We hebben het al gehad over het algemene kader
waarin we deze leergang, deze kennisbytes gegoten hebben,
dus de informatiehuishouding.
Waarbij we begonnen zijn met de inleiding
waarin we verteld hebben over information governance
en hoe je tot een goede informatiehuishouding kunt komen
die op gelijk niveau staat met personeel en financiën.
We hebben het gehad over de mensen
die in de informatiehuishouding een rol spelen,
over de informatieprofessional van nu,
de informatieprofessional van de toekomst
en de medewerkers die in de organisatie aan het werk zijn
en gewoon hun werk doen en daarbij documenten opslaan in zaken.
We hebben het gehad over gegevens en werkprocessen
en nu gaan we het hebben over informatiesystemen.
Dit is een heel kort stukje, maar hou je vast,
want de onderdelen 5 en 6,
wanneer we het hebben over het wettelijk en normenkader,
dat zijn zeer taaie bytes om doorheen te komen.
En dan 7, dat is eigenlijk weer het idee:
'We hebben alles achter de rug. Nu geven we een samenvatting van dat geheel.'
Informatiebeheer.
Informatiebeheer werd heel lang gezien
als het bewaren van informatie voor de lange termijn.
Ik maak hierbij gebruik van materiaal van Erik Saaman van het Nationaal Archief
die een andere definitie van dat informatiebeheer geeft,
waarbij we het eerder hebben nu over het duurzaam toegankelijk maken
en houden van informatie voor nu en voor later.
Dat betekent ook dat we anders aan gaan kijken
tegen de systemen die we gebruiken
om de informatie in op te slaan en toegankelijk te houden.
Informatie is er in alle vormen en systemen,
hebben we in de andere blokjes al gezien.
We hebben informatie in WhatsApp, we hebben tweets,
we hebben de social media in zijn algemeenheid,
we hebben daarbij alles wat ontstaat in mailboxen,
waar we bepaalde systemen voor hebben.
De website, niet te vergeten, waarop heel veel informatie komt
en de nieuwe manieren van informatie publiceren
die we gaan krijgen via PLOOI en via KOOP.
Dan zie je dat er informatie straks zit in alle vormen en systemen
waarbij we onszelf de vraag moeten stellen
of de informatie die in die systemen zit ook archiefwaardig is.
Om een voorbeeld te noemen:
Er is al een website, www.ruimtelijkeplannen.nl.
Alle bestemmingsplannen van alle gemeenten en provincies in Nederland
zijn daarin opgeslagen.
Er is bepaald dat de informatie die opgeslagen is in die website
de enige juiste informatie is en daarop kan een burger zich ook beroepen.
Maar het is geen systeem om informatie te archiveren,
dus we zullen zelf nog onze conditie moeten bepalen
waaronder we de informatie opslaan
en zorgen dat die toch in ieder geval overeenkomt
met wat we hebben opgeslagen in ruimtelijkeplannen.nl.
Datzelfde ga je krijgen met PLOOI natuurlijk, en dat krijg je ook
met informatie die zo meteen toegankelijk wordt gemaakt
en wordt geanonimiseerd/ gepseudonimiseerd.
Je zult het originele document waar de namen van personen op voorkomen,
bewaren in je archief,
maar je zult ook je geanonimiseerde documenten moeten bewaren
om een overzicht te kunnen geven wat je nu eigenlijk geanonimiseerd hebt.
Dus informatie in alle vormen en systemen
krijgen we mee te maken in de nieuwe informatiesamenleving.
Belangrijk daarbij is dat er nu geen afdeling is die het totaaloverzicht heeft
en dat we dat als informatieprofessional nu juist zo nodig hebben.
Dat we weten welke gegevens er zich bevinden, in welke systemen,
hoelang de informatie in die systemen bewaard moet worden
en hoe die vernietigd kan worden op het moment dat die niet meer nodig is.
Dus wat er gebeurt met de gegevens als de bewaartermijn is verlopen,
wie ervoor zorgt dat de gegevens worden verwijderd,
op welke manier en volgens welke procedures,
die rechtsgeldig zijn en die ook gecontroleerd worden,
wie aan de bel trekt als de procedures niet worden gevolgd
en wie het totaaloverzicht heeft.
