctie...
die je ook in beeld ziet. Die komen dan hier in de studio terecht.
En die zal ik dan aan Rosa en Godard stellen.
Het webinar is ook terug te kijken op de website van PIANOo...
staat het. Je krijgt die URL's aan het eind van het programma.
Daar staat de link. Daar kan je 'm terugkijken, verspreiden...
aan je collega's en mee doen wat je wil.
De agenda van dit webinar: we hebben drie blokken.
Het eerste, en Rosa noemde al het punt van communicatie.
Wat moet er allemaal gebeuren om je organisatie voor te bereiden...
op die circulaire inkoopprocedure.
Ten tweede: hoe kom je tot de juiste vraag om ook goede aanbiedingen...
jouw kant op te krijgen. En ten derde: hoe meet en beoordeel je...
die aanbiedingen dan uiteindelijk. Een heldere opbouw, lijkt me.
En we gaan snel beginnen met het eerste blok.
Een vraag aan jou, hoe bereid je je organisatie voor, Rosa.
Veel overheden... en we lopen schijnbaar ook voorop zei Godard...
in Nederland met die circulaire kantoorinrichting.
Waarom is dat een goeie stap om mee te beginnen?
We zien dat circulaire kantoorinrichting een relatief overzichtelijke...
productgroep. Het is vrij kansrijk. Er is ontzettend veel ervaring mee...
opgedaan. Alle marktpartijen zijn er al jaren mee bezig.
En juist van die ervaringen van zowel de markt als van de vraagkant...
kunnen we heel veel leren. Het is een tastbaar product.
Wat het ook in organisaties een hele mooie manier maakt...
om te vertellen over je circulaire ambities.
Het ziet er ook mooi uit. We hebben hier niet zo veel plaatjes.
Maar in de voorbereiding heb ik wat gekeken en het zijn echt...
Ja, er zijn heel veel mooie, leuke, coole, hippe... -Absoluut.
goed gemaakte varianten in de aanbieding.
In dit blok hoor jij wat circulair inkopen vraagt van jou en van je organisatie.
Hoe bepaal je de functionele behoefte? Hoe krijg je intern draagvlak?
En daarvoor gaan we luisteren naar de stappen die jij, Godard Croon...
aan ons gaat uitleggen. -Ja.
Om te beginnen echt inzoomend op de organisatie zelf...
waar staat je organisatie op duurzaamheidsbeleid?
Is er al beleid rondom circulair inkopen? Dan helpt het heel erg om...
de speerpunten van je eigen project al te kunnen benoemen.
Is dat er nog niet dan is het belangrijk om in je algemene beleid...
of in je duurzaamheidsbeleid op zoek te gaan naar haakjes...
waaraan je je circulair kunt ophangen.
Vervolgens is het van belang om de context van jouw organisatie...
beter in kaart te brengen. Wat is de mogelijke nuance...
die er wordt aangehangen? Welke signalen komen er terug van gebruikers?
Is er groei? Is er sprake van krimp? Waar gaat het de komende jaren heen?
Dat helpt je ook al in het scherper krijgen van je eigenlijke behoefte.
En tenslotte is ook de scope van je opdracht van belang.
Daar gaan we straks wat dieper op in.
Maar eigenlijk het bepalen van je behoefte mondt uit...
in de scope van je opdracht.
Ja? -Ik wil graag een vraag tussendoor stellen.
Ik heb de uitslag van de stoelen. Dat lag aan mij.
Laat ik het maar eerlijk zeggen. Welke stoel is het meest circulair?
Het is wel grappig want optie 1, misschien kun je 'm even terugklikken?
We weten wel waar we gebleven waren. Ja. Optie 1 zegt zes procent.
Het C2C-label. Dat is het laagste percentage.
Dan negen procent weet het niet. 40% kiest voor optie 2.
Nieuwe stoel, hergebruikt materiaal. En 46%, bijna de helft...
kiest voor optie C. -Oké. Interessant.
Maar wat is het goede antwoord? -Ja, als je al een duidelijke...
definitie van circulaire economie of van circulair kantoormeubilair hebt...
bepaald dan kan A, B of C het goeie antwoord zijn.
Maar als je die nog niet hebt bepaald dan is het slimmer om te kiezen...
voor D, weet het niet. Dan sta je nog aan het begin...
van jouw uitzoekwerk. Wat is circulair voor ons?
En pas als je die vraag beantwoord hebt kun je ook gaan inzoomen...
op zo'n stoel. Dus bijvoorbeeld een organisatie die focus heeft...
op nieuw meubilair omdat ze gaan groeien bijvoorbeeld...
en de behoefte hebben om gezonde materialen in huis te halen.
Die zou met een oplossing zoals stoel A het beste uit zijn.
Maar een organisatie die krimp voorziet wat bijvoorbeeld Rijksoverheid...
nu ziet aankomen daar zal gekrompen worden.
Maar er is nog heel veel goed materieel binnen de muren.
Dus die zullen meer belang hebben bij een stoel die opgeknapt wordt.
Die nog langer meegaat. Je hoeft geen nieuwe stoelen te kopen.
Maar dan is het antwoord welke stoel het meeste duurzaam is.
Of is dat dan ook het meest circulair? -Dat kan met mekaar samenhangen.
Maar het hangt deels van je definitie af. Duurzaamheid is vaak...
een veel breder begrip dan circulair.
Circulair heeft echt de focus op de grondstoffen.
En het voorkomen van afval. En duurzaam is vaak ook op sociaal vlak.
En ook financieel. -En ook energiegebruik van de CO2-component.
Maar goed, dit sluit wel leuk aan op jouw vraag.
Op de punten waar we nu waren. -Ja, absoluut.
