Sylvia start op basis van haar profiel een zoekactie op een maatschappelijk relevant thema.
Bijvoorbeeld informatiehuishouding.
Net zoals bij Google zijn de resultaten te zien in volgorde van beste match.
Als er een match is met de zoekopdracht, maar de informatie is niet op voorhand opengesteld,
dan krijgt Sylvia het bericht wie ze moet benaderen om toegang te krijgen.
Hiermee wordt het need to know principe vanuit de AVG geborgd.
Op basis van de zoekresultaten besluit Sylvia:
of ze niets hoeft te doen omdat het al geregeld is;
of dat ze een stuk moet actualiseren,
dan wel een nieuw stuk moet maken.
Ingeval van een bijgesteld of nieuw stuk, gebruikt Sylvia de documentgenerator
waarmee het document in standaardformulier wordt opgestart.
Sylvia past het document aan, of maakt een nieuw document,
en nodigt rijksbreed collega’s uit om mee te lezen of -schrijven.
Ze werkt in de samenwerkingsomgeving samen met collega’s aan het document,
en waar nodig chat men hierover met de chatfunctionaliteit.
Er wordt dus niet meer via de mail met elkaar gecommuniceerd over documenten,
en wat daarin aangepast moet worden.
Als het document gereed is om de lijn in te sturen,
geeft Sylvia dat aan in de werkomgeving,
en kiest welke vooraf ingerichte afstemmings- en/of besluitvormingslijn wordt ingegaan.
Als het geen standaardlijn is die doorlopen kan worden,
kan Sylvia op basis van een standaard workflow zelf bepalen langs wie het document moet.
Ze krijgt een pop-up scherm met daarin:
de zoekwoorden waarmee het document teruggevonden kan worden;
de naam van het dossier waaraan het document wordt toegevoegd;
de bewaartermijn van het document;
de voorgestelde of mogelijke besluitvormingsprocessen;
en de vraag of het document gepubliceerd kan worden in het kader van de WOO.
Sylvia heeft nu nog de mogelijkheid om alles wat is voorgesteld aan te passen en te accorderen.
Zo houdt ze steeds de controle over wat er gebeurt.
Sylvia krijgt opnieuw een pop-up met daarin een samenvatting van haar keuzes
en het voorstel van het gelakte document,
en waar het gepubliceerd wordt.
Sylvia kan de lakken en de publicatieplaats nog aanpassen
en geeft deze daarna voor akkoord.
Daarmee komt het document beschikbaar voor burgers, journalisten en politici.