Nu gaan we kijken naar hoe we
de informatiehuishouding vorm kunnen geven,
waarbij we kijken:
hoe gaan we om met de elementen die we tot nu toe hebben behandeld,
de zes onderdelen.
De information governance.
Op het moment dat je in een organisatie hoort praten
over goed en verantwoord bestuur, dan kun je al zeggen:
information governance hoort daar ook bij.
Zonder een goede informatiehuishouding geen goede uitvoering van de taken.
We hebben gesproken over de mensen, de gegevens en werkprocessen,
de informatiesystemen en de wet- en regelgeving die daarmee samenhangen,
en de basis voor vormen.
En nu gaan we kijken naar het begin.
Eigenlijk beginnen we steeds met het opstellen van datamanagementbeleid.
We gaan kijken naar: wie is de zorgdrager?
Wie is degene die verantwoordelijk is voor het beheer van de data,
van de gegevens in de organisatie?
En daarvoor kunnen we dus ISO 15489 als uitgangspunt nemen,
waarin we hebben vastgesteld
dat het management en het bestuur verantwoordelijk zijn
voor de informatiehuishouding in de organisatie,
voor de werkprocessen die door medewerkers worden uitgevoerd
en die door medewerkers worden vastgelegd.
We kunnen kijken wie er beheerder is.
Hoe wordt het beheer uitgevoerd over de informatie die we bijhouden?
We kunnen kijken hoe de data wordt geproduceerd.
In welke systemen wordt de data geproduceerd?
Door wie wordt die gebruikt? Hoe bepalen we de omvang van de bestanden
die te zijner tijd moeten worden overgedragen?
Maar ook: hoe bepalen we de omvang van de groei van de systemen
zoals we die op dit moment hebben?
We kunnen kijken naar:
Als we het over de informatiesystemen en informatiebestanden hebben,
kunnen we kijken naar wat de ordeningsstructuur is
die we moeten toepassen
om de gegevens zo eenvoudig mogelijk op te slaan,
zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor de gebruiker
en de gebruiker er met maximaal resultaat informatie aan kan ontlenen,
documenten aan kan toevoegen
en kan zorgen dat het dossier compleet wordt,
dat de zaken compleet worden afgehandeld.
We kunnen kijken welke metadata- schema's we op dit moment al hanteren,
dus in eerste instantie gaan we inventariseren
wat we in de organisatie aanwezig hebben
aan informatiesystemen, informatiebestanden
en de manier waarop we met die infor- matiesystemen en bestanden omgaan.
We kunnen kijken hoe we de data opslaan en hoe we die beheren,
welke instrumenten we daarvoor gebruiken,
welke systemen hebben we dus in de organisatie en waar bevinden die zich?
En zijn er eventueel dupliceringen
tussen de informatie die in systeem A en systeem B zitten?
Vaak komt het voor dat informatie, wanneer die binnenkomt in de organisatie,
wordt geregistreerd in een documentmanagementsysteem
en daarna naar 'n applicatie gaat waarin de informatie verder wordt verwerkt.
Dat betekent al dat je met een dubbele registratie bijvoorbeeld zit,
dus dubbele werkzaamheden.
Zo kun je gaan kijken in je organisatie welke werkprocessen er zijn,
hoe ze worden uitgevoerd en van welke gegevens zij gebruikmaken.
We kunnen kijken wie onze designated community is,
wie er nu gebruikmaken van de informatie als gebruikers,
Maar wie in de toekomst ook van de informatie gebruik moeten gaan maken
en welke gegevens die nodig zullen hebben
om de blijvend te bewaren informatie ook inderdaad op te slaan.
We kunnen kijken hoe we het beleid gaan borgen in de organisatie,
via welke voorschriften, hoe we mensen gaan trainen, dat soort zaken.
En we kunnen nadenken over het aanstellen,
bijvoorbeeld van een data minimizing officer.
Je ziet dat er veel nieuwe Engelse termen in organisaties komen.
Ik ben er geen voorstander van, maar het is nou eenmaal zo.
