ANNEMARIE BRÜNING: Welkom bij het webinar 'Werken voor de overheid via een aanbesteding'.


In dit webinar nemen we je mee in de wereld van overheden als opdrachtgever.
En geloof me, dat is een behoorlijke markt.
Het gaat hierbij om zo'n 100 miljard euro aan opdrachten per jaar.
Om een opdracht voor de overheid uit te voeren...
moet je meestal eerst meedoen met een aanbesteding.
Win je die, dan kan je vaak langere tijd voor de opdrachtgever aan het werk.

Maar wat is een aanbesteding dan precies? Hoe werkt dat?
Wat is er voor nodig om hieraan mee te doen?
Allemaal belangrijke vragen voor jou als ondernemer die we vandaag gaan beantwoorden.

Om die vragen te beantwoorden, zijn hier te gast ondernemer Ivo Broekhuizen.
Ivo heeft veel ervaring met werken voor de overheid via een aanbesteding.
En Henk Jan Siersema, senior adviseur bij PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden.

Later in deze sessie schuiven nog twee experts aan.
Erno Schoop, hij is ondernemersadviseur bij TenderNed.
En Sander Bastianen, regiomanager Programma Beter Aanbesteden.

Heren, welkom. Fijn dat jullie erbij zijn.
Ivo, ik wil even beginnen bij jou. Leuk dat je aanschuift en jouw ervaring als ondernemer wil delen op het gebied van aanbestedingen.
Maar daarvoor moeten we eerst kennismaken.
Ik ben wel benieuwd. Wat doe je allereerst als ondernemer?

IVO BROEKHUIZEN: Ik heb een videoproductiebedrijf. Dus dit soort dingen doe ik ook, maar vandaag niet.
We maken heel veel video's voor de Rijksoverheid.
Animaties, livestreams. Dat soort zaken.

ANNEMARIE: Hoelang doe je dat al?

IVO: Video's produceren doe ik al heel lang. Echt al heel lang. Een jaar of dertig.
Maar niet voor de Rijksoverheid. Dat is een jaar of tien.
En andere... niet binnen aanbestedingen. Dat is een jaar of tien.

ANNEMARIE: Maar je hebt dus al tien jaar ervaring met aanbestedingen. Je bent dus een expert.
Hoelang doe je eigenlijk mee... Je doet nu tien jaar met die aanbestedingen mee.
Waarom ben je mee gaan doen daaraan? Waarom wilde je voor de overheid werken?

IVO: Ik werkte wel voor de overheid. Ik werkte veel voor Defensie indertijd.
Toen was er iemand bij Defensie die zei: Binnenkort komt er een aanbesteding.
Als ik jou was, zou ik eraan meedoen, want het mag eigenlijk niet meer zo direct.
Dus als je meer voor ons wil werken, doe daar dan aan mee.
Het was niet eens een eigen keuze. Het moest gewoon.
Maar ik dacht: nou, dat doe ik dan.
Die eerste verloor ik. Daarna kwam er weer eentje en die wonnen we.

ANNEMARIE: En je dacht niet bij die eerste toen je verloor: laat maar.

IVO: Nee. Nee.

ANNEMARIE: Je wilde de strijd aangaan en ervoor gaan.

IVO: -Ja. Ja.

ANNEMARIE: Inmiddels doe je heel veel voor de overheid. Het heeft jullie ook echt wat opgeleverd.
We gaan daar straks op verder met jou. Laten we beginnen bij het begin, want er zijn vast ondernemers die nu denken:

Aanbesteding? Ik heb het woord weleens gehoord, maar wat is het eigenlijk?

HENK JAN SIERSEMA: Ja. Aanbesteden is een manier van inkopen door de overheid.
De overheid heeft allerlei taken overgelaten aan de markt.
Dat kan zijn dat videoproducties uitbesteed worden. Het kan zijn dat er een weg aangelegd moet worden.

Het kan zijn dat bepaalde goederen geleverd moeten worden. Om dat in te kopen, doorloopt een overheid eerst een aanbestedingsprocedure en sluit dan het contract met de leverancier.

ANNEMARIE: En over wat voor partijen hebben we het als we het hebben over de overheid?

HENK JAN: De overheid is heel breed. We denken al snel aan de centrale overheid, de Rijksoverheid.
Decentrale overheden: gemeenten, provincies. Waterschappen. Die zijn allemaal aanbestedingsplichtig.
De overheid is nog veel meer dan dat. Scholen zijn ook aanbestedingsplichtig. Universiteiten. Academisch ziekenhuizen.
Er is een hele lange lijst van organisaties die aanbestedingsplichtig zijn. Dat is dus wat een aanbesteding is.

ANNEMARIE: Waarom moet dat via een aanbesteding?

HENK JAN: Het idee achter een aanbestedingsprocedure is dat ondernemers op die manier een gelijke kans hebben. Iedereen kan meedoen. Het is niet dat de een bevooroordeeld wordt ten opzichte van een ander.
En het zorgt ook voor concurrentie. Dus een overheid biedt verschillende marktpartijen de kans om met een aanbieding te komen, een inschrijving. Op die manier kan de beste inschrijver gekozen worden.

ANNEMARIE: Hoe wordt ervoor gezorgd dat zo'n proces eerlijk verloopt?

HENK JAN: Een aanbesteding verloopt via allerlei procedures. In die procedures is geborgd dat iedereen dezelfde informatie krijgt dat iedereen aan dezelfde termijnen gebonden is. Op die manier zorgt de overheid dat het proces eerlijk verloopt.

ANNEMARIE: Er wordt vaak onderscheid gemaakt tussen nationale en Europese aanbestedingen. Kun je vertellen hoe dat werkt?

HENK JAN: Ja. Er is een harde grens. De Europese aanbestedingsgrens. Zodra die grens overschreden wordt,
moet het Europees aanbesteed worden. Dat hangt samen met de geraamde opdrachtwaarde. Dus wat de overheid doet voordat de opdracht in de markt gezet wordt is dat er wordt gekeken wat de omvang van de opdracht is. De geraamde waarde. Komt die geraamde waarde boven die drempel uit, boven die grens.

