Welkom bij deze video e-factureren voor aanbestedingsplichtige organisaties.
Mijn naam is Pieter Keestra, senior communicatieadviseur bij het PIANOo programmabureau e-factureren.
In Nederland zijn er meer dan 1500 aanbestedingsplichtige organisaties...
variërend van de rijks- en decentrale overheden tot instellingen in het onderwijs,
cultuur en veel zelfstandige bestuursorganen.
Die moeten, conform de wet, per 18 april 2019 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Deze video is bedoeld voor iedereen die zich binnen deze organisaties bezig houdt met e-factureren...
en met name voor managers en medewerkers van de afdelingen Financiële Administratie, ICT en Inkoop.
Deze video duurt zo’n 10 a 15 minuten en na afloop heeft u inzicht in:
Wat e-factureren inhoudt.
Wat de voordelen zijn.
Wat de verplichting tot e-factureren voor u betekent en...
welke afwegingen en keuzes u moet maken om succesvol e-factureren te kunnen invoeren.
Allereerst een korte introductie van het PIANOo programmabureau e-factureren.
PIANOo, is het expertisecentrum aanbesteden, onderdeel van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland...
en het Ministerie voor Economische Zaken en Klimaat.
Wij hebben als opdracht het ondersteunen van aanbestedingsplichtige organisaties...
bij de implementatie van e-factureren.
Dat doen wij onder andere door het beschikbaar stellen van documentatie en het geven van voorlichting.
Deze video geeft een algemeen overzicht over e-factureren.
Andere, meer specifieke sessies zijn of komen via onze website ter beschikking.
Een elektronische factuur, een e-factuur, is een factuur in een gestructureerd formaat...
die volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden.
Dat wil zeggen zonder handmatige tussenkomst.
Een PDF is dus géén e-factuur.
Maar waarom besteedt de overheid eigenlijk zoveel aandacht aan e-factureren?
E-factureren is de toekomst. En die toekomst is er eigenlijk nu al.
E-factureren biedt een groot aantal voordelen aan zowel verzenders als ontvangers.
Om te beginnen: gemak.
U kunt handelingen overslaan in het ontvangst- en verwerkingsproces.
Het gaat sneller, nauwkeuriger en vollediger,
omdat er geen fouten bij het inlezen of overtypen worden gemaakt.
Handmatig verwerken is verleden tijd.
De efficiency verbetert dus en de verwerking wordt daardoor goedkoper.
Een ander voordeel is de mogelijkheid om toeleveranciers sneller te betalen.
Veel facturen worden niet op tijd betaald omdat de gegevens niet correct zijn overgekomen.
Ook aan de leverancierszijde zijn veel voordelen te behalen op het gebied van efficiëntie;
e-factureren is daarmee ook een factor in de digitale dienstverlening van uw organisatie.
En tot slot, of misschien juist als eerste: e-factureren ontvangen en verwerken is verplicht per 18 april 2019.
Omdat de voordelen voor alle organisaties groot zijn,
heeft de Europese Commissie een richtlijn voor e-factureren uitgevaardigd,
die is omgezet als verplichting in de Nederlandse Aanbestedingswetgeving.
Op deze wijze wil de overheid een impuls gevenaan e-factureren...
zodat ontvangers en verzenders van de voordelen kunnen profiteren.
De aanbestedingswetgeving bevat de verplichting tot het ontvangen en verwerken van e-facturen:
Die voldoen aan de Europese Norm,
Met de formaten UBL of UN/CEFACT,
En voor overeenkomsten op basis van de Aanbestedingsrichtlijnen.
Deze wet geldt voor alle aanbestedende diensten, oftewel aanbestedingsplichtige organisaties,
en treedt vanaf 18 april 2019 in werking.
Als u wilt weten of u ook onder de term aanbestedende dienst valt,
zoek dan even op de website van onder meer PIANOo.
Nu we weten dat u e-factureren moet invoeren,
wanneer dat is en wat de voordelen voor uw organisatie zijn...
is de vraag hoe u e-factureren succesvol kunt invoeren.