Je hebt de chief information officer, de chief information security officer.
Dus Engelse namen, een chief information officer wat wordt ingericht.
Bij universiteiten zie je dat op dit moment heel sterk
en waarom zouden we dan niet zelf meedoen
in deze vrolijke dans
door een data minimizing officer te gaan invoeren?
Eerst de basis op orde.
Inventariseren en bepalen waar de single point of proof,
waar de informatie waar een afdeling gebruik van maakt zich bevindt.
Dat is het eerste wat we gaan doen. We zullen er daarbij achter komen
dat heel veel belangrijke informatie zich bevindt op werkschijven in Teamssites.
Ik heb juist een mailtje ontvangen van iemand die zegt:
'Wij zitten bij een groot bedrijf
en de Teamssites schieten op dit moment... die rijzen de pan uit.
We weten niet meer hoe we het overzicht moeten behouden.
Iedereen is maar bezig met het zelf samenstellen van een Team.
Bepaalde zaken lopen door elkaar heen.
Help, kom ons alsjeblieft heel snel helpen.'
Ik denk dat ik na deze laatste opname heel snel naar die persoon toe ga
om hem een hart onder de riem te steken.
Maar je ziet juist op dit moment dat er heel veel gedaan wordt
door medewerkers zelf met het idee om hun informatie handiger op te slaan,
waarbij er geen controle, geen toezicht
en geen samenwerking, geen afspraken zijn
om dat ook inderdaad zodanig te doen
dat je als organisatie grip houdt op de informatie.
Eerst de basis op orde, inventariseren en bepalen waar de SPOTs zich bevinden
en daarvoor moet je afspraken maken. Ga niet meteen van alles veranderen,
maar leg gewoon vast hoe op dit moment de archivering plaatsvindt.
En dan de tweede stap kan zijn dat je met een groep mensen gaat bekijken
hoe je eenvoudiger de informatie kunt opslaan, beter toegankelijk kunt maken.
Regel het informatiebeheer bij de bron. By design, noemen we dat.
Ook voor wat je te zijner tijd wil ontvangen.
Dus kijk bij je informatiebeheer: welke systemen gebruik ik?
En als ik een nieuw systeem aanschaf, zorg dat je erbij bent
en dat je het informatiebeheer aan de voorkant al regelt.
Dus zo veel mogelijk vanuit de website met webformulieren
die rechtstreeks een applicatie ingeschoten worden
of rechtstreeks komen bij de afdeling
die een bepaald werkproces in gang gaat zetten.
En zorg dat je dan dat hele werkproces ook in kaart brengt
en daarin overzicht houdt
in welke informatie je allemaal hebt opgeslagen, welke niet.
Datzelfde doe je bij reorganisaties of herstructurering.
Dus dat betekent dat je heel dicht moet zitten
op de afdeling personeel en organisatie of hoe die dan ook heet.
Steeds op de hoogte blijven: wat gebeurt er in mijn organisatie?
Bij de ministeries is er... Op het moment dat we deze opname maken,
wordt er natuurlijk een nieuw kabinet gevormd.
Dat betekent dat er een heleboel groepen mensen verplaatst gaan worden,
dat er nieuwe namen zijn voor ministeries en nieuwe taakstellingen voor ministeries
en dat je daardoor ook krijgt dat er weer archieven moeten worden afgesloten
en nieuwe archieven moeten worden opgezet.
Het moment om je informatiebeheer aan de voorkant te gaan regelen.
Het inrichten of aanpassen van werkprocessen
is ook een gelegenheid waarbij je het informatiebeheer
bij de bron kunt gaan aanpakken.
Bij opdrachtverlening of -uitbesteding,
wanneer je informatiebeheer bijvoorbeeld uitbesteedt,
wanneer er nieuwe systemen worden aangeschaft,
wanneer er diensten van buiten worden aangekocht,
bekijk dan hoe de informatie die hoort bij die dienst
wordt opgeslagen in jouw systeem
als jij er de verantwoordelijkheid voor hebt
of als je weet dat binnen een aantal jaren jij degene zult zijn
die aangeschreven wordt
wanneer er verantwoording moet worden afgelegd over deze systemen
en over de informatie die erin zit.