ANNEMARIE: Met geraamde waarde bedoel je het bedrag van de opdracht.

HENK JAN: Ja, het bedrag. Het gaat dus om euro's. Komt het boven die grens uit, dan zal er Europees aanbesteed moeten worden. Als het bedrag onder de Europese aanbestedingsgrens uitkomt wordt de nationale procedure doorlopen.

ANNEMARIE: Wat houdt zo'n Europese aanbestedingsprocedure in?

HENK JAN: Een Europese aanbestedingsprocedure is meer gebonden aan regels. Dus de voorschriften zijn wat meer uitgeschreven. Termijnen zijn uitgeschreven. Hoe de procedure vormgegeven wordt. Wie aan zet is: de markt of de overheid.

ANNEMARIE: Is dat wat ingewikkelder? Kun je dat stellen?

HENK JAN: Ik zie Ivo knikken.

ANNEMARIE: Ja, Ivo knikt. Het is ingewikkelder?

IVO: Hoe groter de aanbesteding, hoe ingewikkelder. Het is niet altijd zo, maar meestal wel. Je hebt meerdere fasen, je moet er meer werk voor doen. Over het algemeen zijn de Europese aanbestedingen ingewikkelder dan de nationale. Of de onderhandse aanbestedingen.

ANNEMARIE: Misschien een gekke vraag, maar wordt het in het Engels gedaan? Een Europese aanbesteding? Of zijn die formulieren in het Nederlands?

HENK JAN: Het is Europees aanbesteden. Dus dat houdt in dat een opdracht aan heel Europa kenbaar gemaakt wordt. Aan alle Europese lidstaten. Je ziet dat het veelal gebeurt in de taal van de lidstaat. Dus in Nederland worden Europese aanbestedingen veelal in het Nederlands aanbesteed. Maar soms wordt er ook in het Engels aanbesteed. Dan zijn de aanbestedingsdocumenten in het Engels opgesteld.

ANNEMARIE: Dus dat verschilt een beetje. Jij hebt alles al voorbij zien komen.

IVO: Een aanbesteding in Nederland heb ik eigenlijk nooit in een andere taal gezien. Er heeft weleens een buitenlandse partij meegedaan, maar dat was een Vlaamse.

ANNEMARIE: Dus die taalbarrière was er niet.

IVO: Nee, precies. Maar ik heb nog niet. Het is wel opvallend. Nederlandse Europese aanbestedingen zijn altijd tot nu toe, wat ik gezien heb, altijd in het Nederlands. Misschien zijn ze er in het Engels, maar dat ben ik nog niet tegengekomen.

ANNEMARIE: Je had het net over die geraamde waarde. Een bepaalde geraamde waarde waardoor het een Europese aanbesteding of een nationale is. Hoe werkt het als die geraamde waarde lager is dan het EU-drempelbedrag?

HENK JAN: Dan zal het nog steeds aanbesteed moeten worden. Niet Europees, maar nog steeds een aanbestedingsprocedure. Dan heeft een overheid verschillende mogelijkheden.
Er kan één partij worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Soms kunnen meerdere partijen uitgenodigd worden om een inschrijving in te dienen. Dan hebben we het over onderhandse aanbestedingen. 
Er kan ook nationaal aanbesteed worden. Dan wordt de aanbesteding nog steeds gepubliceerd, kenbaar gemaakt maar dan alleen binnen Nederland moet je het kenbaar maken. Dan zijn de voorschriften iets minder zwaar.
De aanbestedende dienst heeft iets meer vrijheid om zelf de termijnen te bepalen, bijvoorbeeld. Op Europees niveau zijn er allemaal minimum termijnen.

ANNEMARIE: Kies jij bewust of je aan nationale meedoet, of aan Europese?

IVO: Nee, niet. Nou... Je bekijkt het per aanbesteding.
Soms gaat het om één opdracht die je interessant vindt en dan doe je mee. Soms gaat het om vier jaar lang opdrachten. Dan is het meestal een Europese aanbesteding. Dan doe je daar aan mee.
Maar het is niet zo dat... Kleine aanbestedingen gaan om minder werk, grote om meer werk. Daar investeer je meer tijd in over het algemeen.

ANNEMARIE: Maar dan heb je het voordeel dat je voor langere tijd een grote opdracht hebt.

IVO: Klopt.

ANNEMARIE: Dus het varieert bij jou een beetje. Het is niet dat je zegt: Ik vind nationaal het fijnst, of Europees.

IVO:Nee. Kijk, in mijn vak, het maken van videoproducties, is het meestal zo dat als je een aanbesteding hebt die vier jaar loopt dan is het niet één opdracht, maar heel veel verschillende opdrachten. Dan heb je vier jaar lang allerlei verschillende opdrachten.

ANNEMARIE: Dat is ideaal. Als je die wint, dan...

IVO: Ja.

ANNEMARIE: Wat is de laatste aanbesteding die je gewonnen hebt?


IVO: Dat is.. Hoe heet die ook alweer? Grafische vormgeving. Dat doen we met een andere partij. Er zitten animaties bij. De animaties maken wij. Die andere partij... Het is een combinatie. Daar komen we straks nog op. Dat is de laatste. Die loopt nu een paar maanden.

ANNEMARIE: We gaan het straks inderdaad hebben over een samenwerking, want dat kan dus ook. 
Daarmee zijn we aan het einde gekomen van dit eerste blok. Henk Jan, mag ik jou danken?

HENK JAN: Ja.

ANNEMARIE: Inmiddels weten we wat een aanbesteding is en welke soorten er zijn. Maar waar zijn die opdrachten te vinden? Dat bespreken we in dit volgende blok.
En daarvoor zijn aangeschoven: Sander Bastianen regiomanager Programma Beter Aanbesteden. 
En Erno Schoop. Hij is ondernemersadviseur bij TenderNed. Welkom allebei. Fijn dat jullie zijn aangeschoven.

Ivo, ik begin bij jou, want ik ben heel benieuwd hoe jij dit allemaal aanpakt. Waar vind je aanbestedingen die voor jou interessant zijn?

