We zijn aangekomen bij de derde kennisbyte
over de informatiehuishouding. We gaan het hebben
over gegevens en werkprocessen.
Zoals je ziet, heeft de levende plant me nog niet opgegeten.
We hadden daar eigenlijk een goudvis gewild die wat heen en weer zwom,
maar daarvan vond de regie dat dat misschien de aandacht zou afleiden
en dat jullie naar die goudvis zouden kijken
in plaats van naar het verhaal luisteren, dus dat hebben we niet gedaan.
Gaat allemaal nog goed. We zijn bij blokje 3.
Na de gegevens en werkprocessen
gaan we het hebben over de informatie- systemen die er op dit moment zijn,
over het wettelijk kader, het normenkader en waar te beginnen.
Dat is het laatste onderdeel.
Je zult zien dat er heel veel herhaling in deze blokjes zit,
maar dat komt ook echt omdat we met die herhaling
jullie willen doordringen van het feit dat er echt iets moet gaan gebeuren.
Maar dat weet je allemaal al wel.
Eigenlijk krijg je iedere keer een bevestiging:
'We zitten op de goede weg' of: 'We moeten nog heel veel doen'.
De informatiehuishouding, gegevens en werkprocessen,
dat is het volgende onderdeel,
omdat een informatiehuishouding uit een aantal onderdelen bestaat.
Bestaat uit de mensen die de werkprocessen uitvoeren,
de gegevens die je in de werkprocessen opslaat, de werkprocessen zelf,
de informatiesystemen waar de werkprocessen in worden opgeslagen,
waar de informatie in wordt bijgehouden
en de procedures en wetgeving die we gebruiken om ons werk te kunnen doen.
We gaan even terug naar 1960, een hele tijd geleden, maar...
Nou, 1970 ongeveer. Toen ben ik begonnen met werken,
maar in de jaren 60 begonnen we eigenlijk in kantoren...
Als je dan kijkt naar de manier waarop de informatie toen werd bijgehouden,
dan hadden we archiefkasten en daarin werden de documenten opgeslagen.
Die archieven, die waren over het algemeen compleet
en de reden daarvan was dat ambtenaren
nog hun documenten met de hand schreven
of met een handschrijfmachine. Dan gingen ze naar een typkamer toe.
In de typkamer werd het document in het net uitgetikt
en er werden een aantal kopieën gemaakt.
Eén kopie was altijd voor het archief.
Die documenten gingen ook dezelfde dag van verzending
naar de archiefafdeling toe en werden de dag daarna opgeborgen
zodat het bakje weer leeg was voor de post die de dag daarna zou komen.
De dossiers waren altijd op orde.
We hadden dus een behoorlijke informatiehuishouding,
in veel organisaties toch,
waar een archiefmedewerker of een medewerker post- en archiefzaken,
zoals die ook wel werd genoemd, aan het werk was.
Daar werden de archieven redelijk bijgehouden.
Daar moeten we wel een kanttekening bij maken,
want ongeveer 30% van de informatie die werd opgeborgen
werd opgeborgen in de verkeerde dossiers.
Dus er is altijd een kanttekening te maken
bij dit soort generalismen die we uitspreken.
In 1970 zie je de opkomst van de kopieermachine
en vanaf dat moment beginnen mensen in de organisatie
zelf documenten op te slaan,
want wat is er eenvoudiger dan een document te kopiëren
en die kopie in een eigen werkmap op te slaan?
Dus je ziet dan al dat er verdubbeling van informatie begint te ontstaan.
Dat geeft op zich niks,
wanneer zo'n werkmap wordt weggegooid wanneer het werk gedaan is.
Maar je zag ook dat originele documenten in de werkmappen
begonnen opgenomen te worden
en dat er dus een mix begint te ontstaan:
wat zijn nou kopieën en wat zijn originelen?
In 1980, bij de opkomst van de pc,
zie je dat er steeds meer informatie in de pc blijft hangen,
of op floppydisks of van die harde schijfjes terechtkomt.