Bij het ontwikkelen, verwerven en inrichten van informatiesystemen
geldt eigenlijk hetzelfde.
Betekent dat je gaat nadenken met de gebruikers
welke mappenstructuren er nodig zijn of welke Teamsstructuren,
hoe je SharePoint-sites moeten worden ingericht,
wat de subsites zijn, hoe je documentenverzamelingen vorm krijgen,
hoe je de namen van documenten gaat geven,
zodanig dat je ze chronologisch kunt ordenen
of alfabetisch kunt ordenen of op welk ander systeem kunt opslaan.
Dat je in ieder geval overzicht hebt over de informatie
en dat je zoveel mogelijk gestructureerd werkt
met in hetzelfde geval dezelfde type dossiers.
Digitale dossiers ontwerpen en sjablonen gebruiken en beheren,
want bij het beheer van sjablonen kun je vaak al meegeven in een sjabloon,
wat de default bewaartermijn is van het document
wat met het sjabloon wordt aangemaakt.
De databerg hebben we het over gehad,
over de dark data die onder de zeespiegel ligt eigenlijk.
De 23% aan informatie die altijd in iedere organisatie aanwezig is
als overbodig, overtollig of we weten niet meer welke informatie het is.
De dark data, de informatie waarvan we het absoluut niet meer weten,
die zit in netwerken, die zit in verschillende machines
die we wel of niet nog gebruiken.
Echt 12% van de informatie is maar kritisch
voor de organisatie om te hebben of te behouden.
Dat betekent dat we al die informatie-overload kwijt moeten.
Al die gegevens, spoor ze op en gooi ze weg.
Om een voorbeeld te geven welke problemen we allemaal gaan krijgen
met de digitale opslag van informatie:
Dit is een signaal wat ik kreeg, 'The lost picture show' werd het genoemd,
over het opslaan van informatie in Hollywood.
Op een gegeven moment is Hollywood begonnen met 't maken van digitale films.
Digitale films vreten enorm veel data.
Op dit moment is het zo dat er om de vijf jaar nieuwe systemen komen
om die informatie op te slaan
en dat betekent dat we de informatie dichter bij elkaar wordt opgeslagen,
maar dat betekent ook dat de schijf die je op dat moment had
waar je informatie op staat, overgezet moet worden naar een nieuwe schijf.
Dat betekent dat je hem drievoudig hebt opgeslagen,
want het kan zijn dat er een fout optreedt op je schijf
en dat je gebruik moet maken van de andere systemen
om die fout op te sporen.
Dus alles wat je opslaat in digitale systemen sla je meervoudig op
om toch in ieder geval er zeker van te zijn
dat je de informatie kunt terugvinden.
Nu is het zo dat in Hollywood de kosten zo enorm groot worden
dat er films waar miljoenen aan besteed is om ze te maken
dat die nu gewoon gedeletet worden. Er wordt geen kopie meer van bewaard,
omdat de opslagkosten veel hoger zijn
dan het rendement dat men denkt er ooit uit te halen.
Dit is een signaal van een organisatie die heel veel digitale informatie opslaat,
maar dit signaal gaat natuurlijk doorwerken in de toekomst
in alle digitale systemen waar we informatie in opslaan.
Dus dit wordt echt een probleem.
Hoe gaan we digitale informatie zodanig opslaan
dat die zo weinig mogelijk ruimte vraagt
en dat we daar zo weinig mogelijk kosten en energie aan besteden
om de informatie goed toegankelijk te houden?
Dat betekent dat we in ieder geval af moeten
van alle informatie die we niet meer nodig hebben
en dat we veel stringenter moeten gaan selecteren
wat er te bewaren en wat er te vernietigen is.
We moeten ook kijken naar de bewaring.
Mag ik informatie bewaren?
We hebben de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
We hebben de Archiefwet, die eist dat er selectielijsten zijn.
Archiefstukken kennen bewaartermijnen in selectielijsten.
