Welkom bij deze video ICT aspecten bij e-factureren voor aanbestedingsplichtige organisaties.
Mijn naam is Pieter Keestra, senior communicatieadviseur bij het PIANOo programmabureau e-factureren.
PIANOo is onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland...
en het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Deze video is bedoeld voor iedereen die zich binnen aanbestedingsplichtige organisaties...
bezig houdt met de ICT aspecten van e-factureren.
Daarbij veronderstellen we dat u enige basiskennis heeft van e-factureren en de wettelijke verplichting.
Mocht dat niet zo zijn, kijk dan eerst naar onze introductievideo e-factureren op de website van PIANOo.
Deze video duurt zo’n 8 a 10 minuten en via de volgende stappen krijgt u inzicht in:
Wat is een e-factuur?
Wat de wet zegt en welke Europese norm en standaarden verplicht zijn.
Wat de invoering betekent voor de ICT voorzieningen.
Welke keuzes u kunt maken om e-factureren te implementeren.
Maar allereerst dus nog heel even, wat is een e-factuur?
Een elektronische factuur (een e-factuur) is een XML-bestand.
Dat is een gestructureerd formaat dat volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden,
zonder handmatige tussenkomst. Het is dus géén PDF-bijlage bij een e-mail.
Leidend bij de implementatie van e-factureren is de wet.
De verplichting voor het ontvangen en verwerken van e-facturen...
is in de Nederlandse aanbestedingswetgeving verankerd op basis van Europese regelgeving...
en gaat in op 18 april 2019.
Een paar belangrijke aspecten die in de wet genoemd worden zijn:
E-facturen moeten voldoen aan de Europese norm.
Er gelden twee formaten, namelijk UBL en UN/CEFACT,
En het gaat om overeenkomsten op basis van de aanbestedingsrichtlijnen.
Met andere woorden; e-facturen die hieraan voldoen moet u accepteren.
Wat betekenen deze aspecten nu voor u vanuit ICT perspectief?
De Europese Norm, de EN16931, beschrijft de e-factuur tot in detail.
Het beschrijft de gebruikte velden en de inhoud ervan.
Ook geeft het een vertaling hiervan naar de vorm, namelijk UBL of UN/CEFACT.
Voor de Nederlandse situatie wordt rekening gehouden met onder meer de eisen van de belastingdienst.
Deze zijn vastgelegd in gebruiksinstructies voor de Nederlandse overheid,
de zogenaamde NLCIUS, een term die u zult tegenkomen.
Deze gebruiksinstructies zijn als open standaard opgenomen op de zogenaamde pas-toe-of-leg-uit lijst.
Daarmee geldt de standaard voor de gehele Nederlandse overheid en andere aanbestedingsplichtige organisaties.
Kijk voor gedetailleerde informatie op de website van het standaardisatieplatform e-factureren, www.stpe.nl.
Belangrijk om te onthouden is dat de vorm en inhoud van het e-factuurbericht hiermee volledig zijn vastgelegd...
en u hier ook bij uw toeleveranciers naar kunt verwijzen.
Ons advies is om niet van deze standaard af te wijken en waar mogelijk het verwerkingsproces van facturen...
aan te laten sluiten bij de standaard factuurvelden. Dat voorkomt verwarring of zelfs wildgroei.
Tot zover over vorm en inhoud.
Voor het ontvangen van e-facturen is het nodig een keuze te maken via welk kanaal u dat wilt.
U heeft hier een vrije keuze in.
De Europese norm geeft alleen een aantal richtlijnen.
U kunt die keuze opleggen aan uw toeleveranciers.
Dat doet u bijvoorbeeld via de inkoopvoorwaarden.
De keuze voor de wijze van ontvangst, wordt ingegeven door uw doelstellingen en risicoafwegingen.
De meest gebruikte kanalen zijn e-mail en via het netwerk van Simplerinvoicing.
Er zijn nog andere mogelijkheden, maar die vallen buiten het bestek van deze video.
Een aantal organisaties kiest voor ontvangst via e-mail, met de e-factuur als XML bijlage.
Zij maken daarbij 1-op-1 afspraken met elke toeleverancier over informatiebeveiliging...
en ook over vorm en inhoud van de e-factuur.
Dat is nodig, want alleen als dit bij zowel ontvanger als verzender overeenstemt,
kan de e-factuur zonder verdere handelingen worden verwerkt.
Steeds meer organisaties kiezen voor het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing.
Dat is het afsprakenstelsel van softwareleveranciers en dienstverleners dat laagdrempelig e-factureren mogelijk maakt.
Het maakt gebruik van de Europese open standaard en het Europese netwerk van PEPPOL.
Diverse e-facturatie en ICT-dienstverleners bieden de “Access Points” aan die u toegang geven tot het netwerk.
U hoeft dus niet zelf aan te sluiten op het Simplerinvoicing netwerk.
Bovendien zijn veel boekhoud- en erp pakketten zelf al voorzien van een aansluiting.
U kunt er ook voor kiezen om een andere aanbieder als acces point te zoeken.
Er zijn namelijk diverse ICT-dienstverleners actief die naast toegang tot het Simplerinvoicing netwerk...
ook aanvullende diensten aanbieden.
Oriënteert u zich dus op de mogelijkheden.
Even de overwegingen die de keuze voor Simplerinvoicing bepalen op een rijtje:
Het hoge niveau van informatiebeveiliging.
Het automatisch voldoen aan de EU Norm.