En in archiefbewaarplaatsen
of in ruimtes waar zo hier en daar wat archief wordt weggezet
wat niet meer nodig is, kom je ze nog wel tegen.
Bakjes met floppy's of met ander materiaal waarbij gedacht wordt:
'Dit zou weleens heel belangrijk kunnen zijn om toch nog te archiveren.'
De meeste van deze documenten vind je toch wel terug
in de officiële archieven, maar je weet maar nooit.
Je ziet dat met de opkomst van de pc en de opkomst van de kopieermachine,
dat het lichtblauwe gedeelte, de beheerde informatie, kleiner wordt.
De grip op de informatievoorziening die raakt de organisatie kwijt
en de DIV-afdeling ziet dat er wel schaduwarchieven ontstaan,
maar meestal zeiden DIV-afdelingen in die tijd:
'Wat wij niet krijgen, dat kunnen we ook niet beheren
en wat jullie zelf beheren, daar bemoeien wij ons niet mee.'
En zo zie je eigenlijk al dat steeds meer informatie onttrokken wordt
aan de officiële dossiervorming.
Kijk je naar 1996 en daaromtrent,
dan zie je de opkomst van Google en van de e-mail,
waarbij je ziet dat heel veel informatie in de e-mailbox blijft hangen.
En ga maar eens kijken bij je eigen secretaresse
hoeveel e-mail,
zij of hij, ik moet eigenlijk zeggen secretariaatsmedewerker,
hoeveel e-mail hij of zij in zijn of haar mailbox heeft zitten.
Dat zijn gigantische hoeveelheden.
En als ik dan vraag: waarom heb je dat op deze manier opgeslagen?
Dan is het antwoord steevast: 'Omdat het zo handig opzoekt,
want ik kan opzoeken op naam van een persoon,
ik kan opzoeken op onderwerp, ik kan op datum opzoeken.'
En vaak is het zo dat een secretariaatsmedewerker
een bericht eerder heeft gevonden dan de informatieprofessional
die zichzelf moet wurmen door allerlei dossiers met metadata
en alles wat daarmee samenhangt.
Maar ook dit is weer een constatering die ik zelf heb gedaan
en waar ik geen afdoende bewijs voor heb dat ik kan zeggen
'het is gebaseerd op een bepaalde studie'.
In 2021 zie je dat de beheerde informatie nog op heel andere plaatsen terechtkomt.
Om een voorbeeld te noemen: Ik heb bij een ziekenhuis
een onderzoek gedaan naar de manier van besluitvorming
en de besluitvorming bleek volledig opgenomen te zijn in WhatsApp.
En wat je dan ziet is dat WhatsApp...
Daar wordt een besluit genomen, 'we gaan dit doen'.
Dat besluit dat wordt medegedeeld aan de organisatie,
maar er is geen verslaglegging
en heel veel van deze informatie kan wel belangrijk zijn
wanneer het bijvoorbeeld gaat over een overschrijding van 25 miljoen
bij de bouw waar bij dit ziekenhuis sprake van was.
Je ziet dus dat steeds meer informatie zichzelf gaat bevinden
in andere systemen, op andere plaatsen
dan waar je in eerste instantie aan denkt op het moment dat je zegt:
'We hebben een informatiehuishouding,
we hebben daar systemen voor en daar zit de informatie in.'
Een informatiehuishouding is daarom veel groter dan gedacht.
En eigenlijk moeten we bij informatiehuishouding
denken aan elke telefoon die gebruikt wordt in een organisatie,
aan elke e-mailbox, aan elk persoonlijk domein wat medewerkers bijhouden,
aan alle systemen die in de organisatie gebruikt worden,
alle procesapplicaties, aan alle koppelingen met informatie van buiten,
alle mensen die de informatie gebruiken en alle gegevens die worden bijgehouden.
De informatiehuishouding is enorm groot en die wordt doorgaans meegenomen,
daar wordt architectuur voor opgezet.
