We zijn aangekomen bij de normenstandaarden
en handreikingen die ons helpen om het wettelijk kader in te vullen
en om de informatiehuishouding vorm te geven.
We hebben ze allemaal op één dia verzameld
en dat betekent dat we van links naar rechts gaan kijken
wat er precies aan het veranderen is in dat kader van normen en standaarden.
Maar dan hebben we ze ook allemaal in grote lijnen besproken.
De eerste is de NEN-ISO 15489,
een norm die we al kennen vanaf 2001 en die in 2016 herzien is.
Eigenlijk jammer dat we tot een herziening zijn overgegaan,
omdat de norm uit 2001 zo ontzettend duidelijk was.
En je ziet dat die kernconcepten en uitgangspunten
voor het aanmaken, opnemen en beheren van archiefstukken
een stuk zwakker is neergezet
dan het informatie- en archiefbeheer waar we in 2001 van uitgegaan zijn.
Daarom dat ik een aantal elementen uit 15489 uit 2001 behandel
in plaats van 2016.
Een minpunt vind ik bijvoorbeeld dat informatie- en archiefmanagement,
wat eigenlijk de vertaling is van 'recordmanagement',
vertaald is door alleen 'het beheren van archiefstukken',
het aanmaken, opnemen en beheren van archiefstukken.
En zeker wanneer we dan zien dat de Archiefwet ook al gaat praten
over documenten en 'archiefbescheiden' aan de kant zet als begrip.
15489 is de eerste norm die ingaat
op de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie.
De tweede norm die we hebben, zijn functionele eisen
voor recordmanagement in systemen en dat is de NEN-ISO 16175.
Deze norm is in de plaats gekomen van NEN 2082,
een Nederlandse norm die ontwikkeld is
in het kader van de Remano-richtlijnen:
de richtlijnen voor recordmanagementsystemen
van de Nederlandse overheid die internationaal is gemaakt
waarin je dus functionele eisen vindt
waaraan de informatiesystemen moeten voldoen.
Dat betekent dat alle systemen die wij als informatieprofessional beheren
en die in dat centrale overzicht staan,
waar we het al een aantal keer over gehad hebben,
dat al die systemen beoordeeld moeten worden op de functionele eisen
en de functionele mogelijkheden die er zijn.
Dus dat je informatie moet kunnen opnemen in die systemen,
informatie moet kunnen beheren, gebruiken, vastleggen
en op een gegeven moment ook vernietigen als de tijd daar is.
En met metadata, de documenten met de metadata
of de gegevens met de metadata.
De derde waar we het over gaan hebben, dat zijn de NORA.
Dat is de NORA-familie van informatie-architecturen.
Dat zijn de Nederlandse overheidsrichtlijnen
voor informatiearchitectuur die er is in verschillende vormen.
We hebben de PETRA voor de provincies, GEMMA voor de gemeenten,
we hebben de VERA voor de veiligheidsregio's
en de NORA voor de Rijksoverheid.
Dan hebben we de MDTO,
het overzicht van Metagegevens Duur- zaam Toegankelijke Overheidsinformatie,
die de vervanger is van TMLO,
het toepassingsprofiel voor de lokale overheid
en het rijksprofiel voor de Rijksoverheid.
Metagegevens, aan welke eisen moeten ze voldoen?
Daar komen we ook nog even op terug.
We kijken naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid,
maar daar gaan we wat sneller overheen.
En we kijken naar het Normenkader
voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie,
waarin we een aantal elementen weer bespreken
die we in de eerdere presentaties ook al gehad hebben,
omdat die duurzaamheid al een aantal keer is genoemd.
Architecturen: de NORA-familie, hier heb je ze:
GEMMA, PETRA, VERA en de rijksarchitectuur,
de Enterprise Architectuur voor de Rijksoverheid.
Je vindt daar...
Dat zijn de Nederlandse overheidsreferentiearchitecturen
waarin doorgaans is vastgelegd
van welke systemen de overheid gebruikmaakt.
En naast die systemen wat er in die systemen zit,
wanneer ze vervangen worden, wat de technische eisen zijn
waaraan die systemen moeten voldoen en hoe ze samenhangen.
Daar zijn hele mooie architectuurplaatjes voor.
Die ga ik nu niet laten zien,
maar onthou dat er in ieder geval een overheidsinformatiehuishouding
gebaseerd moet zijn op een architectuur.