Dat totaaloverzicht hoort dus eigenlijk een chief information office te zijn
of een groep informatieprofessionals.
In welke vorm die dan ook wordt samengesteld,
maar die weten in welke systemen welke informatie is
en welke software wordt gebruikt, welke informatiebestanden eruit voortvloeien
en wat de termijnen zijn die daaraan gekoppeld zijn.
Was het in het verleden zo dat we erover spraken
'we moeten een document- managementsysteem hebben
en de informatie die daar op een gegeven moment in zit
die wordt beoordeeld op bewaren/vernietigen
en wat bewaard wordt, wordt opgeslagen in het e-depot',
zie je dat nu eigenlijk de bewaring van de informatie
en het gebruik van informatie verplaatst wordt
naar de digitale werkomgeving die we met z'n allen gebruiken.
Daarbij is het... Als je de informatie eenmaal in een systeem hebt zitten,
kun je niet met z'n allen... of kun je niet die informatie
zomaar zonder problemen overzetten naar een ander systeem.
De ervaring leert dat heel vaak de gegevens daarvoor voor de gebruiker,
de directe gebruiker die de informatie heeft aangemaakt en opgeslagen
in het eerste systeem
dat die geen weg weet in het systeem waarin de informatie is opgeslagen.
Dat is ook het grote probleem met de e-depots op dit moment.
Er zit wel informatie in een e-depot, maar de oorspronkelijke gebruikersgroep
moet weer via een speciale weg naar dat e-depot komen.
Handmatig verplaatsen belast medewerkers,
dus daar moeten we in ieder geval niet aan gaan denken.
Automatisch koppelen van informatie van het ene systeem naar het andere
is duur en onderhoudsgevoelig. We hebben daar ervaring mee opgedaan
met allerlei systemen die gebruikt worden, die hun documenten opslaan
in het documentmanagementsysteem,
maar de metadata in een ander systeem hebben vastliggen.
Als een van die twee systemen verandering ondergaat,
loop je het risico dat daardoor de koppeling het niet meer doet
en dat je dus weer reparatie- werkzaamheden moet laten verrichten
door één of beide leveranciers.
Een deel van de informatie wordt vergeten of raakt aangetast.
Dat komt vaak voor in de digitale werkomgeving,
dat verplaatsen niet toegankelijk is voor andere gebruikers.
Als je materiaal van het ene systeem overzet naar het andere,
dan heb je een tussenperiode waarin het kan zijn
dat de informatie niet toegankelijk is.
En na verplaatsen zie je de mindere toegankelijkheid vanuit het werkproces,
dat heb ik zojuist al benoemd.
Een alternatief is, en dat alternatief, dat zal steeds vaker worden gebruikt,
dat we informatie gaan beheren bij de bron.
En dat betekent eigenlijk dat we het informatiebeheer opnieuw gaan inrichten.
Dat we by design archiving gaan inrichten.
Dus dat we al wanneer we een systeem aanschaffen,
bekijken hoe de informatie in dat systeem wordt opgeslagen,
welke metadata daarvoor worden gebruikt om die informatie terug te vinden
en hoelang de informatie in het systeem blijft zitten
en dat die ook werkelijk uit het systeem gehaald kan worden
met de metadata die erbij horen.
Privacy by design, ethics by design, beveiliging by design
zijn allemaal woorden die op dit moment opkomen
wanneer we denken aan nieuwe systemen
en de opslag van gegevens, de opslag van informatie
moet zo geautomatiseerd mogelijk plaatsvinden
dat een medewerker in een werkproces er zo weinig mogelijk hinder van ondervindt.
Dus niet dat hij een veld of scherm door moet met 40 velden bijvoorbeeld
voordat ie alle metadata heeft vastgelegd.
Nee, zo geautomatiseerd mogelijk moet dat gebeuren.
Als we dat niet doen, krijgen we hetgeen wat je hier op dit plaatje ziet.
We kunnen heel veel designen, maar als we daarin niet werken
aan de hand van de gebruiker
en de manier waarop de gebruiker bepaalde systemen toepast,
dan zullen we zien dat die gebruiker hazenpaadjes gaat maken
en zelf zijn informatie toegankelijk houdt.