Helemaal goed. Vervolgens kun je als inkoper...
dus verschillende dingen doen. Allereerst zie je op de sheet...
een optie staan dat je heroverweegt wat je eigenlijk nodig hebt.
Daar hadden we het net al over. Heb je wel voor 100 nieuwe medewerkers...
ook 100 nieuwe werkplekken nodig? Of kun je volstaan met...
bijvoorbeeld het upgraden van de meubels die je al hebt staan...
in opslag bijvoorbeeld. Dan hebben marktpartijen allerlei mogelijkheden...
om aan de slag te gaan met bestaand meubilair.
Ze kunnen meubilair gaan onderhouden of herdistribueren.
Ze kunnen het helemaal opknappen en weer opnieuw bij andere klanten...
aan andere klanten slijten. Of aan jou zelf weer terugleveren.
En tenslotte is ook recycling een mogelijkheid.
Hoe groter de loop die wordt gelopen hoe meer energie en tijd en geld...
ermee gemoeid is. En hoe laagwaardiger de oplossing is.
Dus je zult de loops zo klein mogelijk willen houden.
Een volgende stap die van belang is die we willen benoemen...
is het betrekken van die interne stakeholders.
Op de sheet zien jullie een hoop stakeholders genoemd die mogelijk...
van belang zijn om te betrekken bij het vormen van je definitie. En je ambitie.
Uiteraard zal een College van Bestuur hierin meegenomen willen worden.
Maar ook facilitaire zaken. Mensen die er dagelijks mee bezig zijn...
en die dagelijks tegen problemen aanlopen wil je graag betrekken...
bij je definitie en bij je ambitie.
Ook een belangrijke afdeling kan financiën zijn.
Wat we vaak zien in projecten is dat de aanschafwaarde en onderhoudskosten...
nog gescheiden budgetten zijn.
Als je dat zo houdt dan stimuleer je eigenlijk niet een circulaire oplossing.
In de zin van dat de totale kosten over de levensduur ook goed zijn.
Ja, want zeker als je kiest voor die optie van hergebruik.
En renoveren. Dan zijn je onderhoudskosten dus hoger...
en je aanschaf is heel laag. Dat moet je in je totale kostenplaatje meenemen.
Precies. Stel je voor dat je een heel laag onderhoudsbudget hebt...
maar een heel hoog aanschafbudget. En je ziet dat jouw behoefte zit...
in het opknappen van je bestaande voorraad...
dan moet je bij een potje te rade gaan wat veel te klein is.
Dan zul je van het ene naar het andere potje moeten kunnen overhevelen.
Dat klinkt simpel maar dat is bij grote organisaties soms een flinke uitdaging.
Zeker.
Dan vervolgens zouden wij adviseren om met de interne stakeholders...
die we net gezien hebben een ambitiesessie te houden.
Waarbij je eigenlijk je eigen definitie scherper krijgt...
van circulaire kantoorinrichting. En waarbij je bijvoorbeeld...
zoals Provincie Zuid-Holland dat hier gedaan heeft...
ook een prioritering aanbrengt waarin ze zich allereerst gaan richten...
op levensduurverlenging. Omdat dat in hun context het beste past.
En de beste oplossing zou bieden.
Dit is iets wat we alle organisaties aanbevelen om te doen.
Omdat dan ook echt alle interne stakeholders meegenomen zijn.
En je een jaar later of vijf jaar later nog steeds begrip hebt...
voor de keuzes die je gemaakt hebt in je inkooptraject.
Toch een beetje dat tweedehands, Rosa. Ik kan me voorstellen...
dat dat ook een beetje een negatieve smaak heeft.
Dan zit ik op zo'n... wie heeft er op gezeten?
Ik zit op oude meuk. Ja... -Over het algemeen...
merken de gebruikers er eigenlijk heel weinig van.
Wat vooral voor hun heel belangrijk is is het zitcomfort en het design.
Maar dat kan hartstikke mooi zijn juist bij circulaire meubels.
En wat ik eerder zei: Het is echt een mooie communicatiekant.
Om juist misschien aan de hand van die stoel met een verhaal...
jouw verhaal waarom jij als organisatie hiermee aan de slag wilt te vertellen.
Ja. Ik moet ineens denken aan Maxima met haar Post NL-zakken-pakje.
En hoeveel daarover gepraat is. Dat er kleding was gemaakt...
van een postzak. En dat brengt zo'n onderwerp op een leuke manier voort.
Dat is het leuke van deze tijd. Het is maatschappelijk geaccepteerd inmiddels.
Om met eerder gebruikte materialen of producten aan de slag te gaan.
En was dat ook zo bij de provincie Zuid-Holland?
Want die hebben gekozen voor die optie. Misschien ook vanuit dat idee...
van een krimpend personeelsbestand in de toekomst?
Ze hadden onlangs veel nieuw meubilair besteld.
Ze hadden geen behoefte aan weer nieuw meubilair.
Vooral aan een onderhoudspartij die dat meubilair goed zou onderhouden.
Maar ook aan een leverancier die bij de renovatie van een van hun panden...
heel veel kon doen met het bestaande meubilair wat daar al langer stond.
Dus echt het opknappen van ook oudere meubels.
Daar konden zij een bijdrage aan leveren. -Ja, heel goed.
En dan uiteindelijk kun je je ambitie gaan vertalen...
naar een wat meer specifieke vraag. Dus de focus op iets nieuws...
voorzien van een C2C-label bijvoorbeeld.
Of zoals de Provincie Zuid-Holland voor optie C kiezen.
Omdat in jouw context hergebruik of levensduurverlenging het belangrijkst is.