Wat in die architectuur doorgaans niet is opgenomen,
is over welke gegevensbestanden we het hebben
en hoe die gegevensbestanden zijn opgenomen,
wanneer ze vernietigd kunnen worden
en wat er moet gebeuren na een bepaalde periode.
Als ze blijvend bewaard moeten worden, blijven ze dan in het gegevensbestand?
Die manier waarop we met informatie omgaan,
die vind je niet terug in de architectuur.
Wat je wel hebt, is dat de bedrijfsfuncties
in kaart worden gebracht via architectuurlagen.
Wat ook een hulpmiddel is voor een groot aantal organisaties,
en dan denk ik bijvoorbeeld dat meer dan 75% van de gemeenten
er gebruik van maakt, de waterschappen maken er gebruik van,
de onderwijssector en universiteiten
maken allemaal gebruik van een informatieplattegrond,
een documentair of een informatiestructuurplan,
waarin je vastlegt hoe eigenlijk de informatie in je organisatie loopt
en aangeeft waar de informatie zit,
hoe lang die daar moet blijven, wie er toegang heeft tot die informatie,
welk systeem er gebruikt wordt om de informatie in op te slaan
hoe de informatie gevormd wordt,
hoe die beheerd wordt, hoe die vernietigd wordt
en welke structuren er zijn tussen de verschillende pakketten.
En dit is een heel belangrijk element.
Wil je overzicht krijgen over je totale informatiehuishouding,
dan moet je een informatieplattegrond vastleggen.
Als ik denk aan de periode toen ik nog met papieren informatie werkte,
in de jaren 70/80 zo'n beetje,
dan pakten we heel eenvoudig een plattegrond van een gebouw
en we gingen kamer voor kamer kijken
wie er welke informatie op dat moment aanwezig had.
En eigenlijk op dat moment
kwam ik in aanraking met information resource management
van professor Woody Horton.
Een professor die in Amerika, in New York lesgaf
en ook twee boeken heeft geschreven over information resource management,
die een programmaatje had ontwikkeld,
en dan praat ik over de jaren 80, waarin hij dus die overzichten vastlegde
en vastlegde wie de beheerder was van de informatie,
waar de informatie uit bestond: waren het papieren dossiers?
Waren het digitale dossiers? Zat het in een database?
En zo maakte hij een heel overzicht en dat noemde hij 'infomapping'.
En vanuit dat infomapping hebben wij het idee ontwikkeld
om een documentair structuurplan te maken,
in eerste instantie voor gemeenten
op het moment dat daar de informatie- huishouding digitaal aan het worden is.
Het leuke is dat meer dan driekwart van de gemeenten daar gebruik van maken.
Een hulpmiddel dus, een informatieplattegrond,
om de vastgelegde structuur te ondersteunen
om vast te leggen, samen met de gebruikers, wie welke informatie beheert,
in welke pakketten ze beheerd worden
en wie er uiteindelijk verantwoordelijk is voor die informatie.
Dus het inrichten van SPOTs, de single point of truth.
Als je kijkt naar hoe de verschillende normen met elkaar verband houden,
dan hebben we te maken met de inrichting van de informatieorganisatie.
Dat doen we via de NEN-ISO 15489.
We hebben kwaliteitsmanagement, dat zit in de NEN-ISO 30301.
Het vastleggen van een kwaliteitssysteem.
We hebben daarnaast de ISO 14721, het Open Archival Information System.
Hoe moet een e-depot eruitzien?
De NEN 2082 die vervangen is door de NEN-ISO 16175
en de NEN-ISO 23081,
die richtlijnen geeft over de manier waarop we metadata opslaan,
dus hoe we ons metadatasysteem in de organisatie maken.
Het overzicht van alle gegevens die we gebruiken
om de documenten, de dossiers, de gegevens,
de informatiebestanden toegankelijk te houden.
NEN-ISO 15489, dat vind ik een meesterlijke norm,
omdat die zo duidelijk is en omdat de vijf elementen die daarin staan,
zo gemakkelijk te onthouden zijn.
In de eerste plaats: Je moet in een organisatie,
als je je informatiehuishouding goed wil organiseren,
gebruikmaken van beleid. Je moet beleid opstellen
en voor dat beleid heb je een verantwoordelijke.