Maar in die architectuur, als je daar goed naar gaat kijken,
wordt uitsluitend nagedacht over de systemen die aangeschaft zijn
en die na een bepaalde tijd vervangen moeten worden.
Dus je weet wel in welke systemen welke informatie zit,
maar er is niemand die bekijkt welke informatie dubbel aanwezig is,
of driedubbel, of in welke bestanden de informatie zit
die gebruikt wordt voor verantwoording en bewijs
en die op dit moment niet veilig is gesteld.
Dat betekent dat alle informatie die kan dienen voor bewijs en verantwoording
en hoe bepaalde werkzaamheden zijn uitgevoerd,
behoort tot de informatiehuishouding.
En als je dat doet en je gaat met die gebruikers in gesprek:
'Hoe ga jij dit project archiveren en hoe kunnen we er zeker van zijn
dat je jezelf kunt verantwoorden op de momenten dat het nodig is?
Hoe kunnen we zorgen dat we verdubbeling van informatie tegengaan?
Dat we samenwerken met elkaar om de informatie toegankelijk te houden
en om een bibliotheek aan documenten up-to-date te houden?'
Dan kom je heel snel uit op systemen die heel gebruiksvriendelijk moeten zijn.
Informatieoverload, enorm veel informatie.
We zijn van schaarste, van dat ene document,
die ene brief die door de typkamer werd getikt en die in het archief werd gestopt,
zijn we gegaan naar een enorme overvloed van informatie.
En steeds meer digitale informatie wordt opgeslagen in allerlei systemen,
op allerlei plaatsen en kan op elk moment opduiken binnen en buiten de organisatie,
afhankelijk van de verstuurder, met goede of kwade bedoelingen.
We hadden het zojuist over dat overschot aan informatie
en waarom het zo nodig is om informatie op tijd te gaan vernietigen.
Dat kun je ook zien aan de jarenlange cyclus die gaande is
waarbij achterstanden in de papieren dossiervorming worden weggewerkt.
Je ziet het in de tien miljoen documenten
waarvan ik van een grote gemeente weet dat die digitaal aanwezig zijn,
waarvan ze niet meer weten hoe dat te sorteren en te ordenen.
En je ziet het in heel veel organisaties. Hier is wel een studie van gedaan
en dat is het databerg-onderzoek,
waarin gekeken wordt naar de dark data in de organisatie
die niet het topje van de ijsberg is.
Onderzocht is, bij 500 bedrijven in Amerika, Europa en Azië
welke informatie nu eigenlijk kritiek is voor de uitvoering van de business.
En dan komt men uit op 12% ongeveer wat kritische informatie is.
Alle andere informatie 23% is overbodig, overtollig en trivial.
Trivial is dat we eigenlijk niet meer weten welke informatie het is.
Dan praat je bijvoorbeeld over e-mailboxen
die nog steeds bewaard worden van mensen die al lang weg zijn
of systemen waarvan de gegevens nog steeds aanwezig zijn,
maar ICT nooit de opdracht heeft gekregen om ze te vernietigen.
Dat zijn enorm veel gegevens die aanwezig zijn,
waarvan we eigenlijk zonder bezwaar deze gegevens kunnen weggooien.
Informatiehuishouding moet je beheersen
door systematisch processen vast te leggen,
door rollen, taken en verantwoordelijkheden
vast te leggen in de organisatie,
door te zorgen dat de informatiehuishouding
een goede geheugenfunctie heeft en dat er een proces komt
van evalueren, monitoren en waarderen van informatie
waarbij we steeds kijken: heeft deze informatie nog een doelbinding
of moet of mag deze informatie vernietigd worden?
En daar hebben we een nieuwe informatieprofessional voor nodig
die in de organisatie een belangrijke, belangrijker, rol moet gaan spelen
dan de archiefverzorger of medewerker archiefbeheer die er op dit moment is.