Het zoeken van het goede antwoord op deze vraag is een van de dingen...
die je kan doen in het leernetwerk. Want dan kom je erachter...
hoe jouw organisatie, ambities en behoeften passen bij...
allerlei keuzes die je kan gaan maken op circulair gebied.
Alleen Rosa, we hebben het nu de hele tijd over stoelen.
Er staat meer in een kantoor. Wat is er allemaal al beschikbaar...
in een circulaire variant? -Eigenlijk alles wat met een werkplek...
te maken heeft. Van tafels, bureaus, de stoelen maar ook de verlichting.
En je ziet ook nu juist die organisaties die hun circulaire ambities...
heel erg zichtbaar willen maken die gaan bijvoorbeeld van kasten...
opeens een bankje maken. Als je binnenkomt in zo'n gebouw...
en je ziet daar zo'n mooi bankje staan dan weet je wel: Ah, tof.
Deze organisatie is met circulaire economie bezig.
Ja, en de normen zijn ook een beetje veranderd in de loop van de jaren...
denk ik. Waar je het vroeger heel mooi vond als alles heel strak...
en heel nieuw en heel zakelijk was. En nu zijn de hippere kantoren ineens...
met tweedehands meubelen. Allemaal verschillende stoelen.
Dat zijn twee uitersten natuurlijk. Maar het geeft wel een beetje aan...
dat de houding ten opzichte van gerecycled of tweedehands...
wel veranderd is. -Absoluut. Ja.
Er is ook een vraag binnen. Als je later binnen bent gekomen...
dan heb je het misschien gemist. Je kan gewoon vragen stellen.
Door via het chatvenster je vraag in te typen.
En dan zorg ik dat ie bij Rosa en Godard terechtkomt.
Een vraag van Tim: Is circulair niet hetzelfde als recyclebaar?
Nee. Absoluut niet. Ik denk wel dat het uiteindelijk...
belangrijk is dat alles wat circulair wordt aangeboden recyclebaar is.
In de toekomst. Alleen er zijn heel veel hoogwaardige manieren...
om die recyclingoptie nog een tijdje uit te stellen.
Dus het hergebruik van meubels. Vervolgens het opknappen...
of het uit elkaar halen en nog werkende componenten gebruiken.
En dan pas als laatste optie de recyclingvariant kiezen.
Goed dan. Dank je wel voor die vraag. Ik heb nog een vraag.
Want je had de belangrijkste inhoudelijke punten van dit blok...
nu gehad he? -Ja, zeker. -Mooi.
Dan kan ik je wat vragen stellen. Is circulair uitvragen middels...
openbare aanbesteding dispropor- tioneel richting relevante markt?
Deze vraag, hoort die in dit blok thuis?
De vraag is wat er disproportioneel überhaupt zou zijn...
aan het stellen van een nieuwe vraag.
Als je daar heel veel tijd voor nodig hebt om die vraag vast te stellen...
bijvoorbeeld in een procedure zoals een concurrentiegerichte dialoog...
die marktpartijen veel tijd gaat kosten. Dan kan het disproportioneel zijn.
Dus laat dat afhangen van de grootte van je opdracht.
Als je een kleine gemeente bent en je hebt behoefte aan 100 nieuwe stoelen...
dan zou het disproportioneel zijn om er 'n hele concurrentiegerichte dialoog...
aan te hangen. Maar voor grotere aanbestedingen kan dat zeker.
Dus het puur vragen van een circulaire oplossing is geen disproportioneel iets.
Nee, en bovendien de markt went... Het kan ook disproportioneel zijn...
maar... ook een investering voor beide partijen om iets te leren...
over deze nieuwe manier van... -Ja, absoluut.
Intern zal het wat meer tijd vergen omdat je allerlei dingen...
wat scherper moet krijgen dan normaal. Normaal gesproken wordt er simpel...
met een programma van eisen gewerkt. En wordt daar verder niet...
En wordt er hetzelfde gebruikt als vier jaar geleden dan kost dat een inkoper...
weinig tijd. Maar dan krijg je ook geen innovaties uit de markt.
Dus als je een nieuwe vraag wil gaan stellen dan kost dat extra tijd.
Allereerst intern maar ook extern. -Het kan zeker disproportioneel voelen.
Ja, maak er tijd voor vrij. -Nog een vraagje aan jou Rosa.
Ik wil graag circulair inkopen maar mijn opdrachtgever is niet geïnteresseerd.
O jee. Ja, dat is wel echt een vrij essentieel punt.
En die vraag horen we vaker. En ik heb er helaas ook geen kant-en-klaar...
antwoord op moet ik eerlijk zeggen. Maar dit is nou echt iets...
wat je ook in het leernetwerk samen gaat verkennen.
Er zijn best wel veel mensen die met deze vraag bij PIANOo komen.
In het leernetwerk ga je daarmee aan de slag.
Juist ook jouw eigen stakeholders verkennen.
Waar zitten die belangen? Hoe krijg je die mee?
En zo hopen we toch jou met onze ervaring een stukje verder te helpen.
Als ik daar nog wat op mag aanvullen heel kort.
Wat we net al bespraken, de ambitiesessie die je kan organiseren...
met allerlei interne stakeholders kan er heel erg toe bijdragen.
Dus je kan door ook de interne opdrachtgever naar toe halen.
Maar ook wethouders bijvoorbeeld. Facilitaire zaken.
Financiën. Juridische zaken. Allerlei stakeholders die elkaar daar...
kunnen verrijken en aanscherpen in de ambitie.
En dan kun je ervoor zorgen dat ook een interne opdrachtgever...
erin gaat geloven. -En ze zijn ook van harte welkom...
bij het leernetwerk. -Neem ze gewoon mee. -Zeker.