En natuurlijk is de directie degene die het beleid vaststelt
en je hebt het management dat moet zorgen
dat het beleid ook inderdaad wordt uitgedragen en wordt uitgevoerd.
Dat zie je ook terug in de medewerkers.
De medewerkers zijn verantwoordelijk voor 't eigen werkproces wat ze uitvoeren
en vanzelfsprekend zijn ze dan ook verantwoordelijk voor de documenten
die daaruit voortvloeien voor het documenteren van het werkproces.
Zij moeten zich kunnen verantwoorden ten opzichte van de manager,
de manager moet zich weer kunnen ver- antwoorden ten opzichte van de directie.
Omdat die medewerker niet altijd zichzelf zal houden aan de normen
die er zijn op het gebied van het beheren van informatie,
heb je managers die erop toezien
dat de medewerker op een zorgvuldige en duurzame manier informatie opslaat.
En omdat medewerkers en managers er samen misschien niet uitkomen in
'wat is nou de beste manier is om informatie op te slaan?'
en 'wat doen we met die informatie als we niet meer nodig hebben?'
heb je informatieprofessionals die met raad en daad klaarstaan
om de organisatie te helpen
de informatiehuishouding in goede banen te leiden.
Dan is ICT er nog om te zorgen voor goede verbindingen
en houdbare informatie.
Dus eigenlijk is de getraptheid heel eenvoudig.
Directie en management is verantwoordelijk
voor alle beleid in de organisatie, dus ook voor het informatiebeleid.
De medewerker die het werkproces uitvoert,
is verantwoordelijk voor zijn eigen werkproces.
Omdat hij daarop gecontroleerd moet worden
en omdat dat gemanaged moet worden,
heb je een manager in de organisatie die erop toeziet dat hij dat goed doet.
De informatieprofessional is de specialist die helpt bij de ondersteuning daarvan.
Dus de taak van die informatieprofessional
is niet om alle informatie zelf te verwerken
en om dossiers samen te stellen en om informatie vast te leggen in systemen.
Nee, dat doet die medewerker.
De informatieprofessional helpt in dat proces
en zorgt dat dat zo gemakkelijk mogelijk wordt georganiseerd.
NEN-ISO 15489 is een internationale norm
die aansluit bij de ISO 9000 en 14.000 reeksen.
Dat wil zeggen, omdat 9000 en 14.000 gaan over kwaliteit in een organisatie,
dat NEN-ISO 15489 ook een kwaliteitsnorm is.
Je krijgt, als je gebruikmaakt van 9000-14.000 reeks
en je legt vast hoe je organisatie is ingedeeld,
dan is een van de punten daaruit...
één van de onderdelen waaruit je punten kunt verzamelen,
is de NEN-ISO 15489, je informatiehuishouding.
Dat kan 30 of 40 punten zijn.
Metadata NEN-ISO 23081 en het MDTO.
Dat gaat over de metadata in een organisatie
en eigenlijk moet je dat vergelijken met het de informatie
die staat op de wikkel rondom een blik soep.
Informatie die... stel nou dat al die blikken soep bij je in de kelder staan
en je kelder loopt onder water en alle wikkels drijven rond.
Wanneer weet ik dan wat de tomatencrèmesoep is
of waar de kippensoep zich in bevindt?
Dat zie ik niet, want ik heb die informatie niet, die staat op die wikkels.
Datzelfde gebeurt in de systemen die we hebben in de organisatie
waar bijvoorbeeld documenten gescand worden opgenomen
en uitsluitend de scan met het scannummer
wordt opgeslagen in het dossier.
Dat betekent dat degene die van het dossier gebruikmaakt
document na document moet gaan openen
om te zien wat de inhoud van het document is.
Eigenlijk hetzelfde als met deze soepblikken
waar je ook bij verrassing iedere dag een blik openmaakt
en zegt: we zullen eens kijken welke soep we vandaag gaan eten.
Dus het is echt een probleem. Metadata wijzen de weg naar de records.
Dat betekent dat je metadata ook zo goed moeten zijn gekozen
dat je aan de hand daarvan je documenten snel kunt terugvinden
of dat je een zaak heel snel kunt terugvinden.
En informatie is duurzaam.
Het gaat om informatie die duurzaam de creatie,
het beheer en het gebruik van records mogelijk maakt.
Daar valt nog een hele wereld in te winnen,
in het kiezen van goede metadata die weinig tijd kosten om bij te houden.