Om een voorbeeld te geven:
We denken, of dat was de gedachte eigenlijk tot een paar jaar geleden,
dat we elke organisatie een document- managementsysteem nodig had,
of een zaaksysteem,
waarin alle informatie die in de organisatie omgaat,
zou worden opgeslagen.
Nu is er uit 2018 een rapport van de Erfgoedinspectie,
'Wel digitaal, nog niet duurzaam'
waarin wordt aangegeven, en lees eventjes mee,
dat medewerkers nogal eens buiten dat DMS om blijken te werken.
Dit blijkt uit eerdere inspecties van de Erfgoedinspectie
en ook uit onderzoek gedaan
in het kader van het programma Rijk aan Informatie.
33% van de medewerkers van de departementen
is ontevreden over het DMS
en voor 87% van de medewerkers is de netwerkschijf
een belangrijk alternatief om documenten op te slaan.
En wat doet de informatieverzorger of informatieprofessional?
Die zegt in de organisatie heel vaak:
wat niet in het documentmanagementsysteem zit,
daar kan ik geen verantwoordelijkheid voor nemen.
Maar wie neemt dan de verantwoordelijkheid
voor alles wat buiten het systeem aanwezig is?
Als je praat over information governance en informatiehuishouding,
dan horen daar toch juist die informatie- professionals zich op te richten?
Die horen dat toch te signaleren,
dat veel informatie op een andere manier toegankelijk is
en die horen eigenlijk die manier van opslag te gaan gebruiken.
Waar we ook naartoe gaan, dat is dat als een zaak deels te automatiseren is,
er webformulieren voor ontwikkeld zullen worden.
Je ziet nu al veel organisaties daarmee experimenteren met goed gevolg.
Dus: ik ben een inwoner van de gemeente Goes.
Ik wil een pand verbouwen.
Dan kan ik eigenlijk de hele voorbereiding van de bouwvergunning
in een formulier verwerken, bijlage erbij,
stuur ik op naar de gemeente en als ze me nodig hebben
dan hoor ik het wel of dan komt er wel iemand kijken:
'Ga je inderdaad op deze manier je verbouwing laten plaatsvinden, ja of nee.'
Volgende stap is dat je zoveel mogelijk werkprocessen
volledig geautomatiseerd gaat uitvoeren en dat zal ook gaan gebeuren.
Heb ik een aanvraag voor een elektrische auto bijvoorbeeld
en ik wil daar subsidie voor hebben,
kan ik daar een aanvraag voor indienen bij een ministerie,
ik bedenk maar wat, maar daar zou ik een algoritme voor kunnen bedenken
dat als ik voldoe aan bepaalde voorwaarden,
dat op dat moment de subsidie wordt verleend.
Zo gaat het op dit moment al met monumentensubsidies.
In maart kun je daar op een bepaalde dag een aanvraag voor indienen
en halverwege de dag zijn alle subsidies al vergeven,
want dan is de subsidiepot leeg en de aanvragen zijn al behandeld.
Dat zijn ontwikkelingen waarin je ziet
dat er kantoorautomatisering begint te ontstaan
die geleidelijk delen van werkprocessen of hele werkprocessen gaat overnemen
en dat gebeurt met algoritmen en dat is ook de reden
dat we die algoritmen goed in de gaten moeten houden
of ze wel eerlijk zijn en dat er niet hele rare regeltjes in zijn opgeborgen.
De gemeente Amsterdam heeft al een algoritmeregister
wat je kunt raadplegen via de website van de gemeente.
Goed.
Kies als uitgangspunt, even terug naar het onderwerp,
kies als uitgangspunt eenvoud in archiveren.
Maak het archiveren voor de gebruiker, voor de proceseigenaar
zo eenvoudig mogelijk en zorg voor overzicht.
Dat je weet als centrale afdeling waar je informatie is,
welke systemen er gebruikt worden voor het archiveren,
hoelang de informatie daarin moet zitten, wanneer je 't vernietigt, op welke manier.
