Welkom bij deze video onboarding van toeleveranciers bij e-factureren voor aanbestedingsplichtige organisaties.
Mijn naam is Pieter Keestra, senior communicatieadviseur bij het PIANOo programmabureau e-factureren,
onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Deze video is bedoeld voor iedereen die zich binnen aanbestedingsplichtige organisaties...
bezighoudt met elektronisch factureren.
We veronderstellen dat uw organisatie de technische voorzieningen voor e-factureren...
inmiddels heeft geïmplementeerd.
Mocht dat niet zo zijn en wilt u meer basisinformatie, kijk dan eerst naar onze introductievideo...
of de video ICT aspecten bij e-factureren, beide op de website van PIANOo.
Deze video duurt zo’n 8 a 10 minuten en beantwoordt de volgende vragen:
Wat is onboarding en waarom zou u dat doen?
Welke stappen kunt u nemen bij het onboarding?
Hoe krijgt u uw toeleverancier mee?
Maar allereerst nog heel even…
wat is een e-factuur?
Een elektronische factuur (een e-factuur) is een XML-bestand.
Een gestructureerd formaat dat volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden,
zonder handmatige tussenkomst. Het is dus géén PDF-bijlage bij een e-mail.
En nu naar onboarding. Wat betekent dat begrip?
Onboarding is het informeren en stimuleren van uw toeleveranciers om e-facturen aan u te versturen.
Door uw onboarding proces en activiteiten op orde te hebben:
Weten u en uw toeleverancier waar u beiden aan toe bent.
Voorkomt u problemen op technisch gebied,
zijn individuele afstemming en aanpassingen niet nodig,
Heeft u een schaalbare aanpak, waardoor u grote aantallen leveranciers kan toevoegen,
verhoogt u de kwaliteit van de gegevens en vermindert u fouten,
en vergroot u het volume van inkomende e-facturen, waardoor de voordelen van e-factureren...
pas écht binnen bereik komen.
Onboarding is niet alleen zinvol als u volledig inzet op e-factureren.
Ook als u niet tot verplichting wilt overgaan, biedt het voordelen voor u en uw toeleveranciers.
We gaan nu in op de belangrijkste stappen bij het informeren van uw toeleveranciers.
Zowel u als uw toeleveranciers zijn gebaat bij duidelijke afspraken.
Als ontvangende partij kunt u het voortouw nemen met afspraken over:
Formaat en inhoud van de e-factuur.
Het kanaal via welke u de e-factuur wilt ontvangen.
En de wijze waarop u de e-factuur verwerkt
Het is verstandig deze afspraken vast te leggen in verzendspecificaties...
die u aan uw toeleveranciers toestuurt of op uw website plaatst.
Bij het uitwisselen van e-facturen is het formaat en de inhoud van de e-factuur van belang.
Door gebruik te maken van standaarden weet elke partij hoe hij een e-factuur moet opmaken.
Er is voor de e-factuur een Europese Norm beschikbaar.
Die is voor Nederland verder uitgewerkt tot verzendspecificaties voor het opstellen van een e-factuur,
de zogenaamde NL-CIUS.
Ons advies is om niet van deze standaard af te wijken en uw leverancier hiernaar te verwijzen.
Dat voorkomt verwarring of zelfs wildgroei.
Kijk voor gedetailleerde informatie op de website van het standaardisatieplatform e-factureren, www.stpe.nl.
In de video ICT-aspecten bij e-factureren op de website van PIANOo wordt dit onderwerp in meer detail behandeld.
Tot zover over vorm en inhoud.
Ook over de wijze waarop u e-facturen wilt ontvangen, dus via welk kanaal, moet u afspraken maken.
Een aanbestedingsplichtige organisatie is vrij om te bepalen op welke manier de e-facturen ontvangen worden,
en dus door de toeleverancier verzonden moeten worden.
Het ontvangen van een e-factuur kan als bijlage bij een e-mail, of via een netwerk.
Er zijn nog andere mogelijkheden, maar die vallen buiten het bestek van deze video.
Een aantal organisaties kiest voor ontvangst via e-mail, met de e-factuur als XML bijlage.
Zij maken daarbij 1-op-1 afspraken met elke toeleverancier over informatiebeveiliging...
en ook over vorm en inhoud van de e-factuur.
In praktijk blijken veel toeleveranciers zich hier niet veel in te verdiepen,
wat helaas leidt tot veel extra communicatie, dus extra werk.