En je bent ook met iets nieuws bezig. Je bent met een interne missie bezig.
Je kan verwachten dat daar ook intern vragen over komen.
Sommige mensen vinden het geweldig. Anderen vinden het belachelijk.
En alles daartussen in. -Precies.
Goed, leuk, bedankt voor jullie vragen. Keep them coming.
En wij gaan door naar het volgende blok. We hebben gekeken hoe je...
je eigen organisatie voorbereidt. En nu, hoe kom je nou tot de juiste vraag.
Allereerst, kijk hoe je de vraag zo functioneel mogelijk kan krijgen.
Je ziet bij de lamp bijvoorbeeld hier op de sheet...
eigenlijk drie varianten. Je kunt allereerst technisch specificeren.
Waarbij je een lamp uitvraagt met allerlei technische aspecten.
Die je al van tevoren in kaart hebt gebracht.
Alsof jij de kennis in pacht hebt als inkoper en die marktpartij...
of die leverancier van lampen daar niets meer aan kan toevoegen.
Dat is zonde op het gebied van innovatie. Dus wij zouden pleiten...
voor een wat meer functionele vraag. Je ziet daarnaast twee...
wat meer functioneel gespecificeerde vragen.
Allereerst de vraag om verlichting. Dat is al een stuk functioneler.
Maar daar kun je nog steeds een aantal productkenmerken in kwijt.
En tenslotte het meest functionele is het uitvragen van lichturen.
Dat gebeurt nu weleens. Dat is wel lastiger voor marktpartijen.
En ook moeilijker te toetsen. Dus dat zijn nog ontwikkelingen...
die wel gaande zijn maar in bijvoorbeeld kantoorstoelen is dat nog een lastig...
te monitoren vraag. Want hoe ga je nou zituren afnemen?
Dat is een stuk lastiger dan het afnemen van lichturen.
Dus daar zitten nog wel wat ontwikkelingen in.
Maar allereerst stel een zo functioneel mogelijke vraag.
Om nou te weten of die vraag ook gaat landen bij de marktpartijen...
is het handig om die vraagstelling te gaan toetsen.
Dat kun je doen in een marktontmoeting of in een marktconsultatie voorafgaand...
aan de aanbesteding. En als je een wat intensievere dialoog voert...
kun je je vraag ook nog gedurende die dialoogfase...
bijvoorbeeld in de concurrentiegerichte dialoogprocedure nog stellen.
Om iets meer je vraag aan te scherpen.
En realiseerbaar te maken.
Dan is dat nog wel even een kleine organisatie.
Een marktconsultatie of een marktdialoog.
Maar wat doet PIANOo daarin als een soort overkoepelend instituut?
PIANOo organiseert echt regelmatig marktontmoetingen.
Dat zijn marktontmoetingen waar zowel de vraag als vaak de overheid...
de publieke kant als de aanbodkant, leveranciers, producenten komen.
En we zien dat eigenlijk iedereen datzelfde doel heeft.
Namelijk naar die circulaire kantoorinrichting toe.
Maar de weg er naartoe is nog wel even zoeken.
En juist op dat soort momenten kun je even onder het mom van...
Nou ja, even rustig bijpraten in een fijne omgeving.
Elkaar gewoon even wat toetsen. En wat leuk is is dat we in november...
weer een nieuwe marktontmoeting organiseren.
Dat is onderdeel van de leernetwerken. En kom vooral alsjeblieft.
En komen daar dan de grote partijen? Of een heel gemengd...
Nee... Ja moet ik zeggen. -Ja en nee.
Ja en nee. De grote partijen zullen daar zeker aanwezig zijn.
Maar afgelopen december hebben we er ook eentje georganiseerd.
En daar zagen we juist ook dat er heel veel startups aanwezig waren.
Dat levert soms ook wel hele interessante combinaties op.
Van bijvoorbeeld een grote jongen die dan met een kleine startup...
samenwerkt. Dus waar bijvoorbeeld lokaal afvalhout gebruikt kan worden...
voor mooie tafels. -Interessant.
Levendig. Dan zit er ook meer dynamiek in die markt he?
En ontwikkeling. Goed, de volgende stap.
Vervolgens zal je gaan bepalen wat de scope van jouw vraag is.
Heb je behoefte aan nieuw meubilair bijvoorbeeld omdat je gaat groeien?
Of omdat het oude meubilair echt afgeschreven is.
Dan kun je alsnog de keuze maken of je iets gloednieuws wilt...
of wil je iets ervaren. Zo kun je tweedehands meubilair ook noemen.
Dat is ook wel een belangrijke interne framing.
Tweedehands klinkt wat minder sympathiek.
Levensduurverlenging van je bestaande voorraad kan een duidelijke focus zijn.
Dat zagen we al even bij de Provincie Zuid-Holland.
Maar ook bij de Rijksoverheid was dat een belangrijke insteek.
Waardoor je onderhoud zal gaan uitvragen. Echt een dienstverlening...
nodig hebt. En je kunt ook een tijdelijke behoefte hebben aan meubilair.
Dat je voor een korte periode extra medewerkers in huis haalt.
Tenslotte is natuurlijk ook een combinatie gangbaar.
En haalbaar in de raamovereenkomst.
Wat wij verder nog graag willen benadrukken is dat circulair...
meer is dan alleen de focus op het product.
We spreken nu de hele tijd over de eigenschappen van een product.
Maar eigenlijk wil je veel meer afspreken over het product.
Hoe dat namelijk circulair geborgd is. Als de toekomst van het product...
namelijk niet circulair is dan kan het product heel goed opgebouwd zijn...
maar uiteindelijk in de verbrandingsoven terechtkomen.