IVO: Er zijn meerdere mogelijkheden. Soms word je er gewoon op attent gemaakt door mensen in je omgeving. 'Er komt weer een aanbesteding aan.' Soms weet je dat er iets aankomt. Dan ga je kijken op aanbestedingsplatforms.
Daar zijn er meerdere van. TenderNed is de bekendste maar je hebt ook Negometrix en CTM. Dat zijn denk ik wel de bekendste.
En dan is er een platform dat alles overstijgt: Aanbestedingskalender. Daar zitten ze allemaal in.

ANNEMARIE: Dus die heb je in je favorieten staan.

IVO: Nou nee, want daar moet je voor betalen. Daar kun je lid van worden, maar dan heb je alles in één keer. Dus dat kan je in de gaten houden. Dan weet je wat er komt.

ANNEMARIE: Die drie hou jij in de gaten.

IVO: Ja.

ANNEMARIE: Sander, zijn er nog meer die we gemist hebben?

SANDER BASTIANEN: Leuk dat je het zegt, Ivo, want je netwerk is een van de belangrijkste. Zorg dat je je netwerk in de gaten houdt. Welke signalen hoor je in de markt. Maar ook bijvoorbeeld social media. LinkedIn is een belangrijke. We adviseren overheden om gebruik te maken van LinkedIn om met name de onderhandse aanbestedingen te publiceren. Of kenbaar te maken. En praat je over boven het drempelbedrag Europees aanbesteden waar mijn collega Henk Jan het eerder over had dan ben je verplicht om dat te publiceren op een TED-site. En ook op TenderNed.

ANNEMARIE: Op een TED-site?

SANDER: De TED-site in Luxemburg. Daar worden Europese aanbestedingen op gepubliceerd. Maar ze worden ook gepubliceerd op TenderNed. Op het platform in TenderNed kun je zien middels eHerkenning... Daar zal Erno zo iets over zeggen. Daar zie je op welk platform een aanbesteding gepubliceerd wordt.
Dat kan Mercell zijn, maar ook TenderNed en andere platforms.

ANNEMARIE: Dus allerlei verschillende. Jij weet alles van TenderNed, Erno. Worden die aanbestedingen van te voren aangekondigd?

ERNO SCHOOP: Je ziet vaak dat een overheidsinstantie een vooraankondiging doet. Daarin wordt aangegeven dat er een opdracht in de markt gezet gaat worden. Dat is om de markt alert te maken. Ondernemers kunnen dat in de gaten houden. Ze kunnen zich eventueel voorbereiden op de aanbesteding. Daarnaast gebruiken overheidsinstanties ook wel een inkoopkalender. Die staat vaak op de eigen website. Het is een planning van wanneer ze opdrachten in de markt gaan zetten. Het is voor ondernemers handig om te weten wanneer ze op een opdracht kunnen reageren en kunnen andere overheidsinstanties zien wanneer een soortgelijke opdracht in de markt gezet wordt.
Dan kunnen ze dat op elkaar afstemmen. En daarnaast inderdaad ook social media.

ANNEMARIE: Waar vooraankondigingen zijn.

IVO: Is die inkoopkalender voor iedereen toegankelijk? Of is dat voor intern gebruik?

ERNO: Die is voor iedereen toegankelijk. Niet alle overheidsinstanties gebruiken die, maar het worden er wel steeds meer.

ANNEMARIE: Dat is dus een tip voor jou, Ivo. De inkoopkalender.

ANNEMARIE: Die kun je dus vinden op TenderNed? Waar kun je die vinden?

ERNO: Nee. Er zijn een aantal ministeries die een inkoopkalender gebruiken. Die publiceren ze op hun eigen website. We zijn bij TenderNed bezig met ideeën... over hoe we dat centraler kunnen aanbieden. Daar wordt nu over nagedacht.

ANNEMARIE: Sander, jij had het over social media. Is het slim om bepaalde kanalen te volgen?

SANDER: In ieder geval LinkedIn, waar ik eerder op doelde.

ANNEMARIE: Bepaalde overheden die je moet volgen, want daar worden dingen op geplaatst?

SANDER: Het is goed om sowieso de RIS te volgen. De Rijksinkoopsamenwerking. Het is handig om die te volgen op social media, op LinkedIn. Leuk dat je het hebt over de inkoopkalender, oftewel de aanbestedingskalender. Wij adviseren decentrale overheden, gemeentes, waar ik zelf veel kom om gebruik te maken van een aanbestedingskalender om zo ook ondernemers te helpen om inzicht te krijgen in welke aanbestedingen worden gepubliceerd binnen nu en een x aantal maanden.

ANNEMARIE: Zijn er bepaalde social-mediakanalen die jij volgt, bijvoorbeeld op LinkedIn waarvan je denkt: daar komen altijd aanbestedingen voorbij.

IVO: Ik moet zeggen dat... Nee, dat is bij mij niet zo. Het is eerder zo dat ik het direct uit mijn omgeving hoor. Dus van mensen die in deze wereld zitten. Of ik weet dat er weer eentje afloopt. Maar tot nu toe heb ik niet direct een aanbesteding van social media af gehaald. Er zijn ontzettend veel verschillende aanbestedingen en er zijn er maar een paar interessant voor mij en mijn bedrijf.

SANDER: Om daar even op aan te haken: het is wijs als ondernemer Om de contractperiode in de gaten te houden. Op het moment dat je een aanbesteding hebt verloren... schrijf dan wel de contracttermijn in een soort agenda en ga een jaar voor die tijd dan eens polsen. Wanneer gaat die lopen? Wanneer wordt die gepubliceerd? Dat soort dingen.

ANNEMARIE: Dan heb je al een voorsprong.

SANDER: Zeker.

IVO: In elk geval qua tijd. Ja, dat doen we ook. Je weet: toen was die afgelopen, dan gaat die weer uitgezet worden.

ANNEMARIE: Het is helder waar we het allemaal kunnen vinden. Erno, heeft TenderNed social-mediakanalen die handig zijn om te volgen?