U hoeft geen 1-op1- afspraken te maken met toeleveranciers.
Er is een vrije keuze voor het acces point tot het netwerk voor zowel verzender als ontvanger.
Er is een groot bereik van inmiddels meer dan 400.000 leveranciers die in potentie toegang hebben tot dit netwerk.
En er is een goede bereikbaarheid door opname in een publiek toegankelijk ontvangstregister.
In de meeste gevallen is bestaande software dus al geschikt gemaakt voor verzenden en ontvangen.
Overleg hierover met uw ICT-dienstverlener of kijk op www.simplerinvoicing.org.
Nu we ingegaan zijn op vorm en inhoud van de e-factuur en hoe u ervoor kan zorgen...
dat de wijze van ontvangst aansluit bij uw behoefte en risicoprofiel,
gaan we verder in op verwerking van de e-factuur.
De e-factuur wijkt door zijn XML formaat nogal af van de papieren factuur en PDF factuur.
U moet daarom aandacht besteden aan de volgende punten:
Allereerst de weergave van de factuur.
De eindgebruiker, meestal de budgethouder, wil vaak de detailgegevens van de factuur kunnen inzien.
Dit kan door de gegevens van de e-factuur in een leesbare opmaak te tonen.
De eindgebruiker rechtstreeks in het financiële systeem laten goedkeuren kan natuurlijk ook.
Dan de afhandeling van bijlagen.
Een bijlage bevat vaak relevante informatie voor de goedkeuring en prestatieverklaring,
maar is feitelijk niet de factuur zelf.
Deze bijlage wordt soms opgehaald uit een Document Management System,
of bijgesloten bij de workflow voor goedkeuring.
In andere gevallen wordt de bijlage door de ICT dienstverlener bewaard...
en wanneer gewenst getoond aan de eindgebruiker.
Tenslotte de archivering.
De regels voor archivering veranderen niet bij e-factureren,
maar u zult dit aspect misschien toch nader onder de loep willen nemen
als u uw processen of workflow evalueert.
Of u de voorzieningen voor deze aspecten binnen uw bestaande ICT omgeving kunt realiseren,
al dan niet met uw huidige ICT-dienstverlener, kunnen we niet voor u bepalen.
Wel zullen we nu de keuzes bij deze onderwerpen verder toelichten.
Uw organisatie kent zoals elke organisatie zijn eigen unieke aspecten.
Geen ICT landschap is hetzelfde.
In praktijk zien we dat via drie mogelijke routes organisaties een keuze maken...
voor het verwerken van e-facturen, dat is:
Hetzij via de financiële administratie.
Hetzij via de inkoopadministratie.
Of hetzij via aansluiting op de bestaande scan-& herkenoplossing.
Natuurlijk kan ook gekozen worden voor een volledige uitbesteding van het factuurverwerkingsproces.
In de handreiking ICT Architectuur e-factureren op onze website werken we deze scenario’s in meer detail uit.
Als voorbeeld gaan we nu in op de verwerking via de financiële administratie.
U ziet in deze slide een voorbeeld van de inrichting van het ICT landschap voor inkomende facturen.
Binnen het groene blok ziet u de financiële administratie, een Document Management Systeem...
en een Scan & Herken oplossing.
Linksonder ziet u de ingaande stroom van papieren en PDF facturen.
Linksboven geven we een voorbeeld van een Simplerinvoicing Access Point,
dat de e-facturen via een vaak al bestaande koppeling kan aanleveren aan uw organisatie.
We noemden al eerder de aandachtspunten voor weergave, bijlagen en archivering van de e-factuur.
In dit voorbeeld kunnen die op verschillende manieren worden ingepast.
Bij het Document Management System of in de Financiële Administratie.
Maar u kunt ze ook uitbesteden aan uw ‘Access Point dienstverlener’ waar de e-facturen binnenkomen.
Met behulp van een dergelijk scenario voor de inrichting van e-factureren...
kunt u ook beter bepalen of de huidige ICT dienstverlener de vraag kan invullen,
dan wel de dienstverlening afstemmen op uw wensen.
Deze video gaat over ICT aspecten.
Want ICT voorzieningen zijn inderdaad voorwaarden- scheppend om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Maar daarmee zijn de voordelen van e-factureren nog niet gerealiseerd.
Noodzakelijk voor een succesvolle algehele implementatie in uw organisatie is dat niet alleen ICT,
maar ook Finance, Inkoop en toeleveranciers zijn aangehaakt.
Alleen op die manier kunt u de voordelen van e-factureren ook daadwerkelijk verzilveren.
Onze introductievideo e-factureren vertelt u daar meer over.
We naderen het einde van deze video.
Het is nu aan u om de volgende stappen te zetten bij de invoering van e-factureren.
Dát u moet voldoen aan de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen weet u nu,
en we hopen dat we u voldoende aanknopingspunten hebben gegeven...
om de ICT voorzieningen ter hand te nemen.
Maak welbewust een keuze hoe u e-facturen wilt ontvangen, dus via welke route.
Maak ook de juiste afwegingen bij uw keuze voor uw huidige ICT-dienstverlener...
of misschien toch een andere.
En vervolgens: ga gewoon aan de slag en implementeer.
Veel organisaties gingen u al voor.
Dank voor uw aandacht en wij hopen dat u een stap dichterbij een succesvolle implementatie van e-factureren bent gekomen.
Heeft u nog vragen, kijk dan op: www.pianoo.nl/e-factureren.