Daarom is het heel belangrijk om procesmatige afspraken te maken...
maar ook financiële prikkels in het contract in te bouwen.
En die procesmatige afspraken zien vooral op samenwerking...
tussen opdrachtnemer en opdrachtgever.
Maar ook mogelijk tussen opdrachtnemers.
Hoe gaat hij met zijn keten om. En die financiële prikkel...
zou 'm kunnen zitten in een ander verdienmodel.
Een circulair verdienmodel waar retourwaarde aan een stoel hangt.
Dan wordt er een garantie gegeven dat de stoel kan worden teruggekocht...
na bijvoorbeeld tien jaar. Of dat er een lease- of huurconstructie...
aan die stoel vast hangt. -Maar ook bij een leaseconstructie...
wil dat nog niet zeggen dat degene die de stoel aan jou least...
daar daarna zo netjes mee omgaat. Toch? -Als ie 'm terugkrijgt?
Nee, dat wil je dus in die procesmatige afspraken geborgd zien.
Alleen het is wel voor de hand liggend dat als hij jou een stoel least...
en daarbij nog een restwaarde verrekent dat hij ook geneigd is...
om iets zinvols met die stoel te doen zodra hij hem terugkrijgt.
Als hij niet al het geld heeft verdiend wat hij eraan had kunnen verdienen...
bij verkoop dan zal hij hem nog een keer opnieuw in de markt willen zetten.
Dus dat is een prikkel voor hem om er een nieuw leven aan te geven.
Kan er nog een vraag komen?
Ja? Oké, een vraag van Melissa. Hoe circulair is het om van afval...
plastic, disposable papier et cetera meubilair te maken?
Hele goeie vraag. De ene zal zeggen, heel erg circulair.
Want je bent namelijk afval aan het voorkomen.
Maar de meer hardliners die kunnen zeggen dat het onverantwoord is.
Want het is heel goed mogelijk dat er in dat afval...
toxische stoffen zijn die je niet in je meubels wilt hebben.
Zo ken ik het verhaal van iemand die erachter is gekomen...
iemand gerelateerd aan de C2C-organisatie...
dat er in bestaand meubilair toxische stoffen zitten.
En dat het wel gerecycled kunststof was maar daar waren toxische stoffen...
in terechtgekomen. Dus dat kan gebeuren met het werken...
met gerecyclede materialen. Daarom is het dus heel belangrijk...
om daar in je aanbesteding ook op te letten.
Zijn er wel producenten die op zo'n manier meubilair aanbieden?
Wat ook echt gemaakt is van afval uit Nederland?
Afval van eigen bodem. -Nou, afval uit eigen grachten.
We zagen de stoel gemaakt van Amsterdams grachtenplastic.
Dat is uit de grachten gevist en van dat plastic...
is vervolgens kunststof gemaakt voor de bekleding.
Daar heb je inderdaad mogelijke risico's met toxische stoffen.
Maar op het gebied van circulair van zo weinig mogelijk beslag doen...
op zowel grondstoffen als verwerkingsenergie.
Daar voldoet het dan wel goed aan. -Dat is vaak een afweging.
Wanneer kies je voor hergebruik of gerecyclede oplossingen.
Liefst alleen als het minder energie kost dan de traditionele...
gangbare variant. Dus dat is wel... -Bovendien, zo'n gerecyclede...
nieuwe stoel, hoe bruikbaar is die nog na einde levensduur?
Ja, het zal een combinatie zijn. Maar ook dat weer is een...
Daar komen we weer terug dat alles samenhangt met de definitie.
En de speerpunten in jouw definitie. -Ja.
Nog een vraag over het materialenpaspoort.
Welk materialenpaspoort, vraagt Fred, heeft de voorkeur...
voor circulaire inrichting? -Ja, er zijn...
Ik ben even de afkorting vergeten. Maar er zijn een soort...
labels die inzichtelijk maken voor 95% van de meubels...
wat er in het meubel zit aan materialen.
Maar vaak zitten de ellendige stoffen in die laatste 5%.
Dus het is heel interessant om uit te vragen aan leveranciers...
wat er in die laatste 5% zit. Die dus boven de wettelijke norm uitstijgt.
En als ze dat inzichtelijk kunnen maken weet je dus of daar ook...
toxische stoffen in zitten of niet.
Er zijn geen alles sluitende paspoorten voor.
Maar bijvoorbeeld CircularIQ waar we straks op terugkomen...
is wel een tool waarin je dat kan uitvragen.
We gaan daar nog eventjes op verder.
En dan denk ik dat we nu de vragen hebben gehad van dit blok.
Ik vond het wel leuk, ik zit hier naar dat boek te kijken.
Circulair inkopen in 8 stappen. En daaronder staat: Een betere wereld...
begint bij het stellen van een betere vraag.
En dat was waar we het nu over gehad hebben.
De goeie vraag komt tot de goeie producten die je echt wilt hebben.
En een beetje in gezamenlijkheid met die markt.
Goed, dan gaan we naar het derde en laatste blok.
Zo stel je de juiste vraag hebben we gehad.
Zo meet en beoordeel je de aanbiedingen.
Ik wil eerst beginnen met een pollvraag voor jullie.
Een enquêtevraag. Kijken hoe ik bij de volgende kom.
En die gaat over het percentage van de prijs in de...
Sorry, ik zit een beetje te stamelen. Wat is een gangbare weging van prijs...
bij het aankopen van circulaire kantoorinrichting.
Is dat 20%, 40% of 60%.
Daar gaan wij zo het antwoord op horen.
En ondertussen ben ik wel benieuwd... Dit gaat over de weging van de prijs.