We hebben het daar over gehad,
bijvoorbeeld toen we het ook hadden over de ervaring die mensen meebrengen
in het gebruik van SharePoint- en Microsoft-toepassingen.
Als we niet die ervaringen gaan gebruiken,
dan krijgen we het probleem dat mensen zeggen:
'Dat systeem kan me wat.
Het kost me veel te veel tijd om informatie op te slaan.'
Een voorbeeld wat we heel vaak hebben gezien in organisaties
is dat documenten in pdf worden opgeslagen in een systeem
en dat de enige manier waarop je ze in het systeem kunt vinden,
is door een nummer terug te vinden.
Daar zit een groot probleem,
want wat je dan krijgt is een dossier dat alleen maar bestaat uit nummers,
maar je hebt niet de namen van de documenten daarin opgeslagen.
Nou, dan loop je echt tegen een bepaald probleem aan.
We zien ook bij het samenwerken dat zich nieuwe trends ontwikkelen,
maar dat we wel dezelfde uitdagingen blijven houden
als informatieprofessional.
Traditioneel werkten veel organisaties
met mappenstructuren op netwerkschijven.
Je ziet dat er nu weer een pleidooi is vanuit Microsoft zelf,
en ik kan daar de documenten voor aandragen,
als je daar behoefte aan hebt, dan kan ik ze op de leeromgeving zetten.
Een pleidooi om toch weer meer in mapjes te gaan werken,
om documenten te bundelen, om gegevens te bundelen.
Het maakt niet uit, het kunnen foto's, tekeningen, kan alles zijn
wat je opslaat in mappenstructuren.
Meer en meer organisaties schakelen over op Office 365
of andere cloudgebaseerde platforms en dat betekent dat je gebruikersinterface
ook via SharePoint en Teams zal gaan lopen
en ik zie dat heel weinig informatieprofessionals
zich echt in alle mogelijkheden van SharePoint verdiepen,
terwijl het wel heel belangrijk is
om te weten hoe je recordsmanagement in SharePoint gestalte kunt geven.
Hoe kun je ervoor zorgen dat een dossier wat is afgehandeld,
dat je dat bevriest
en dat het bijvoorbeeld in het Records Center terechtkomt van Microsoft?
Dat soort voorbeelden, daar moeten we veel meer aandacht aan gaan geven.
En ook hier is er behoefte aan oplossingen
voor het beheer van een digitale omgeving
en voor het opzetten van informatie.
En die kennis zou moeten komen vanuit de informatieprofessional
die dit soort zaken toegankelijk gaat maken
en die kennis gaat overdragen over het archiveren
en het toegankelijk maken aan de hand van gegevens.
Microsoft 365. Het is overal in de organisatie aanwezig,
dus de licenties zijn er al
en dat is ook een voordeel
ten opzichte van allerlei systemen die je daarnaast gebruikt.
Je hebt al een aantal licenties, dus ga je met elkaar met Microsoft 365 werken,
dan heeft dat voordelen, want je hebt die andere software niet meer nodig.
Dus je kunt komen tot een grote softwarerationalisatie,
als je maar denkt aan de afspraken die je in je organisatie moet gaan maken
om te zorgen dat mensen hun informatie gemakkelijk kunnen terugvinden.
Belangrijk is dus om te weten op een centraal niveau
waar de informatie zich bevindt, door wie de informatie is aangemaakt,
welke gegevens zijn aangemaakt,
wanneer dat is gebeurd en hoe ze toegankelijk zijn gemaakt
het liefst met duidelijke metadata.
Daar komen we straks, als we het hebben over de wet- en regelgeving,
nog op terug.
E-depot volgens het Open Archival Information System, ofwel ISO-14721.
Wat hier belangrijk in is,
is dat je aan de ene kant die producentenkant hebt,
degene die de informatie maakt en die de informatie aanbiedt
aan dat e-depot om het in op te slaan.
Dat betekent dat het e-depot de informatie zal opslaan
volgens de manier waarop het door de producent wordt aangeleverd.
Maar aan de andere kant heb je de consument
en we weten nog niet wie die consument in de toekomst gaat zijn.
Eén van de consumentengroepen waar we mee te maken hebben,
zijn de producenten, dus we zullen in ieder geval moeten zorgen
dat die producent de informatie altijd kan terugvinden in dat e-depot.