Dus zorg dat informatie eenvoudig kan worden opgeborgen,
dat het eigenlijk geen extra handeling is voor een medewerker,
dat het automatisch gebeurt.
Wat bijvoorbeeld in SharePoint vaak al gebeurt:
Je werkt samen aan het document, het document is vastgesteld
en je bevriest het op dat moment:
dat de informatie eenvoudig kan worden teruggevonden,
dat bewijs en verantwoording mogelijk wordt gemaakt,
juridische problemen worden voorkomen
en eigenlijk de verdediging in de rechtszaak vereenvoudigd wordt
en dat je eigenlijk de informatie op tijd veiligstelt
en op tijd weet: 'nu is de zaak afgehandeld.
Dat betekent dat ik de informatie in de zaak nog zo lang moet bewaren
en nadat die bewaartermijn verlopen is,
moet ik nog aan de proceseigenaar vragen:
kan dit weggegooid worden, ja of nee?
Kan het niet weggegooid worden, wat is dan de reden om het langer te bewaren?
En dan doen we dat op die manier.' Dus samen met die gebruiker.
Om een voorbeeld te geven van eenvoudige regels,
dit zijn regels die opgesteld zijn door de samenwerking met een gemeente.
Nee, twee gemeenten.
Voor de gemeente Amsterdam hebben we dit gemaakt als VHIC.
We geven mensen een A4'tje waarop de tien gouden regels
voor het archiveren worden aangegeven.
Niet alleen dat papiertje wordt gegeven, er wordt ook in 'n werkoverleg besproken:
Hoe gaan we dat archiveren vormgeven?
Start tijdig met dossiervorming. Geef het dossier een goede naam,
waardoor je het dossier kunt onderscheiden van andere dossiers.
Zorg voor compleetheid van het dossier.
Geef de bestanden begrijpelijke namen waar je de gegevens onder wegzet.
Werk steeds vanuit het dossier,
vergeet e-mails niet en als je klaar bent, rond dan de zaak af.
Een van de zaken die we bijna in iedere organisatie tegenkomen,
zijn duizenden, zo niet tienduizenden brieven die niet zijn afgehandeld
en niet zogenaamd zijn gearchiveerd
en waarin je dus op dat moment niet kunt aangeven
tot welke zaak ze horen of hoe je ze moet opslaan.
Om dat overzicht te krijgen, wat je zojuist met grote letters zag staan,
maak je een informatieplattegrond.
De informatieplattegrond, oftewel, zoals het genoemd werd in de regeling 2011,
een goede en geordende staat, een documentair structuurplan.
Eigenlijk wat je met je afdelingen gaat afspreken, is:
Waar gaan jullie je informatie in opslaan?
Stel dat zo'n afdeling zegt: wij willen dat doen op 'n gemeenschappelijke schijf
of we willen dat doen op een SharePoint-site,
dan ga je overleggen. Als jullie die SharePoint-site gaan gebruiken,
dan is dat je 'single point of truth', je SPOT.
Dit is de manier waarop we met elkaar afspreken:
'Hier wordt de informatie opgeslagen en dat gaan we op deze manier doen.'
Dus overzicht van de bestaande informatie,
overzicht van waar de informatie in welke sites wordt opgeslagen,
overzicht van de systemen die daarvoor gebruikt worden.
En zo krijg je als centrale afdeling, als informatieprofessional,
inzicht in het totale beheer van de organisatie.
Je ziet ook meteen wanneer er mensen informatie opslaan
in een specifieke procesapplicatie
en tegelijkertijd op een gemeenschappelijke schijf.
En je kunt die afdeling daarmee confronteren en zeggen:
'Welke keuzes maken we nou? Hoe gaan we die informatie nou
echt officieel goed opslaan, zodat het in goede geordende staat komt?
Een hulpmiddel voor zo'n DSP is er voor gemeenten,
voor de onderwijssector, voor water- schappen, voor de veiligheidsregio's,
dus voor verschillende instanties is het er al.