Dat betekent dat we die bewaartermijnen ook inderdaad moeten toepassen
en dat wanneer er afgesproken is op landelijk niveau of op organisatieniveau
dat bepaalde informatie na een bepaalde tijd wordt vernietigd,
dat ook inderdaad de informatie op dat moment weggegooid wordt.
We hebben zojuist gezien: vernietiging moet dat of vernietiging mag dat?
Zonder vastgestelde selectielijsten is dat niet mogelijk.
Dus dat betekent dat je als overheidsorganisatie
die valt onder de Archiefwet altijd een selectielijst moet opstellen
en dat die selectielijst vastgesteld moet zijn.
Vernietiging is verplicht,
maar je mag niet te vroeg en maar ook niet te laat vernietigen
en de vernietiging wordt gedocumenteerd. Je legt vast
welke dossiers voor vernietiging in aanmerking komen
en ook daarbij moet je kijken naar het anonimiseren
van namen van deze dossiers.
In sommige gevallen kan binnen bepaalde zaken
eerder de persoonsgegevens worden vernietigd.
Ga hier praktisch mee om en maak afspraken met je archiefinspecteur.
En niet uit documenten vernietigen.
Dus niet lakken in de originele documenten,
want dan is het document niet meer authentiek en dan heb je het verminkt.
En dan: wat voor mensen hebben we nou eigenlijk nodig
die dit straks gaan oppakken?
Wie is degene die naar een afdeling gaat om daar te laten zien
hoe je met informatie omgaat, die eigenlijk zijn of haar kennis
gaat overdragen op die beleidsmedewerker
of medewerker die een werkproces uitvoert
en hoe die persoon een goed dossier samenstelt?
Nou, dat is de informatiecoach. Astrid van Erk schreef er al over in 2013.
Het artikel kan ik zo voor je leveren,
dus dat zal ook wel op de leeromgeving komen te staan.
Maar eigenlijk is het in Breda...
Daar heeft de term voor het eerst vorm gekregen,
nadat bij de gemeente Breda werd nagedacht
over een nieuwe zingeving van de documentair informatiespecialist,
die op dat moment nog
voor die medewerkers archiefwerkzaamheden uitvoerde,
waarbij de medewerkers zeiden: 'Dat doen we zelf ook al,
dus daar hebben we jullie eigenlijk niet meer voor nodig.'
En daar zijn informatiecoaches uit voortgekomen
en zij heeft toen geschreven:
'De informatiecoach: de normaalste zaak van de wereld.'
Het is echt leuk om te lezen waar het hele idee vandaan komt.
Wat voor taken heeft zo'n informatiecoach dan?
Nou, het terugkoppelen aan de organisatie
hoe de kwaliteit van de dossiers is. Samen met de gebruiker kijken naar:
Welke informatie zit er in die dossiers? Zijn ze wel compleet?
Hoe kunnen we ze completer krijgen? Hoe kunnen we meer structuur geven
aan de dossieropbouw, maar ook aan de dossiers onderling?
Ik heb bijvoorbeeld een project en dat wordt regelmatig uitgevoerd.
Kan ik dat onderverdelen in bepaalde fasen
en die fasen al van tevoren vaststellen,
zodat als er een nieuw project start, dat ik al een lege map
of een lege SharePoint-site krijg met alle gegevens daarin
die ik nodig heb om een project vorm te geven?
Het afstemmen over aanpassingen en verbeteringen
in de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Vastleggen van werkafspraken met de medewerkers
die zelf hun dossiers bijhouden, die zelf een e-mail hebben,
die zelf hun persoonlijke bestanden hebben.
Want steeds zul je de boodschap de komende tien jaar moeten brengen
in de organisatie dat de verbetering, dat mensen die zelf moeten aanbrengen
en dat betekent dat je ze moet leren archiveren.
Zolang ze 't nog niet op de lagere school geleerd hebben, moet jij het ze leren.