ERNO: We hebben een pagina op LinkedIn waar we feitjes over aanbesteden plaatsen. Wijzigingen rondom TenderNed, rondom wet- en regelgeving. En we hebben een pagina op X waar ook allerlei interessante weetjes rondom aanbesteden te vinden zijn. Aanbestedingsdiensten maken ook veel gebruik van X waar ze informatie over opdrachten plaatsen. We hebben ook een YouTube-kanaal met video's. Onder andere instructievideo's. Die staan ook op onze website. Zeker ondernemers die net beginnen met aanbesteden moeten daar even kijken. In die video's krijg je in korte tijd een duidelijk beeld wat aanbesteden inhoudt en hoe TenderNed werkt.

MUZIEK OVERGANG

ANNEMARIE: We weten nu wat een aanbesteding is en waar je hem kunt vinden. Maar hoe werkt het als je met een aanbesteding aan de slag wil? Erno, misschien kun jij ons meenemen. Als je op TenderNed zit. Je zit achter je computer en wil aan de slag. Wat zijn de eerste stappen?

ERNO: TenderNed is een marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Je vindt er alle openbare opdrachten op één plek. Dus niet alleen opdrachten die via TenderNed verlopen maar ook van de andere aanbestedingsplatforms in Nederland. TenderNed is van de overheid maar er zijn ook marktpartijen die een aanbestedingssysteem aanbieden. Op TenderNed zie je of een opdracht via TenderNed loopt.
Dan staat er niks bij in de aankondiging en kun je die toevoegen aan je aanbestedingen bij TenderNed. Zie je de naam van een ander platform, dan weet je dat de aanbesteding daar loopt. Dan vind je wel de aankondiging op TenderNed maar niet de documenten en dergelijke. Inschrijven doe je ook via dat andere platform.
In die aankondiging vind je dan een link naar dat andere platform waar die aanbesteding verloopt. Dan kun je je daar inschrijven. Heb je een opdracht gevonden die via TenderNed loopt dan ga je je registreren bij TenderNed. Dat doe je met een eHerkenningsmiddel. Dat is net zoiets als een DigiD. In een DigiD is een BSN-nummer versleuteld en in een eHerkenningsmiddel is een KVK-nummer versleuteld. TenderNed is gekoppeld aan het Handelsregister. Als je je registreert bij TenderNed worden de gegevens opgehaald uit het Handelsregister.

ANNEMARIE: Dat klinkt handig. Even checken of alles nog klopt en dan kun je doorklikken.

ERNO: Ja, precies.

IVO: Het lijkt ingewikkeld, maar het is eigenlijk precies hetzelfde als DigiD. Als je het eenmaal hebt... Je meldt je aan, wachtwoord en klaar.

ANNEMARIE: Dus eHerkenning is een soort DigiD... 

IVO: DigiD voor ondernemers. Je moet er even bij zijn. Je moet het hebben maar als je het eenmaal hebt, is het niet ingewikkelder dan DigiD.

ANNEMARIE: En datzelfde geldt voor registeren bij TenderNed. Dat is relatief makkelijk te doen.

IVO: Ja.

ANNEMARIE: Dat klinkt best makkelijk. We gaan even kijken naar een animatie die het stap voor stap uitlegt.



In deze animatievideo wordt uitgelegd hoe bedrijven via TenderNed kunnen meedoen met een aanbesteding.

VOICE-OVER: Wilt u met uw bedrijf meedoen met een aanbesteding via TenderNed? Registreer uw bedrijf dan eerst. Volg hiervoor de volgende stappen:

Registreer uw bedrijf dan eerst.

STAP 1: Aanschaf eHerkenning

U heeft een eHerkenningsmiddel nodig. Heeft u deze nog niet? Dan kunt u deze bestellen bij een erkende leverancier via eherkenning.nl. Houd rekening met de aanvraagtijd en eventuele kosten.

STAP 2: Registratie van uw bedrijf. Inloggen bovenaan de pagina.

- Ga naar: 'Inloggen/Registreren'
- Selecteer: 'Ondernemers' en klik op: 'Registreren met eHerkenning'.
- Kies uw leverancier.
- Log in met uw eHerkenningsmiddel en klik op: 'Registreer een nieuw account in TenderNed'.

STAP 3: Invullen van contactgegevens

- Vul uw gebruikersnaam en contactgegevens in.
- Verifieer uw mobiele telefoonnummer, door de ontvangen TAN-code in te voeren. Hierdoor kunt u later handelingen in TenderNed bevestigen.

STAP 4: Controleer uw persoonlijke gegevens en accepteer de gebruiksvoorwaarden

Lees de gebruiksvoorwaarden voordat u akkoord gaat en klik op: 'Registreer'.

STAP 5: Activering van uw bedrijfsaccount

Uw bedrijf is nu geregistreerd. 

- Log in op TenderNed.

STAP 6: Invullen van bedrijfsgegevens

Klik op: 'Gegevens' en vul uw bedrijfsprofiel aan. Vul bijvoorbeeld uw rechtsvorm in en de regio waar u werkzaam bent met NUTS-codes.

STAP 7: Uitnodigen van anderen in uw team

U kunt ook collega's of externen uitnodigen om namens uw bedrijf in TenderNed te reageren. Zij moeten dan nog wel met hun eigen eHerkenningsmiddel inloggen en een gebruikersaccount aanmaken.

STAP 8: Verkenning van de mogelijkheden van TenderNed

Ontdek in TenderNed alles wat u nodig heeft voor het reageren op aanbestedingen. Elke aanbesteding heeft een eigen dashboard met taken.

STAP 9: Zoeken naar aanbestedingen en deelname

Via het 'Aankondigingenplatform' kunt u alle aanbestedingen op TenderNed bekijken. Stel een interesseprofiel in bij uw persoonlijke instellingen. U ontvangt een melding bij nieuwe
of gewijzigde aankondigingen die binnen uw zoekopdracht vallen.

Nu bent u klaar om u aan te melden of in te schrijven op een aanbesteding.

Er verschijnt een computer met het logo van TenderNed op het beeldscherm.



ANNEMARIE: Het is in ieder geval helder hoe dat werkt in de eerste stappen. Erno, is het ook mogelijk om bepaalde vragen te stellen in dit proces? Dus tijdens de aanbesteding?

