Dit zijn Johan, Laura, en Nadir
Ze stappen alledrie over op elektronisch facturen.
E-factureren.
Johan is financieel manager bij een schoonmaakbedrijf met vijftig medewerkers.
Hij maakt en verstuurt facturen met behulp van zijn financieel systeem.
Zijn klant bij de provincie vraagt om vanaf nu
…e-facturen te sturen via een beveiligd netwerk.
Johan vraagt zich af of pdf-facturen via de mail sturen dan niet meer kan.
Laura is eigenaar van een ontwerpbureau.
Er werken vijf mensen en Laura doet de facturen zelf.
Dat doet ze via haar online boekhoudpakket.
De gemeente waar ze voor werkt heeft een update op de inkoopvoorwaarden:
…binnenkort moet Laura haar facturen als e-factuur via de mail versturen.
Oké,
maar Laura vraagt zich wel af of dat betekent dat ze dan nieuwe software moet aanschaffen.
En dit is Nadir.
Nadir is zelfstandig ICT consultant.
Hij is 100% online.
Zijn werk voor verschillende Hogescholen
…beheert en administreert hij volledig in de cloud.
Nadir vraagt zich af of het versturen van facturen niet makkelijker
veiliger
…en met minder kans op fouten kan.
Johan, Laura en Nadir
…werken voor organisaties zoals gemeenten
…provincies of onderwijsinstellingen.
it soort instellingen zijn wettelijk verplicht…
…om vanaf 18 april 2019
…e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Zij zullen toeleveranciers dan ook vragen naar e-facturen…
…óf dat via de inkoopvoorwaarden zelfs eisen.
Een e-factuur is zo opgesteld
…dat hij helemaal automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden
Let op!
Het is dus geen pdf’je.
Een e-factuur is goedkoper, efficiënter én beter beveiligd.
Maar hoe stap je over op e-factureren?
Johan’s klant stuurt hem een ‘verzendinstructie e-factureren’.
Daarin leest hij dat de provincie
…e-facturen via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing wil ontvangen.
Maar kan zijn financieel systeem dat aan?
Johan checkt de website van het Simplerinvoicing netwerk.
Hij ziet dat zijn financieel systeem inderdaad e-facturen via dat netwerk kan versturen.
En zijn ICT-dienstverlener
…heeft de koppeling daarvoor al in zijn systeem ingebouwd.
Da’s mooi.
Na een telefoontje met zijn ICT-dienstverlener
…voor een laatste check
…weet Johan hoe hij nu al e-facturen kan versturen.
Laura wil graag haar factuur als e-factuur naar de gemeente versturen.
Zeker als daardoor ook de betaling sneller kan gaan.
Omdat Laura ook veel andere klanten heeft,
wil ze niet voor iedere klant apart iets moeten regelen.
Laura leert dat e-facturen die voldoen aan de Europese Norm altijd goed zijn.
‘Europese Norm’, denkt Laura,
‘Dat zal wel een afgesproken standaard werkwijze zijn.’
Ze ziet in haar online boekhoudprogramma dat ze – zonder extra software –
meteen e-facturen kan versturen via e-mail.
Haar boekhoudprogramma stelt daarvoor een XML-bijlage op
…conform de Europese Norm.
Laura werd na het versturen van haar eerste e-factuur binnen twee weken betaald.
Nogal logisch dat ze nu al haar klanten belt
…om te kijken of die ook e-facturen kunnen ontvangen.
Nadir weet hoe onbetrouwbaar en onveilig pdf-facturen zijn.
Dat moet anders.
Zijn softwarepakket geeft aan
…dat een aantal van zijn klanten e-facturen kunnen ontvangen
…via Simplerinvoicing.
Aan die wens wil hij graag voldoen.
Als Nadir checkt wat dit voor hem betekent, is hij blij verrast.
Met verzending via Simplerinvoicing
voldoet hij aan de Europese Norm en de richtlijnen voor informatiebeveiliging.
Een no-brainer voor Nadir.
Minder fouten en betere beveiliging, dát past bij zijn bedrijf.
Zo hebben Johan, Laura en Nadir ontdekt
…hoe zij e-facturen kunnen versturen aan hun klanten.
Oh, trouwens.
Nu ze e-facturen kunnen versturen
…kunnen ze die ook ontvangen.
Johan’s toeleveranciers kunnen hem nu ook e-facturen sturen.
Die hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden.
En dat levert hem een flinke besparing op!
Zo.
Alle drie kunnen nu eenvoudig en snel e-factureren.
Johan is blij dat hij kan verzenden én ontvangen.
Laura krijgt haar facturen sneller betaald.
En Nadir biedt zijn klanten de service die past bij zijn bedrijf.
Meer weten hoe u kunt starten met e-factureren?
Kijk op de site van het programmabureau e-factureren,
…www.PIANOo.nl/e-factureren.