Het verzorgen van de communicatie daarover,
het genereren en verspreiden van managementinformatie,
het beheer van het informatiestructuurplan,
het zorgen voor overzicht en het behouden van dat overzicht,
deelname aan projecten als materiedeskundige informatiebeheer,
Wanneer het gaat over een bepaald project wat gestart wordt,
zorg dat je daarbij komt als de informatiedeskundige
die zorgt dat de documentatie van het project in ieder geval vorm krijgt.
De eerste keren dat ik dat gezien heb
is bij een gemeente die samenwerkte met een grote aannemer
waarbij gezamenlijk een woonwijk tot ontwikkeling kwam
en waarbij vanuit de gemeente iemand als informatieprofessional werd aangewezen
die een soort poortwachter was tot het documentenbestand
wat er werd opgezet in dat project.
Het is handig dat dan alle informatie ook inderdaad
in de toekomst toegankelijk blijft wanneer de aannemer al failliet is,
maar wanneer de gemeente aansprakelijk wordt gesteld,
of welke organisatie dan ook, om zichzelf te verantwoorden.
Adviseren over complexe informatie- en archiefvraagstukken.
Ze zullen er genoeg zijn de komende jaren.
Er is bij VHIC een digitale consultant die je gratis kunt raadplegen,
zaalberg@vhic.nl.
Schrijf een berichtje over het probleem waar je mee zit
en je krijgt binnen 48 uur ofwel een antwoord,
ofwel de opmerking:
'Dit vraagt toch wat meer studie, het gaat wat langer duren.'
Onderhoud goede relaties binnen de organisatie
met de mensen die de werkprocessen uitvoeren.
Zorg dat je in ieder geval duidelijk maakt dat jij er bent
omdat zij het waard zijn om hun informatie op te slaan
die toch heel belangrijk is om goed opgeslagen te worden
en zorg dat dat niet alleen maar het vertellen is,
maar laat ook zien waarom dat het belangrijk is.
En wat er kan mis gaan,
daar hebben we voorbeelden genoeg van gezien de afgelopen jaren.
Het opstellen van werkinstructies en procedures
ten aanzien van informatiebeheer
is een taak die de informatiecoach kan uitvoeren.
Begeleiden van gebruikers bij het documenteren van werkprocessen,
het vastleggen daarvan, designen van de werkprocessen
en het organiseren van opleidingen op het gebied van informatiebeheer
aan elke medewerker in de organisatie.
Het zorgen voor intake- en uittakegesprekken
op het moment dat iemand nieuw in de organisatie komt of weggaat.
Zorgen dat je zo iemand wel vertelt:
'weet wel wat er gebeurt met je e-mailbox op het moment dat je hier weggaat.
Je e-mail wordt tien jaar bewaard.
Weet wat je doet met materiaal wat niet opgeslagen wordt in je SPOT
die je afgesproken hebt met een afdeling,
want aan de hand daarvan is het niet mogelijk om jezelf te verantwoorden.
Als adviseur, als informatiecoach,
werk je eigenlijk aan het informatie- en datamanagementbeleid.
Dus het beleid wat bestaat uit de regels
die in handreikingen op dit moment worden ontwikkeld.
Ik was pas bij een organisatie waar men bezig was
om zelf voorschriften te maken voor het omgaan met e-mail
en het omgaan met social media.
En die wisten niet dat er vanuit het RDDI handreikingen waren.
Toen ze dat wisten, waren ze heel snel klaar met hun project.
Gebruik zo veel mogelijk kennis die al in organisaties aanwezig is
en er zal van alles aan gedaan worden om die kennis ook onderling te delen.
En dan krijgen we dus dat we moeten gaan kijken
naar het lean maken van processen en het keen maken van processen.
Keen management, waarbij 'keen' eigenlijk staat voor een aantal begrippen.
Ik zie het altijd als het slim omgaan met je werkprocessen
en met je mensen die het werkproces uitvoeren,
maar je ziet hier een aantal andere termen staan:
veerkrachtig, doordringend, scherp, energiek.
In ieder geval zorgen dat je op een ener- gieke manier met je informatie omgaat.