Steeds meer organisaties willen de voordelen van e-factureren verzilveren.
Een voorwaarde voor een succesvolle implementatie is dat niet alleen ICT,
maar ook Finance, Inkoop én toeleveranciers zijn aangehaakt.
Misschien bent u niet of nog niet gericht op het bereiken van de voordelen van e-factureren,
maar u wilt alleen volstaan met het meest minimale dat nodig is, om daarmee aan de wet te voldoen.
Voordat u dan uw handtekening bij het kruisje zet van de eerste de beste ICT-aanbieder,
raden wij u aan tóch de volgende overwegingen mee te nemen.
ICT overwegingen bij het succesvol implementeren van e-factureren...
zijn meestal gericht op een laagdrempelige toegang, goede bereikbaarheid,
integratie met bestaande ICT-oplossingen en aansluiting bij uw beveiligingseisen.
Een heel belangrijke keuze is de wijze van ontvangst,
mede ingegeven door uw doelstellingen en risicoafwegingen.
Een aantal organisaties kiest voor het ontvangen van e-facturen...
via een e-mail met de e-factuur als XML bijlage.
Maar steeds meer organisaties kiezen voor het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing.
Dat is het afsprakenstelsel van softwareleveranciers en dienstverleners
dat laagdrempelig e-factureren mogelijk maakt.
Hierbij wordt gebruik gemaakt van open standaarden zodat geen 1-op-1 afspraken meer nodig zijn.
Het gebruik van standaarden is een voorwaarde voor een succesvolle implementatie.
Honderdduizenden toeleveranciers hebben in potentie toegang tot dit netwerk.
Overleg hierover met uw ICT-dienstverlener of kijk op getsimplerinvoicing.org
Behalve de vraag hoe u e-facturen ontvangt,
is de wijze waarop de ICT het toekomstige factuurverwerkingsproces ondersteunt van belang.
In praktijk zien we dat organisaties een keuze maken voor het verwerken van e-facturen via:
hetzij de financiële administratie,
hetzij de inkoopadministratie,
hetzij aansluiting op de bestaande scan-& herkenoplossing.
Natuurlijk kan ook gekozen worden voor een volledige uitbesteding van het factuurverwerkingsproces.
Welk scenario het best bij u past hangt van veel factoren af,
zoals de bestaande systemen en werkwijzen...
maar ook het aanwezige kennisniveau en de haalbaarheid van veranderingen.
In onze video ICT bij e-factureren gaan we dieper in op de standaarden en technische aspecten.
De grootste voordelen van e-factureren zijn te realiseren binnen de financiële functie.
Die voordelen komen alleen binnen bereik...
als de processen worden aangepast aan de geboden mogelijkheden.
Bij het bepalen van die aanpassingen spelen de volgende aandachtspunten:
Zo verdwijnt de verzamelfactuur (1 levering wordt 1 factuur).
Met name bij grote aantallen verzamelfacturen is dat een aandachtspunt.
En hoewel de eisen niet veranderd zijn zult u ook de archiveringsfunctie opnieuw bekijken.
U dient immers zorg te dragen dat u achteraf de factuur kunt terughalen...
zoals u die heeft ontvangen, zowel voor interne als externe controle.
Een ander aandachtspunt is de wijze van tonen van de e-factuur...
aan de eindgebruiker in uw organisatie, vaak de budgethouders.
Veelal zijn zij gewend aan de PDF met de opmaak en logo’s van de leverancier.
Door de invoering van de e-factuur verdwijnt dat,
maar er komt een gestandaardiseerde wijze van presenteren voor terug.
Dat is alleen een kwestie van wennen.
Ook een aandachtspunt betreft de bijlagen.
Informatie die niet direct nodig is voor de factuurverwerking en de betaling, staat niet in de e-factuur.
Deze aanvullende informatie kan dan als bijlage worden ingesloten,
zoals details over energieverbruik, urenstaten of telecomverbruik.