Maar Godard, wat is een gangbare tijd van een contract?
Als het over dit soort dingen gaat? -Vroeger zag je dat veel contracten...
voor vier jaar werden afgesloten. Raamcontracten voor het leveren...
van vier jaar lang kantoormeubilair. Maar in de circulaire aanbesteding...
zien we steeds vaker dat die looptijd wordt opgerekt.
Naar acht, tien, soms wel langer dan dat. Soms wel vijftien jaar.
Waarmee je eigenlijk leveranciers een kans geeft om ook door te ontwikkelen.
Ze zijn nu al stappen aan 't zetten. Er gaan nog veel stappen gezet worden...
de komende jaren. Dus we zullen ook zeker aanraden om leveranciers...
een langere contracttermijn te gunnen. Zodat je ze eigenlijk meer kans geeft...
om te innoveren. Er moeten uiteraard allerlei escapemogelijkheden zijn...
als het tegenvalt. Maar dat is wel een goeie motivatie...
om het contract langer te laten duren dan die gangbare vier jaar.
Dat was ook echt een nadrukkelijke wens van die marktpartijen...
tijdens de ontmoeting in december. Wij willen echt met jullie samenwerken.
We willen een langetermijnsamenwerking aangaan.
Dus geef ons ook die mogelijkheid om te innoveren.
En geef ons een wat langer contract.
Dat wil iedereen natuurlijk wel, een langer contract.
Is dat niet... -Ja, dat is ook zo.
Maar tegelijkertijd moet die markt best wel investeren.
Aan de overheidskant moet je ook enorm investeren.
Het is pionieren dus er gaan soms dingen fout.
Je bent samen aan het leren. Daar heb je een looptijd voor nodig.
Ja, eens. -Heel goed.
Productieprocessen duren ook lang. Dat kan elk jaar weer verbeterd worden.
Je moet leren van ervaringen naar een volgende versie.
Die vraag over de prijs, dank jullie wel voor jullie antwoorden.
Vier procent van de kijkers denkt dat het goede antwoord 60% is.
39% denkt dat het goede antwoord 40% is.
En 57 procent denkt dat het 20% is. -Nou, heel goed.
Ja he? Goed gedaan.
Onze kijkers hebben zich goed voorbereid.
Ze hebben hun oren open gehouden.
Maar inderdaad, de meeste circulaire aanbestedingen kennen...
een weging van prijs tussen de tien en de dertig procent is.
Dat is in eerder onderzoek aangetoond. En wij zouden ook altijd adviseren...
om die prijs nooit meer dan een kwart aan weging mee te geven.
Omdat je anders alsnog met prijsduikers kan eindigen.
Goed. Helder. Laten we beginnen met het meten en beoordelen...
van de aanbiedingen. -Ja, zoals al gezegd...
staat circulariteit in de kinderschoenen.
Al is de kantoorinrichtingsbranche al wat verder...
dan veel andere branches en sectoren.
Maar we zien in ieder geval dat het belangrijk is...
om zowel kwalitatieve als kwantitatieve criteria uit te vragen.
Want alleen kwantitatief is vaak nog onvoldoende...
om echt een gevoel te krijgen bij hoe die circulariteit nou geborgd gaat worden...
in de toekomst.
Een aantal kwantitatieve meet- instrumenten die al gebruikt worden...
daarvan hebben we Cradle2Cradle al even genoemd.
Dat is een certificeringsprotocol en dat kent verschillende niveaus.
Dus je kan verschillende ambitieniveaus daarin meegeven aan de markt.
Als ondergrens. CircularIQ is een tool die je op maatwerk kunt samenstellen.
Waarin je een aantal elementen kunt uitvragen die voor jou als organisatie...
belangrijk zijn. En waar dus echt getallen in kunnen worden opgevoerd.
Bijvoorbeeld recycled content. Of toxische materialen.
Dat soort data kan erin worden opgenomen.
En tenslotte Inside/Inside is een Nederlandse tool...
die pas een paar maanden oud is. En die maakt inzichtelijk...
van een aantal kantoormeubel- leveranciers of producenten...
wat de milieu-impact is van de producten die ze aanbieden.
Dus daar kun je ze ook op gaan sorteren.
Misschien handig om te zeggen dat er nog een hele hoop meer zijn.
We hebben nu geen tijd om dat allemaal toe te lichten.
We hebben ook een handreiking circulaire kantoorinrichting opgesteld.
En daar worden de meetinstrumenten ook genoemd.
En ook de voor- en nadelen. Kijk daar vooral nog even naar.
En dan tenslotte dat kwalitatieve element.
Je zult ook een aantal dingen moeten beoordelen. Bijvoorbeeld plannen...
die een leverancier kan overleggen. Hoe gaat hij samenwerken met jou?
Maar ook wat zijn de processen die hij inmiddels al zelf heeft opgetuigd.
Richting zijn eigen fabriek. Waarmee hij kan aantonen...
dat hij bijvoorbeeld al aan refurbishing of remanufacturing doet.
Dat zijn interessante vragen om te stellen. En die toezeggingen...
zul je dan moeten gaan beoordelen.
Dan nog een aantal tips rondom gunningcriteria.
Beperk het aantal criteria. Rechts op de slide zien jullie...
een overzicht van de criteria die gehanteerd zijn...
door de Rijksoverheid anderhalf jaar geleden.
In hoofdlijnen waren dat er vier.
En daarin zie je dat ook prijs maar 20% heeft gewogen.
Maar dat ook andere ambities zoals social return stimuleren...
daar ook als een criterium mee is gegaan.
Dus het is niet dat daar 80% naar circulariteit is gegaan.
Maar wel een groot deel van de gunning.