ERNO: Ja. Dat is zeker mogelijk. Als iets inhoudelijk onduidelijk is aan de publicatie of aan de tekst in een aanbestedingsdocument of aan bepaalde eisen dan kunnen ondernemers vragen stellen aan de aanbestedende dienst. In TenderNed kan dat via het dashboard van de aanbesteding. Daar vind je een knop waarmee je een vraag kan stellen.
Als je een vraag stelt, wordt die zichtbaar op het dashboard van andere ondernemers. Dus let goed op met wat je in de vraag plaatst. Als de aanbestedingsdienst geantwoord heeft worden vraag en antwoord zichtbaar op het aankondigingenplatform van TenderNed. Zo zijn alle partijen op de hoogte van de informatie en blijft het proces eerlijk. Daarnaast zijn er vaste momenten waarop een aanbestedende dienst een nota van inlichtingen publiceert. Een nota van inlichtingen is een overzicht van alle vragen en antwoorden. Sommige ondernemers houden de vragen constant in de gaten.
Anderen wachten tot de nota gepubliceerd wordt en gaan dan kijken welke vragen er voorbij zijn gekomen. Zo werkt het.

ANNEMARIE: Heb jij dat al eens gedaan, Ivo?

IVO: Ja, dat doe je eigenlijk altijd. Dus je stelt je vragen op de manier waarop dat moet voor dat platform. Dan komt het in de nota van inlichtingen terecht. Daar lees je ook wat je concurrenten hebben gevraagd en de antwoorden daarop. Dus dat gebruik je eigenlijk altijd.

ANNEMARIE: Dus je stelt altijd wel vragen?

IVO: Eigenlijk wel. Er zijn altijd dingen die je niet snapt of het moet zo'n helder verhaal zijn dat je denkt: nee. Maar eigenlijk is het ook goed om vragen te stellen want dat is de enige manier waarop het kan. Je kan niet iemand bellen, dat mag niet. Het moet eerlijk zijn.

ANNEMARIE: Openbaar blijven, ja.

IVO: Dus dit is de enige manier om vragen te stellen. Daar moet je wel gebruik van maken.

ANNEMARIE: Ja, stel je tactische vragen op een bepaalde manier, of zit er geen tactiek achter?

IVO: Ja, kijk, je kan... Ja, je kan bepaalde dingen niet vragen... omdat je denkt: daar maak ik concurrenten mee wakker. Maar je kan ook zeggen van: Je kunt het beter wel vragen want soms staan er best veel dingen in zo'n nota van inlichtingen en niet iedereen leest altijd die hele nota van inlichtingen goed. Als je echt iets wil weten, vraag het maar gewoon. Dan kom je het tenminste te weten.

ANNEMARIE: Dat is de beste manier?

SANDER: Dat klopt. Aan de inkoopkant waarderen we het ook als er vragen komen. Wel vragen die relevant zijn voor de opdracht of het aanbestedingsproces. Dus tactische vragen. De eerste vraag die gesteld wordt, is: Mogen we uitstel? Dat is een vraag waarvan we zeggen: Waarom stel je die eigenlijk?

ANNEMARIE: Ja, zodat je wijzer wordt of misschien de deadline te krap is?

SANDER: Dan is hij goed om te stellen. Maar stellen om te stellen, nou, liever niet.

IVO: Er zitten heel veel vragen tussen waarvan je van tevoren denkt: dat gaat gewoon niet gebeuren. Veel mensen zijn het met de procedure niet eens en willen de procedure veranderen. Zo'n aanbestedende dienst is heel lang bezig met het maken van zo'n aanbesteding. Soms wel een jaar. Dus als jij het helemaal wil veranderen, dat gaan ze niet doen. Maar als je denkt: dat is niet rechtvaardig of niet handig stel er dan gewoon een vraag over. Kleine dingen kun je best veranderen.
Een voorbeeld: het aantal pagina's dat je mag gebruiken staat er vaak bij. Dat is best wel nuttig, want je wil, als je bijvoorbeeld. Dan mag iedereen maar drie pagina's over een bepaald antwoord Dus je dient het in en je mag maar drie pagina's vullen. Soms denk je: dat lukt niet. Dan vraag je: Mag het in vier of vijf, want ik wil dat en dat en dat. En dat staan ze vaak wel toe.
Dus je moet niet de hele procedure willen veranderen. Als je details wil aanpassen, lukt dat vaak wel.

ANNEMARIE: Je moet kijken: wat is reëel om te vragen van de aanbestedingspartij?

IVO: En je moet goede redenen hebben, dat is belangrijk.

ERNO: De vragen worden anoniem gesteld. Dus je ziet niet wie de vragen stelt, welke andere ondernemer.

ANNEMARIE: Dus in die zin kun je die vragen veilig stellen. Precies. Hoe gaat het dan verder als ondernemer als je besluit je in te willen schrijven?
Wat is dan de volgende stap?


ERNO: Je gaat dus kijken via welk platform de aanbesteding verloopt. Op het moment dat die via TenderNed verloopt kun je de aankondiging waar je je voor in wil schrijven toevoegen aan jouw aanbestedingen. Dan ga je naar het dashboard, dat is een centrale plek waar je alle benodigde informatie vindt  om je in te schrijven op de aanbesteding. Je vindt de stappen die je moet doorlopen, de aanbestedingsdocumenten waarin vaak uitgelegd staat hoe de opdracht tot stand is gekomen hoe je je erop moet inschrijven, welke eisen er gesteld worden. Het is handig om die even door te nemen om te weten waar je aan toe bent. Daarnaast kun je vragen stellen via het dashboard.
En op het moment dat je een stap doorlopen hebt in TenderNed zie je aan de hand van vinkjes hoe ver je bent in de procedure. Aan de hand van een voortgangsbalk kun je dat ook bijhouden. Op het moment dat je je ingeschreven hebt, je hebt de inschrijving verstuurd dan plaats je je offerte en bijbehorende documenten in een digitale kluis. Dan ontvang je een bevestiging dat je je hebt ingeschreven.
En dan...

IVO: Dan is het gewoon afwachten.

ERNO: Dan is het afwachten.