In het rapport,
het Future Lab-rapport over de informatiehuishouding in 2030
wordt gezegd dat in 2030 elke ambtenaar zijn eigen archivaris is.
Er is nog 25 kilometer onbewerkt archief,
daar zal wel een team mensen mee bezig gaan om dat te schonen,
maar de ambtenaar zal zelf zijn informatie gaan bijhouden
en zal zelf het dossier completeren.
Dat zal ie niet alleen kunnen.
Daar heeft hij de specialist voor nodig, de informatiespecialist.
Dus die rol van die informatiespecialist zal van uitvoerend gaan
naar het hebben van de regie over de informatiehuishouding.
Als er iemand is die het overzicht moet hebben
over welke informatiebestanden er zijn, waar die zich bevinden,
wie er de gebruiker van is, wanneer ze vernietigd worden
en wat er moet gebeuren met hetgeen wat er overblijft,
dan is het wel de informatiespecialist
en dan kom je echt op het terrein waar op dit moment nog niemand bezig is.
Dus er is wat dat betreft nog heel veel werk te verrichten.
Al die terreinen waar we het over gehad hebben
is het werk van de informatiecoach.
De informatiecoach kent op het gebied van de informatievoorziening
de belangen van de organisatie, geeft adviezen, draagt oplossingen aan,
kent de wensen en problemen van mensen
in het omgaan met hun informatie
en onderhoudt nauw contact met de record manager,
degene die dus het totaaloverzicht heeft over de hele informatiehuishouding.
Regie over de informatiehuishouding. We hebben het al een paar keer genoemd.
Wat doet een regisseur nu eigenlijk? In de eerste plaats:
Vaak wanneer ik dit klassikaal doe, doe ik een spelletje waarin ik zeg:
'We gaan nu een toneelstuk opvoeren.
Wat zijn de activiteiten die je moet uitvoeren
voordat het gordijn een aantal keren dichtklapt
en de mensen je een staande ovatie geven?
Wat moet je dan georganiseerd hebben?'
En dan met elkaar bekijken we wat die activiteiten van de regisseur zijn.
Het komt het erop neer dat in het voortraject
een regisseur heel veel bezig is met het repeteren, het in gang zetten,
het zorgen dat de voorwaarden en condities akkoord zijn.
Dus het bezig zijn met het vormgeven van het toneelstuk.
Tijdens het toneelstuk zie je dat die regisseur eigenlijk niet veel meer doet
dan het waarnemen wat er gebeurt.
Na afloop zal hij bloemen in ontvangst nemen
en het applaus, als het een beetje goed gaat.
En daarnaast zal hij ook met het team bespreken
wat er is goed gegaan en wat er is fout gegaan.
Als je dus praat over het hebben van de regie over de informatiehuishouding,
hou dan goed in de gaten dat je voor in dat proces moet zien te komen.
Dat je jezelf moet bezighouden met het voorbereiden,
het zorgen dat de condities juist zijn,
dat mensen zo eenvoudig mogelijk hun informatie kunnen opslaan
en toegankelijk hebben.
De informatiecoach is een combinatie van wensen,
kent qua informatievoorziening de belangen van de organisatie,
zegt het Future Lab-rapport. Geeft adviezen en draagt oplossingen aan,
kent de wensen en problemen van de klantafdeling en onderhoudt nauw contact.
We hebben het zojuist ook al een keer benoemd.
De chief data minimizer wordt met name genoemd
en die functie wordt beschreven in het rapport.
Degene die dus zorgt
dat er zo weinig mogelijk data in de organisatie aanwezig is,
maar wel dat de informatie, de data die nodig is in ieder geval wel blijft
en als die data minimizer er niet komt
en we gaan niet de weg op van de nieuwe informatiehuishouding,
dan is het enige wat we overhouden de informatie-archeoloog.
Die hebben we nu al.
Als er nu een Wob-verzoek komt, kan het gebeuren
dat er een team van 10 à 20 specialisten aan de slag gaat
om alle informatie
die betrekking zou kunnen hebben op dat Wob-verzoek bij elkaar te halen.