De vraag die je bij een e-depot kunt stellen overigens
is of je het nog nodig hebt voor de meeste gegevens.
Eigenlijk zou de doelstelling moeten zijn
om alleen de blijvend te bewaren informatie
die je niet in de systemen kunt handhaven en die je openbaar wil maken,
om die toegankelijk te maken via een e-depot
en alle andere informatie te houden in de systemen
waar ze op dat moment worden bijgehouden.
Dat betekent bijvoorbeeld je personeelsdossiers
in je personeelsinformatiesysteem,
je vergunningendossiers in je vergunningensysteem,
je financiële gegevens in je financieel systeem
en niet over te brengen naar een e-depot.
Niet meer dan wat uiteindelijk nodig is om blijvend te bewaren.
Belangrijk hierbij is dat je in ieder geval
vanuit een centraal niveau dat overzicht houdt.
Ik heb het al zo vaak gezegd
in de verschillende blokjes die we tot nu toe gehad hebben.
Zonder overzicht is geen beheer mogelijk,
dus het is nodig dat de informatieprofessional
zorgt voor het overzicht in welke systemen welke informatie zich bevindt,
wie de gebruikers zijn
en wanneer de bewaartermijn van de informatie verlopen is.
Concluderend:
Belangrijk is dat we als overheid gaan inventariseren
welke informatiesystemen we hebben,
welke gegevensbestanden er uit die informatiesystemen voorkomen
en wie de gebruikers zijn op dit moment
en waarvan we denken wie de gebruikers in de toekomst zullen zijn.
Samen met de gebruikers bekijken
wat eenvoudiger, sneller goedkoper en beter kan.
Ik heb dit altijd tot doelstelling van mijn werk gemaakt
dat ik in organisaties aan het adviseren ging met de vraag:
wat kan er beter, sneller, eenvoudiger en goedkoper?
Eigenlijk het lean maken van het werkproces.
Alleen wat ik daaraan toegevoegd heb, is het keen maken van het werkproces,
het zorgen dat het zo slim mogelijk uitgevoerd wordt, lean en keen.
Werk toe naar een verregaande automatisering van de werkprocessen,
uitgaand van de website waarin je gebruikmaakt van een webformulier
en waarin je het webformulier ziet als trigger van een bepaalde zaak,
een aanvraag die afgehandeld moet worden,
en hou in gedachten dat die opslag van informatie in de loop der tijd
een steeds groter probleem gaat worden.
Kijk maar bijvoorbeeld
naar hoe de energierekeningen op dit moment oplopen.
Dat zal wel met pieken en dalen gaan,
maar hoe meer wij gebruik gaan maken van elektriciteit,
hoe meer er beslag wordt gemaakt op het schaarse middel elektriciteit
en hoe moeilijker het gaat worden om je informatie toegankelijk te houden.
En bekijk je informatiehuishouding als één geheel
van de gegevens vanaf het moment van ontstaan,
dus vanaf het prille begin van het werkproces
tot het moment waarop de informatie is weggegooid.
Dat zijn de conclusies die we trekken
wanneer we het hebben over informatiesystemen op dit moment.
Dan gaan we zo meteen over naar het volgende blokje, de wet- en regelgeving.
Dit was het blokje wat ging over de informatiesystemen
en daarmee hebben we nu eigenlijk de informatiehuishouding
voor een belangrijk gedeelte al gehad.
We hebben gekeken naar de information governance zoals die is vormgegeven
als onderdeel van de governance in de organisatie.
We hebben gekeken naar de mensen die in de organisatie aan het werk zijn
en de informatieprofessionals,
zowel vanaf 2030 als de periode die we nog nodig hebben om tot 2030 te komen.
We hebben gekeken naar de gegevens en de werkprocessen
die in de organisatie plaatsvinden
en we hebben nu gekeken naar de informatiesystemen.
Eén belangrijk onderdeel hebben we nog niet gehad
en dat is de wet- en regelgeving.
Dat zijn de blokjes 5, wanneer we het hebben over de wetgeving,
en blokje 6, wanneer we praten over het normenkader wat al is vastgesteld
en de hulpmiddelen, de handreikingen die daar al uit zijn voortgekomen.
Want er is nog hoop om deze hele situatie op een goede manier vorm te geven.