Steeds meer organisaties kiezen voor ontvangst van de e-factuur via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing.
Simplerinvoicing is het afsprakenstelsel van softwareleveranciers en dienstverleners...
dat laagdrempelig e-factureren mogelijk maakt.
Het maakt gebruik van de Europese open standaard en het Europese netwerk van PEPPOL.
Overwegingen die de keuze voor Simplerinvoicing bepalen zijn:
Het hoge niveau van de informatiebeveiliging.
Het automatisch voldoen aan de EU Norm.
1-op-1 afspraken met toeleveranciers zijn niet nodig.
Er is een groot bereik van inmiddels meer dan 400.000 leveranciers die in potentie toegang hebben tot dit netwerk...
en er is een goede bereikbaarheid door opname in een publiek toegankelijk ontvangstregister.
In de meeste gevallen is bestaande software al geschikt gemaakt voor verzenden en ontvangen.
Overleg hierover met uw ICT-dienstverlener of kijk op get.simplerinvoicing.org
De keuze voor de wijze van ontvangst via E-mail of Simplerinvocining...
wordt ingegeven door uw doelstellingen en risicoafwegingen.
Of u nu e-facturen wilt ontvangen via e-mail met XML-bijlage of via het beveiligd netwerk van Simplerinvoicing,
maak uw toeleverancier duidelijk welke route u heeft gekozen.
Nu we ingegaan zijn op vorm en inhoud van de e-factuur en de wijze van ontvangst,
gaan we verder met de verwerking van de e-factuur.
Door helderheid te bieden over de wijze van verwerken van e-facturen,
weet uw toeleverancier wat hij van u kan verwachten, bijvoorbeeld over:
Het afhandelen van foute facturen.
Het aanspreekpunt voor e-factuurvragen, en de betaling.
Informeer uw toeleveranciers over deze aspecten.
Zo weten zij, net als bij traditioneel factureren, ook bij e-factureren waar ze aan toe zijn.
We gaan nog wat nader in op de al eerder genoemde verzendspecificaties.
Een document met verzendspecificaties voor uw toeleveranciers is bijzonder nuttig bij de onboarding.
U neemt hierin de afspraken op over vorm, inhoud en verzendwijze van de e-factuur.
Daarnaast legt u hierin afspraken over de verwerking vast.
De verzendspecificaties bevatten ook de gegevens die een leverancier nodig heeft om u te bereiken,
zoals het Simplerinvoicing ID of het e-mailadres.
Ons advies is om deze verzendspecificaties aan uw toeleveranciers te versturen
en er ook naar te verwijzen vanuit uw inkoopvoorwaarden.
Het overstappen op e-factureren betekent een verandering in techniek...
en ook in het proces voor u als ontvanger en voor uw toeleverancier als verzender.
Sommige toeleveranciers zien de voordelen en zullen met de verzendspecificaties in de hand...
zonder aarzelen starten met e-factureren.
Maar niet alle toeleveranciers zullen vanzelf beginnen met e-factureren.
Zij hebben een stimulans nodig.
Communicatie is hierbij van belang.
In de onboarding toolkit van PIANOo vindt u een aantal instrumenten die u daarbij kan ondersteunen, zoals:
een voorbeeldbrief.
Een algemene folder over e-factureren,
en de al genoemde verzendspecificaties.
Bovendien is op de website van PIANOo een handreiking te vinden...
hoe u e-factureren kunt opnemen in uw inkoopvoorwaarden.
Uiteraard zal het verkorten van uw betalingstermijn voor e-facturen...
een extra stimulans vormen voor toeleveranciers.
U realiseert zo zichtbaar de voordelen.
We naderen het einde van deze video.
Onboarding geeft een impuls aan e-factureren...
en is gericht op het op gang brengen - en houden - van de e-factuurstroom.
Daarbij verhoogt u de efficiëntie en digitale dienstverlening.
En u verlaagt tegelijkertijd de kosten van het verwerken van inkomende facturen.
Ons advies is om niet af te wachten tot u een veelheid aan verschillende formaten en vormen over u heen krijgt.
Ga gewoon aan de slag met onboarding,
houdt zelf de regie in handen over formaat en vorm...
en stimuleer uw toeleveranciers om e-facturen te gaan sturen.
Dank voor uw aandacht en wij hopen dat u een stap dichterbij bent gekomen...
naar een succesvolle onboarding van uw toeleveranciers.
Heeft u nog vragen? Kijk dan op: www.pianoo.nl/e-factureren.