Dat is het Documentair Structuurplan wat behandeld wordt of bijgehouden wordt
onder een centrale redactie door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten,
waarin een overzicht is van alle werkprocessen
die in de organisatie worden uitgevoerd,
welke informatiebestanden er uit die werkprocessen voortvloeien,
welke zaken er in die werkprocessen worden afgehandeld,
hoe de archivering plaatsvindt,
wat er in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
aan persoonsgegevens aanwezig is in die zaken.
Dus al die gegevens worden centraal bijgehouden
door één afdeling die zorgt voor het totale informatiebeheer,
het totale overzicht over de informatiebeheer.
Dit is een model wat ook bruikbaar is voor zbo's en voor ministeries.
Samengevat:
Wat je dus zou moeten doen
wanneer je je informatiehuishouding op orde wil brengen,
is in eerste instantie zorgen dat je overzicht krijgt welke informatie er
op welke plaatsen aanwezig is en wat zijn de officiële dossiers
waar we op dit moment gebruik van maken?
Zit het in meerdere systemen? Maak dan met die gebruiker afspraken:
'Dit wordt het systeem waarin we archiveren
en het andere systeem gebruiken we niet meer.
Dus je mag wel informatie in je persoonlijk bestand hebben,
maar dat is ook een persoonlijk bestand, dat gooi je ook weg na verloop van tijd.
Het is niet zo dat je vanuit je persoonlijke bestand,
vanuit je OneDrive, aan mensen toegang gaat geven tot jouw OneDrive-dossier
en daar je OneDrive-dossier afsluit,
waarbij het niet in de totale informatie- huishouding wordt meegenomen.
Zorg voor dat overzicht. Sluit het papieren tijdperk af.
Bijna iedere organisatie heeft dat al gedaan,
maar het betekent ook
dat je een vervangingsbesluit zult moeten hebben in veel gevallen
en je ziet dat dat nog niet geregeld is voor alle systemen
die op dit moment in gebruik zijn bij een organisatie.
Heb je bijvoorbeeld voor je financieel systeem een vervangend besluit?
Of als er alleen maar digitale documenten in komen,
heb je dat niet meer nodig.
Maar je personeelsinformatiesysteem, is dat archiefwaardig?
Dus ga kijken of de systemen archiefwaardig zijn.
Bekijk of de software die je hebt en de databases nog waarde hebben.
Hebben ze geen waarde? Neem dan contact op met ICT
en zorg met de gebruikers samen, want die mag ik natuurlijk niet vergeten,
zorg dat die informatie vernietigd wordt
en dat er afscheid genomen wordt van die informatie.
Verwijder de redundant, obsolete en trivial data,
de data die overbodig is, waarvan we niet meer weten wat die is.
Zoek uit wat het nou eigenlijk voorstelt, die informatie.
Ik kom echt in plaatsen waar informatie aanwezig is
waarvan de systemen niet meer bestaan,
waarvan men niet meer weet welke persoon het ooit heeft aangemaakt.
Maar het wordt wel steeds bijgehouden en geback-upt
en het draait gewoon in alle systemen mee.
En zorg dat bestaande data geredesigned of gedesigned worden
in nieuwe systemen. Zorg altijd wanneer er een nieuw systeem wordt aangeschaft,
dat jij als informatieprofessional aanwezig bent om de vraag te stellen:
'Hoe gaan we dit archiveren
en wat gebeurt er op het moment dat de informatie niet meer nodig is?
Hoe kan ik hem dan uit het systeem halen?'
Hiermee sluiten we blok 3 af,
waar we het hadden over gegevens en werkprocessen.
Ik hoop dat jullie niet al te veel geschrokken zijn,
als je kijkt naar de verhalen die ik gehouden heb.
Het waren heel sterke verhalen, maar ze komen echt uit de praktijk.
We gaan nu over naar blokje 4
en dan gaan we het hebben over de informatiesystemen.