ANNEMARIE: Dan breekt er een spannende tijd aan.

IVO: Ja, precies.

ANNEMARIE: Maar dan zijn die documenten uiteindelijk bij de aanbestedende partij. Uiteindelijk kiest de opdrachtgever een opdrachtnemer. En Sander, wat gebeurt er daarna dan? Hoe weet die opdrachtnemer of ten minste de ondernemer dat hij de opdracht heeft gekregen?

SANDER: Na een beoordelingsproces rolt daar automatisch volgens het proces dat beschreven staat in de leidraad een best scorende inschrijver uit. Een best scorende inschrijver maar ook de partijen die dat niet zijn krijgen een brief waarbij we een voornemen tot gunning aangeven. Dat voornemen tot gunning stelt gelijk een bezwaarperiode. In Europese aanbestedingen is dat 20 kalenderdagen, die bezwaarperiode. En na die 20 kalenderdagen volgt de definitieve gunning.

ANNEMARIE: Dus in principe, als je weet dat je het best scorend bent wil dat niet zeggen dat je het gaat worden want dan is er nog een aantal dagen, 20, 21 dagen?

SANDER: 20 kalenderdagen, dat klopt.

ANNEMARIE: 20 kalenderdagen, die heb je dan om. Die hebben andere partijen om bezwaar te maken tegen de uitslag?

SANDER: Ja, dat klopt. Ja.

ANNEMARIE: Stel dat je als ondernemer denkt: ik ben het niet eens met die uitslag. Dan maak je dus bezwaar. Hoe doe je dat?

SANDER: Je kunt je dan tot een klachtencommissie wenden. In ieder geval is het fair om eerst de aanbestedende dienst te informeren over de klacht. Als je het er niet mee eens bent. Je krijgt geen antwoord van de dienst, of niet voldoende antwoord kun je je melden bij een klachtencommissie. Of bij een commissie van aanbestedingsexperts.
Daar wordt je klacht opgepakt, en dat gedurende die 20 kalenderdagen.

ANNEMARIE: Heb jij wel eens bezwaar gemaakt, Ivo?

IVO: Nee, ik heb nooit bezwaar gemaakt. Dat wil niet zeggen dat we alles wonnen, maar soms verlies je. Ik heb wel eens van tevoren geprobeerd om een anbestedingsprocedure waar volgens mij een fout in zat te veranderen. Omdat, we waren bang dat er te veel partijen met een maximale score zouden eindigen. Soms gaat niet één partij door, maar meerdere partijen. Hier zouden tien partijen door mogen.

ANNEMARIE: Is dan de opdracht te makkelijk? Of is het dat er tien partijen door mogen?

IVO: Je moest dan... Ik wil het niet al te ingewikkeld maken. We zagen daaraan dat...
Je moest met voorbeelden van werk aankomen. En vooral een hoeveelheid werk. Wij dachten: wij kunnen laten zien dat we die hoeveelheid video's in ons geval, hebben gemaakt maar er zijn zeker tien concurrenten die dat ook kunnen. En inderdaad, toen waren er 13 partijen met een maximale score.
Dat had ik al verwacht. En toen werd het loten. Dat is heel onrechtvaardig want al die partijen zijn heel goed.

ANNEMARIE: De opdracht klopte niet helemaal.

IVO: Nee. Maar ze hebben het doorgezet, omdat ze dachten: het wordt geen loten. Toen werd het loten en heeft een andere partij bezwaar gemaakt. Maar die heeft geen gelijk gekregen. Het is gewoon doorgegaan want het stond er wel in. Er gebeurde iets wat niet zo bedoeld was. Daar was iedereen bang voor, maar de aanbestedende dienst niet. Maar uiteindelijk gebeurde het toch.

ANNEMARIE: Een tip voor de aanbestedende dienst.

SANDER: Zeker, we kunnen een hoop verbeteren qua aanbesteden.

ANNEMARIE: Sander, ik ben benieuwd. Is er een verschil tussen Europese aanbestedingsprocedures en de nationale procedure?

SANDER: In een Europese aanbestedingsprocedure heb je die 20 kalenderdagen waar ik het eerder over had, die bezwaartermijn.

ANNEMARIE: Gids Proportionaliteit?

SANDER: Een bijlage op de aanbestedingswet. Hoe je om moet gaan met de richtlijnen in de aanbestedingen. Eigenlijk hoe je redelijk en billijk aanbesteedt.
Een Gids Proportionaliteit geeft aan dat je ook in nationale aanbestedingen dus aanbestedingen die je uitvaardigt binnen Nederlandse grenzen is dat je wel een redelijke en billijke bezwaartermijn moet hanteren. De Gids geeft daar aan ongeveer tussen de zeven en tien kalenderdagen moet er minimaal gesteld worden.

ANNEMARIE: Dus dat varieert bij de nationale procedure dan wel?

SANDER: Dat klopt, ja.

ANNEMARIE: En voor sommige ondernemers kan ik me voorstellen dat het lastig is om aan alle criteria te voldoen die bijvoorbeeld in zo'n aanbesteding staan. Is het mogelijk om... We hoorden dat Ivo dat gedaan heeft. Om samen met een andere ondernemer mee te doen met een aanbesteding? We horen dat het al kan, maar hoe kan dat dan?

SANDER: Ja. Het is niet altijd noodzakelijk om dat alleen te doen. Je kunt gebruikmaken van onderaannemers die jou helpen met de opdracht uit te voeren. Je kunt je ook inschrijven als combinatie. Dus dat je als meerdere ondernemers samen één aanbieding doet. Dat kan.

IVO: Ja, dat heb ik vaak gedaan.

ANNEMARIE: En wat helpt dat voor jou?

IVO: Nou, de allereerste keer dat ik het deed was dat om aan de eisen te voldoen. Je moest een bepaalde hoeveelheid voorbeelden kunnen aandragen en die had ik zelf niet, dus heb ik iemand anders erbij gehaald. We waren toen nog alle twee eenpitters, tien jaar geleden. Daardoor haalden we het wel. Konden we wel de goede hoeveelheid voorbeelden aandragen. Dus het kan je helpen om iets te winnen.
En als je hem eenmaal gewonnen hebt, kun je het werk verdelen. Soms komt er zoveel werk uit een aanbesteding dat het fijn is om...