Wij adviseren ook altijd om een plafondprijs te hanteren.
Die bouw je in zodat je geen aanbiedingen krijgt die boven je budget...
uitstijgen. Dat is natuurlijk ook belangrijk.
En dan weet de markt ook binnen welke bandbreedte ze kunnen aanbieden.
Tenslotte het uitwerken van beoordelingsaspecten is heel belangrijk.
Daarmee maak je voor de markt inzichtelijk wat je wil gaan beoordelen...
en hoe je wil gaan beoordelen. Maar ook voor de beoordelingscommissie zelf.
Het is een nieuw thema en er zullen vast mensen bij betrokken raken...
die nog minder geïnformeerd zijn. Dus werk die aspecten goed uit.
Dat maakt het voor iedereen een stuk makkelijker.
Dan het onderwerp eisen. Die komen we ook tegen rondom gunning.
Vaak wordt er gewerkt met een standaard eisenset.
Maar die kan zeker beperkend zijn. Dus heroverweeg die standaard eisenset.
Ook daarin kun je wellicht snijden. En het helpt heel erg...
om van technisch naar meer functioneel te gaan specificeren.
Dus minder technische eisen mee te geven.
Dat creëert die ruimte waar we het al eerder over gehad hebben.
Tenslotte is het belangrijk om ook eisen met marktpartijen te kunnen bespreken.
Die kunnen je daar ook heel goed feedback op geven.
En daar kun je je eisenset ook nog mee aanpassen.
Er is hier nog een vraag ondertussen. Ik weet niet of die nu goed aansluit.
We hadden het net over de contractduur, vier jaar of acht jaar.
En Paul die vraagt: De stellingen die gedaan worden...
over contractduur in relatie tot innovaties waarop zijn die gebaseerd?
Zijn dat standaard lengtes? Of hoeveel ruimtevrijheid...
en verplichting zit erin? -Ik weet niet precies welke stelling...
hij bedoelt. Maar standaard in de aanbestedingswet wordt gesproken...
over een raamcontract dat vier jaar mag duren.
Alleen als je het goed motiveert kun je die looptijd oprekken.
En circulariteit wordt als een goede motivering gezien.
In elk geval de investeringen en de samenwerking die je gaat opbouwen...
met een partij wordt als een goede motivering gezien om af te wijken...
van die standaard termijn.
En waar kan je wat meer informatie vinden over in welke gevallen...
je mag afwijken en hoe je dat moet aanpakken?
Dat is geen kant-en-klaar antwoord. Maar op onze website...
staan daar een hele hoop handvaten op. Dus kijk daar vooral.
En ik zal ook zorgen dat er een linkje in de leeslijst straks komt te staan.
Heel goed. En anders moet je gewoon Rosa Peek bellen bij PIANOo.nl
Jouw nummer gaat ook mee. -Dat nog net niet.
Goed, dank je wel voor je vraag Paul. We gaan verder.
Ja, tenslotte nog welke mogelijkheden je nu hebt in contracten.
Die doorontwikkeling is belangrijk, dat hadden we net al benoemd.
Dus een langer contract gaat marktpartijen helpen.
Maar het is dan wel belangrijk om kpi's op te nemen in die contracten.
Zodat je kan sturen op ontwikkelingen die wel of niet worden gehaald.
Het niet behalen van die kpi's kan ook een reden zijn voor het niet verlengen...
van een contract. Stel dat je voor tien jaar de intentie hebt...
om een contract aan te gaan kan je natuurlijk ook twee keer vier...
en een keer twee. Of twee keer drie en een keer vier...
periodes afspreken waarbij je steeds kunt verlengen...
als het goed gaat op kpi-vlak en als het tegenvalt en de kpi's...
niet worden gehaald dan kun je het contract beëindigen.
En tenslotte is het heel belangrijk om ruimte en tijd in te ruimen...
voor dat contractmanagement. Je zult vaker afstemming moeten hebben...
met bijvoorbeeld onderhoudspartijen. Of beter monitoren wat er wel...
en wat er niet mogelijk is bij de leverancier.
Om die kpi's ook te kunnen halen. Dus dat gaat wat meer tijd...
voor contractmanagement kosten. Dus professioneel contractmanagement...
is een absolute tip. -Ja, het is een beetje...
schipperen tussen... Schipperen klinkt wat negatief.
Maar aan de ene kant wil je gewoon heel goed samenwerken...
en mekaar goed begrijpen. En elkaars belang...
Maar aan de andere kant moet je het wel heel zakelijk afspreken.
met wanneer het gehaald is. Je gaat veel met elkaar om, denk ik.
Veel meer dan in de traditionele setting. -En toch moet je zakelijk daarin blijven.
Dus dat lijkt me best nog wel... Dat soort dingen? Hoe je daar...
instaat als inkoper, komt dat ook aan bod in de leernetwerken?
Dat is zeker een onderwerp wat in die leernetwerken aan bod komt.
Juist dat persoonlijk leiderschap en hoe ga je daarmee om?
Maar hoe ga je ook met die leveranciers om?
Dat gaat uitgebreid aan bod komen. Wat ook belangrijk is om te vertellen...
is dat er ontzettend veel ervaring is opgedaan met circulair inkopen...
in deze branche. Maar tegelijkertijd willen we ook geen knip-en-plakwerk...
van criteria. Dus breng, zoals Godard net zei, je eigen situatie in kaart.
Wat voor jou belangrijk is. En ga aan de hand daarvan kijken...
hoe je hiermee aan de slag gaat. Die wens is er enorm...
om te knippen en plakken maar het blijft gewoon maatwerk.
Ik heb hier ook een leuke vraag van Mariska.