Dat is eigenlijk informatie- archeologie waar we mee bezig zijn,
dat we als we maar een kleine snipper informatie vinden
waarvan we zeggen 'dit is belangrijk, hier moeten we op doorgaan'
als journalisten onszelf daarin vastbijten
en zorgen dat de informatie compleet wordt
en we een goed beeld kunnen geven over de situatie.
How dirty is your data? We hebben het er een aantal keer over gehad.
Ik ga het nu niet meer noemen.
De explosieve groei van datacenters is een reden voor bezorgdheid.
Het gaat er mij niet om dat we niet de goede informatie,
de informatie die we nodig hebben voor onze werkprocessen,
dat we die niet digitaliseren,
want ik vind het heel belangrijk dat we dat juist wel doen,
gezien alle voordelen die digitalisering oplevert.
Waar het mij wel om gaat, is dat we met z'n allen gaan zorgen
dat informatie die niet nodig is in de organisatie, die overbodig is,
die we zoveel keer aanwezig hebben, dat we daar eens in gaan schonen.
Dat kun je thuis ook doen.
Iedereen komt op dit ogenblik terug van vakantie,
als je al niet op vakantie geweest bent,
en dan praten we al over een paar jaar geleden, met honderden foto's.
Doe daar dan nog eens de foto's bij van vrienden en bekenden
die ook op vakantie geweest zijn.
We bewaren alles, maar eigenlijk kijken we er nooit meer naar.
Denk ook eens na welke informatie je in privé-opzicht
wel of niet zou willen bewaren.
De overheid heeft wat dat betreft nog de beste datahygiëne.
Uit veel pakketten, dat is een groot probleem,
is het onmogelijk om metadata te verwijderen
en dat betekent dat 63% van de onderzochte organisaties
daardoor geld verspilt aan het onnodig bewaren van gegevens.
Om een voorbeeld te noemen: ik was betrokken bij een organisatie
en die gingen in de cloud hun informatie opslaan.
Dat zou een traject geweest zijn
wat structureel een miljoen op jaarbasis gekost zou hebben.
We zijn samen met de ICT-afdeling gaan kijken:
welke informatie kan er vernietigd worden?
En dan blijkt dat bijna alles wat ouder was dan tien jaar
en wat in digitale vorm aanwezig was, dat kon verwijderd worden.
Daarmee hebben we de informatie- hoeveelheid met 40% teruggebracht,
wat het contract ook terugbracht tot zes ton in plaats van een miljoen.
En als je dan 400.000 euro op jaarbasis kunt besparen
en je kunt eigenlijk zeggen: 'Deze actie moeten we ieder jaar uitvoeren
om toch in ieder geval te zorgen dat we onze informatie kwijt kunnen,
dan verdienen we eigenlijk onszelf als informatiespecialist terug.'
360 graden datahygiëne, hoe beginnen we daaraan?
Bewustzijn, communicatie met de klant.
Ik ga hier niet te ver op in, want ik drijf steeds verder af van het onderwerp
en dat hoort ook zo, want we zitten bij onderdeel 7 op dit moment,
dus we zijn bezig aan de laatste woorden
die horen bij deze reeks presentaties
en dan mag je eventjes terugkomen op je stokpaardje.
En dat stokpaardje van mij is toch wel de datahygiëne
die we als organisaties moeten toepassen.
Goed, aanvullende vragen: U kunt bij mij terecht.
ad.vanheijst@VHIC.nl, het telefoonnummer staat erbij.
Ik heb een Blogspot, Inforoads.
Daar vind je heel veel artikelen over de kosten van informatievoorziening,
maar ook de redundantie die er is, hoe we die kunnen tegengaan.
En je vindt me op LinkedIn,
maar daar ben ik ook voor een groot deel bezig met toekomstdenken
en met kwaliteitsverbetering eigenlijk van het klimaat,
want ook digitalisering heeft met het klimaat te maken.
Dank je wel voor je aandacht.
En mochten er nog vragen zijn, je weet me te vinden.
We spreken elkaar dan nog. Dank je wel.