ANNEMARIE: Spreek je dat van tevoren af? Ik kan me voorstellen... dat het ook wel discussie zou kunnen opleveren. Ik bedoel, hoe goed ken je een partij waar je mee samenwerkt?

IVO: Nou, in ons geval is dat heel goed gegaan. Tien jaar geleden hebben we dat de eerste keer gedaan. En we doen het nu nog steeds. We zitten nog samen in aanbestedingen. Maar dat zou natuurlijk ook mis kunnen gaan.
Maar soms is het nuttig om te doen omdat je anders niet aan de eisen voldoet.

ANNEMARIE: Zijn er eigenlijk specifieke regels als je samen meedoet met een aanbesteding?

SANDER: Niet specifieke regels, maar mijn tip is: kijk vooral in de aanbestedingsdocumenten  welke minimale eisen er gelden voor zo'n onderaannemerschap of een combinatievorming.

ANNEMARIE: En over tips gesproken, inmiddels weten we wat een aanbesteding is. We weten waar we het allemaal kunnen vinden en hoe we dat moeten doen. Zijn er nog tips die wij gemist hebben die jij met ons wil delen, Sander?

SANDER: Legio tips. Een hele berg heb ik er. Dat geldt niet alleen voor ondernemers, maar zeker ook voor inkopers. Eigenlijk geven we als programma Beter Aanbesteden met name inkopers die tips mee. Maak aanbesteden leuk, makkelijker voor de ondernemer, met name de mkb'er. En we geven bij de inkoper,  maar ook bij ondernemers aan dat een aanbesteding eigenlijk wordt gewonnen in de voorbereiding, het voortraject. Dus focus je ook op dat voortraject. Ik heb een aantal tips opgeschreven op een spiekbriefje. Wees vooral even top of mind bij een opdrachtgever. Dus zorg dat een opdrachtgever, gemeente, provincie, waterschap of centrale overheid... weet wie je bent als ondernemer, wat je kunt.
Soms zijn daar ook bedrijvenregisters voor in het leven geroepen waar je je kunt aanmelden als organisatie. Maak daar gebruik van. Maar als je een accountmanager hebt  of andere salesorganisatie zorg dat je de opdrachtgever kent. Wie is de opdrachtgever? Wat wil hij? Wat is zijn behoefte? Wat is zijn missie, zijn strategische doelstellingen? Dat soort dingen. Zorg dat je hem kent.
We hebben het er al over gehad: weet wanneer zo'n aanbesteding gepubliceerd wordt. Hou bij in jouw branche wanneer overeenkomsten sluiten of expireren... zodat je voor jezelf een lijstje kan maken met: wanneer kan ik waarop inschrijven?
Zorg dat je ook van tevoren die tekenbevoegdheid regelt. Die eHerkenning had jij het al over. Zorg dat je dat van tevoren regelt... zodat je niet last-minute meer dingen  hoeft te organiseren in je organisatie. En in de voorbereiding ook zorgen  dat die bewijsstukken geldig zijn op het moment dat je je inschrijft.
Want niks is zo vervelend als op het laatste moment nog bij de KVK te moeten aanbellen... van: ik moet heel snel mijn inschrijving  hebben of gedragsverklaring krijgen.
We weten allemaal hoe lang dat eventueel kan duren en dat zou mis kunnen gaan. Dus die voorbereiding, wees daar alert op. Zorg dat je voorbereid bent op een aanbesteding die mogelijk gaat komen.

IVO: Vooral die laatste, KVK gaat heel snel maar die gedragsverklaring  kan zeven weken duren. Dat kan best even duren.

ANNEMARIE: Dus daar moet je echt op tijd mee zijn.

SANDER: Zorg dat je hem hebt liggen, precies. Tijdens een aanbesteding... We hebben ons ingeschreven, we gaan meedoen. Zoals jij net al uitlegde,  let op die deadlines.
Tegen inkoop in Nederland zeg ik ook altijd: Zorg ook dat je voor jezelf deadlines hebt. Dus zeg niet: Wij zijn net even te laat met onze  gunningsbeslissing. Dat wordt twee weken later. Want dan zit Ivo echt met de fles champagne koud te wachten tot hij de gunningsbeslissing krijgt en dan krijgt hij een mail van:
Het wordt twee weken later. Dus ook aan de inkoopkant geven we de tip: maak van je streefdatum de deadline. En dat geldt dus voor ondernemers helemaal. Deadline is deadline.

ANNEMARIE: Weet iedereen waar hij aan toe is.

SANDER: Eén minuut later is: 'Te laat, jammer je doet niet mee', en dat kan best om flinke bedragen gaan als je te laat bent. En stel vragen. Ivo had het er al over. Als je iets niet weet, stel gewoon je vraag. Als inkoper vinden we dat fijn om te horen. Daar worden we ook wijzer van, daar  wordt het document en proces wijzer van.

ANNEMARIE: Kun je de opdracht ook verduidelijken.

SANDER: Precies. Stel die vraag. En let op de eisen die gesteld worden. Eisen worden niet voor niks gesteld. Dat is eigenlijk de eerste knock-out waar je op nat kan gaan als ondernemer. Dus let daarop. Wat ik vaak in het verleden, tenminste in mijn ervaring teruglas in de aanbiedingen die we kregen, offertes die we kregen dat er heel veel beschreven werd over elementen die niet gevraagd werden. Daar wordt niet op beoordeeld,  maar het kost wel een A4 misschien terwijl je maar vier A4 hebt. Het is zonde om iets op te schrijven wat niet gevraagd wordt. Dus zorg ervoor dat je goed leest  wat er gevraagd wordt.
En stel vooral geen eigen voorwaarden aan een inschrijving. Want dan val je al af. Dat is een knock-out.

ANNEMARIE: Dus echt begrijpend lezen.