Zou je in het aanbestedingsproces een proefopstelling opnemen...
als gunningscriterium. -Jij hebt daar al ervaring mee opgedaan.
Kun je dat toelichten? -Ook voor alle gebruikers en zo.
Ja, zeker om het draagvlak te vergroten kan het heel goed helpen.
Dus dat hebben we in eerdere aanbestedingen gedaan.
Waarbij die proefopstelling wordt neergezet. Dan wordt het tastbaar.
En dan kunnen leveranciers daar ook een verhaal bij vertellen.
En het is interessant om van gebruikers te horen...
waar de haken en ogen zitten. -En wordt dat dan gescoord?
Wat vonden mensen ervan? Is er een soort stemming van het personeel?
Of de gebruikers. -Dat kun je meenemen als een criterium.
Dat is wel heel leuk. -Zeker.
Goed, wil je nog een vraag stellen dan moet je snel zijn...
want we gaan naar het einde toe van dit webinar. We gaan naar de afsluiting.
En we beginnen die afsluiting met een korte samenvatting.
Ja, de samenvatting rondom de interne organisatie.
We hebben besproken dat het belangrijk is om je behoefte te bepalen.
Wat heb je nou echt nodig als inkoper en als organisatie?
Breng ook jouw interne stakeholders in kaart en betrek die.
En kom samen in een ambitiesessie tot een projectdefinitie...
en een gedeelde ambitie.
Vervolgens die vraagstelling. Hoe kom je bij die betere vraag uit?
Het helpt heel erg om die functionele vraag te stellen.
Zo stimuleer je die creativiteit.
Maar toets ook of die vraag bij de markt goed kan landen.
En of ze daar voor openstaan. En vervolgens is bepalend voor de scope...
De scope is bepalend wie er uiteindelijk kunnen en zullen gaan inschrijven.
Dus ga dat ook goed na in de markt.
De samenvatting rondom meten en beoordelen.
We lieten al even zien dat het combineren van kwalitatieve...
en kwantitatieve aspecten heel belangrijk is.
En beperk vooral het gewicht voor prijs. Omdat je anders met prijsduikers...
kan eindigen. Dat willen we allemaal niet.
En wat we al even noemden: contractmanagement is essentieel.
Dus na gunning begint het pas echt. -Heel goed.
De laatste minuten van dit webinar gaan we het hebben over de leernetwerken.
Iets meer in detail. Waar je ook nog alle informatie kan vinden.
Want ze starten 4 april al. En we hopen dat deze uitzending...
je een beetje gemotiveerd heeft om eraan mee te doen.
Zo niet, dan gaat Rosa nu vertellen wat er allemaal te beleven is.
Absoluut. We hadden het er net al over. Het is echt pionieren.
En wij helpen je daar graag bij. Wij organiseren namelijk een leernetwerk...
circulaire kantoorinrichting. Daar ga je aan de hand van je eigen inkoopcase...
aan de slag met experts, met vakgenoten maar ook krijg je...
hele mooie praktijkvoorbeelden aangereikt.
Om echt jouw eigen case te leren. We staan onder andere stil...
bij persoonlijk leiderschap. Maar ook interne organisatievraagstukken.
Hoe ga je om met financiën? Hoe ga je om met de juridische uitdagingen?
We krijgen de nieuwste inzichten rondom specificeren.
En tot slot gaan we ook aan de slag met het impact meten.
En natuurlijk de marktontmoeting waar ik eerder over vertelde.
We starten op 4 april en ik wil jullie heel graag uitnodigen om daar ook...
aan mee te doen.
Het is niet alleen voor de inkoper of inkoopster.
Wie mag er allemaal komen? -Eigenlijk iedereen...
die bij een publieke organisatie werkt en die bij dit inkoopproces betrokken is.
En het is vooral ook belangrijk dat jij niet alleen als inkoper daarvoor staat.
Maar kom vooral met z'n allen.
Ja, je leert dus gedeeltelijk echt over het circulair inkopen van kantoorinrichting.
Maar er zijn toch ook een hoop aspecten die je ook kan gebruiken...
als het gaat over je wagenpark of je IT of je energie.
Nou, het zit zo. We organiseren er in totaal tien.
In het middagprogramma ga je echt in je sector de diepte in.
In het ochtendprogramma staan juist de onderwerpen centraal...
van de uitdagingen waar we met z'n allen voor staan.
Dus daar leer je juist ook van andere sectoren hoe zij het aanpakken.
En ook hoe het proces anders is bij circulair of zero emissie inkopen.
Hoe je rol een beetje anders is. Het maakt je werk wel relevanter, denk ik.
Want je koopt niet alleen kantoorinrichting.
Je brengt de CO2 omlaag of je brengt materiaalgebruik omlaag.
Ja, dat zeker. -En leuker.
En leuker, www.pianoo.nl/klimaatenveloppe.
Daar vind je dus alle informatie. Ook wat wij hier besproken hebben.
Als het webinar terug wilt kijken dan vind je daar ook de link.
Of stuur het door aan andere mensen. Want ook zo'n webinar bekijken samen...
is al een aardige aanleiding om met elkaar het gesprek aan te gaan.
Ik zou nu jullie nog één ding willen vragen: Wil je alsjeblieft...
ons evaluatieformulier invullen. Want zoals ik al zei, wij zijn ook lerende.
Ook op het gebied van webinars. En goeie feedback om het proces...
te verbeteren is altijd welkom. Dankjewel Rosa en dankjewel Godard.
Ik wens jullie een ontzettend inspirerend leernetwerk.
En hopelijk een hele hoop gemotiveerde inkopers en collega's.
Graag gedaan. -Bedankt, en bedankt voor het kijken.