Tot slot is de afdeling financiën vaak het operationele aanspreekpunt voor de afhandeling van facturen.
Bij de overstap op e-factureren zal werk verschuiven...
van het corrigeren van foute facturen naar het voorkomen ervan.
De derde categorie overwegingen betreft de inkoopfunctie van uw organisatie.
Die bepaalt namelijk de relatie met uw toeleveranciers.
Veel publieke organisaties willen de drempels voor zakendoen wegnemen.
E-factureren past daar naadloos in...
want het verhoogt het niveau van uw digitale dienstverlening richting leveranciers.
Andere organisaties kijken ook sterk naar efficiëntie en zullen eerder overwegen e-factureren verplicht te stellen.
Bepalingen over e-factureren neemt u doorgaans op in de inkoopvoorwaarden,
zeker als u dit wilt stimuleren of zelfs verplicht wilt stellen.
Uw vereisten ten aanzien van formaten, factuurelementen en de wijze van ontvangst...
legt u het beste vast in uw eigen verzendinstructies...
waar u vanuit de inkoopvoorwaarden naar verwijst.
Op onze website vindt u voorbeelden hoe u dit kunt opnemen.
Alleen als u volume creëert in uw inkomende factuurstroom...
komen de voordelen van e-factureren tot hun recht.
Cruciaal is het daarom dat uw toeleveranciers u e-facturen gaan sturen.
Onboarding heet dat en het betekent het stimuleren en informeren...
van uw toeleveranciers om dit daadwerkelijk te doen.
Een handig instrument is natuurlijk het opnemen van een verplichting tot e-factureren in de inkoopvoorwaarden.
Koudwatervrees is daarbij niet nodig, want het merendeel van de boekhoudsoftwarepakketten...
in gebruik bij het MKB biedt de mogelijkheid e-facturen te versturen.
Bovendien zijn er ook voor verzenders voordelen bij e-factureren.
Of u nu e-facturen stimuleert of niet,
het is aan te bevelen in elk geval een verzendinstructie op te stellen.
Zo voorkomt u verwarring of zelfs wildgroei.
Als u gebruik maakt van het netwerk van Simplerinvoicing,
dan heeft u daarvan voordeel bij de onboarding.
Het gebruik van open standaarden en verzendwijze zijn volledig vastgelegd...
en u bent eenvoudig te vinden voor alle leveranciers die toegang hebben tot dit netwerk.
Als u zicht verder wil verdiepen in de manier waarop u zo snel mogelijk e-facturen kan opschalen,
bekijk dan onze video over on-boarding. Te vinden via onze website.
Daarmee zijn we aan het eind van deze video aangekomen.
We hebben gezien dat de verplichting tot e-factureren voor alle aanbestedingsplichtige organisaties geldt.
We zijn dieper ingegaan op de voordelen van e-factureren...
en hebben ingezoomd op de overwegingen voor ICT, Financiën, Inkoop en toeleveranciers.
Nu is het aan u om de volgende stappen te zetten bij de invoering van e-factureren.
Ons advies is om daar niet mee te wachten en e-factureren te benaderen als project.
Hoe u de inrichting oppakt, is aan u.
Dát u moet voldoen aan de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen weet u nu,
maar het is aan uw organisatie om te bepalen of u de voordelen van e-factureren wilt bereiken...
of alleen aan de minimale wettelijke vereisten wilt voldoen.
Maak ook welbewust uw keuze hoe u e-facturen wilt ontvangen.
Maak de juiste afwegingen bij uw keuze voor uw huidige ICT-dienstverlener of misschien toch een andere.
En vervolgens: ga gewoon aan de slag en implementeer.
Veel organisaties gingen u al voor.
Diverse praktijkvoorbeelden vindt u op onze website in het online boekje…
e-factureren in de praktijk
Dank voor uw aandacht...
en wij hopen dat u een stap dichterbij bent naar een succesvolle implementatie...
van e-factureren.
Heeft u nog vragen, kijk dan op onze website, www.pianoo.nl/e-factureren.