SANDER: Begrijpend lezen. Een goede oefening. Terug naar de basisschool, groep acht, begrijpend lezen. Lees wat er staat en doe ook wat er staat. Ook na zo'n aanbesteding is het belangrijk om niet achterover te gaan leunen, maar ga dat evaluatiegesprek aan. Dus vraag je opdrachtgever  of je een aanbesteding mag evalueren. Daar hebben we het eerder over gehad. Kies daarin: doe je dat tijdens de Alcateltermijn, de bezwaarperiode, of doe je dat daarna?
Hoe groot is je klacht? Hoe groot is je bezwaar?
Maar mijn advies: vraag altijd in ieder geval een informeel evaluatiegesprek aan. Daar kun je van leren zodat je het de volgende keer nog beter kan doen.

ANNEMARIE: Ja. Helemaal helder. Heel veel tips. Erno, heb jij hier nog wat aan toe te voegen?

ERNO: Ja, ik heb ook nog een aantal tips. Als je voor het eerst  op TenderNed gaat kijken dan staan er een hoop aankondigingen. Maak dan gebruik van onze zoekfunctie. We hebben een aantal filters  die je kan gebruiken om het makkelijker te maken om relevante aanbestedingen te vinden. Ik hoor wel eens van ondernemers dat ze contact hebben gehad met hun gemeente en hebben gevraagd: Hoe we kunnen we samenwerken? En die gemeente geeft aan: onze opdrachten staan op TenderNed. Dan gaat zo'n ondernemer kijken op TenderNed. Dan kan je bijvoorbeeld filteren op aan- bestedende dienst en jouw gemeente invullen. Dan zie je alleen dingen
van jouw gemeente.
Je kan meerdere gemeenten invullen, een bepaald ministerie of wat dan ook.

ANNEMARIE: Een stuk overzichtelijker.

ERNO: Ja, zeker. Dan kan je het een beetje afbakenen voor jezelf. Er zijn nog andere filters. Je kunt  bijvoorbeeld ook kijken naar de CPV-code. Dat is eigenlijk...

ANNEMARIE: CPV-code, wat is dat?

ERNO: Het staat voor Common Procurement Vocabulary. Het zijn bepaalde standaardtermen die bij het inkopen en aanbesteden gebruikt worden en daarbij...

IVO: Waar jouw werkzaamheden onder vallen, toch? Dat is het.

IVO: Ja, klopt. De aanbestedende dienst gebruikt dat om de aanbesteding in te delen in een categorie. Bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden, zakelijke dienstverlening makelaarsdiensten, dat soort zaken. Of landbouw en veeteelt.

ANNEMARIE: Daar kun je ook op filteren, zodat je meteen ziet welke aanbestedingen open zijn voor jou.

ERNO: Ja, klopt. Als je net begint met aanbesteden,  weet je waarschijnlijk nog niet welke CPV-code voor jou van toepassing is. Dan kan je eerst op onze website naar het overzicht kijken waar alle CPV-codes staan. Je kan ook zoeken naar een CPV-code  in het overzicht of kijken naar aankondigingen die eerder gepubliceerd zijn. Misschien hoor je van een ondernemer in jouw branche dat hij een opdracht heeft gekregen. Dan kan je kijken welke CPV-code in die opdracht opgenomen is. En welke zoektermen daar ook gebruikt werden. Dat kan je gebruiken om te zoeken op ons aankondigingenplatform. Daarnaast kan je  een interesseprofiel instellen.
Op het moment dat je een interesseprofiel  wil instellen in TenderNed heb je daar nog geen eHerkenning voor nodig. Dat kan iedereen gewoon doen. En dat kan jou helpen  om opdrachten te vinden.
Je maakt dan een zoekopdracht aan op basis van filters. Geef daarin aan  waarin jij geïnteresseerd bent en je kan aangeven of je direct als er een aankondiging gepubliceerd wordt die voldoet aan jouw profiel, een bericht krijgt via e-mail of één keer per dag een overzicht van alle aankondigingen van de afgelopen 24 uur. Op die manier kan je ook op de hoogte gehouden worden van relevante aanbestedingen.
Daarnaast hebben we  een hoop openbare data bij TenderNed. We hebben een apart onderdeel op onze website voor analyses waar we dus analyses maken met die TenderNed-data.
Er staat een webinar op over hoe je eenvoudig aan de slag kan gaan met TenderNed-data. Eén van mijn collega's geeft dan aan hoe je via Excel eenvoudig analyses kan maken. Daarnaast publiceren we ook datasets.

ANNEMARIE: Waarvoor zou je die analyses willen maken?

ERNO: We publiceren ook datasets. De openbare aankondigingen van het voorgaande half jaar worden in zo'n dataset opgenomen. En daarin staat bijvoorbeeld  welke partijen de gunning hebben gekregen dus wie de opdracht heeft binnengehaald. Dan kan je als ondernemer kijken: welke onderneming binnen mijn branche heeft een bepaalde opdracht gekregen? Welke CPV-code hoort daarbij? Dat soort zaken.

ANNEMARIE: Dus dat kan je helpen  om wat informatie te krijgen voordat je aan een aanbesteding meedoet. Hoe dat dan werkt, welke partijen er meedoen.

ERNO: Ja, precies.

ANNEMARIE: Helder. Ook weer een heleboel tips. Ivo, heb jij nog wat toe te voegen aan al deze tips? Heb jij nog een soort laatste gouden tip?

IVO: Ja, die heb ik wel. En dat is: laat je niet ontmoedigen. Er komt aardig wat op je af, maar ook als ondernemer kun je het doen. Ook als kleine ondernemer 
kun je meedoen aan aanbestedingen. Het kan je veel werk opleveren.

ANNEMARIE: Ja, jij bent het levende bewijs: je kan af en toe verliezen,  maar je kan ook heel vaak winnen. Dus... Laat je vooral daar ook niet door  ontmoedigen, als je een keertje verliest.
Dank je wel allemaal. Daarmee zijn we aan het einde gekomen van dit webinar.
Heel fijn dat jullie erbij wilden zijn, Sander, Erno en Ivo.
En nog even één laatste tip: kijk vooral even op de website van Ondernemersplein voor meer informatie.
Dank voor het kijken. Heel graag tot ziens.

En ik zou zeggen: heel veel succes met je eerste aanbesteding.