Want je komt veel systemen tegen
waar door verschillende velden gegaan moet worden
voordat je een document geregistreerd kunt hebben.
Vaak zijn die velden ook nog verplicht en dat betekent dat je niet anders kunt
dan door al die verschillende velden heen te gaan voordat je verder gaat.
En de gebruiker heeft daar geen zin in,
dus die vindt zijn eigen systeem wel om de informatie op te slaan.
NEN-ISO 16175 is de norm
gericht op de eisen voor software en recordmanagement
die de NEN 2082 sinds 1 januari vervangt.
Functionele eisen:
Deel 1 beschrijft de principes voor het beheren van de records,
deel 2 geeft functionele eisen voor softwaresystemen
en deel 3 geeft functionele eisen voor het informatiebeheer in bedrijfssystemen.
Nou, het is een behoorlijk verhaal.
Het zijn honderden punten die je kunt nalopen via de MoSCoW-methode,
waarin je kijkt naar de must haves, de should haves
en de wenselijke documenten. Dus in ieder geval...
Iedere keer wanneer je een nieuw systeem aanschaft in de organisatie
zou je deze eisen moeten doorlopen om te kijken in hoeverre je daaraan voldoet.
De basis, het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen de overheid
geldt voor alle bestuurslagen sinds vorig jaar
en is gebaseerd op internationale standaarden voor informatiebeveiliging,
27001 en 27002.
Dat gaat uit van drie basisbeveiligings- niveaus waaraan informatie moet voldoen
en welke bijbehorende beveiligingseisen moeten worden ingevuld.
Per bedrijfsproces ga je bepalen welke eisen er voor dat bedrijfsproces gelden.
Dus je ziet dat het centraal stellen
van de bedrijfsprocessen, van de werkprocessen
dat dat een hele goede keuze is om je informatiehuishouding vorm in te geven.
Pak je werkprocessen, inventariseer welke ze zijn,
inventariseer welke informatiebestanden eruit voortvloeien
en met welke software de informatie- bestanden worden aangemaakt,
welke privacyelementen erin spelen in het kader van de AVG
en je hebt al een heleboel elementen bij elkaar
om je informatiehuishouding goed vorm te geven
en om dat centrum te krijgen.
DUTO, duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Ik ga niet al die eisen behandelen,
maar ze staan in een document wat we op de leeromgeving zullen plaatsen
en waarin ook een aantal definities worden gegeven.
Overigens, voor definities is er een handig trefwoordenboekje uitgekomen.
Als je op Google zoekt op 'trefwoorden'
en je zet daar de naam van Rob Cramer bij, dan kom je heel snel daar bij uit.
Je kunt het gratis downloaden. Het is uitgegeven door het Nationaal Archief.
Je kunt ook naar het Nationaal Archief gaan om het op te halen,
maar in deze tijd doe je dat niet zo snel meer.
Maar in ieder geval heb je dan eigenlijk in 200 trefwoorden een overzicht
van alle belangrijke definities die binnen het vakgebied worden gebruikt.
Het is handig om iedere dag gewoon een paar bladzijden voor te lezen
aan de kinderen of aan je je partner.
En dan voordat je het weet ken je ze allemaal van buiten.
Handreikingen.
Er worden door de RDDI, het Rijksprogramma,
ik kijk iedere keer even naar dat Rijksprogramma,
omdat ik heel vaak 'Rijksdienst' zeg, maar het is het Rijksprogramma,
voor duurzaam digitale informatievoorziening,
worden een aantal handreikingen gegeven,
waaronder bijvoorbeeld de handreiking tot het bewaren van chatberichten.
Een handreiking die is ontwikkeld waarin staat
hoe je chatberichten moet behandelen
en op welk moment je moet overgaan
tot het overzetten van een chatbericht naar Google bijvoorbeeld
of naar een andere applicatie en van daaruit weer naar je archieftoepassing.
De handreiking 'Bewaren van e-mail voor de Rijksoverheid' is ontwikkeld,
die ook door de gemeentelijke overheid is overgenomen
en een handreiking voor het verdiepen van de kosten-batenanalyse om te kijken:
wat kost nou eigenlijk mijn informatiehuishouding?
Maar dat zijn niet de enige. Er zijn heel veel handreikingen
en je kunt vanuit deze presentatie, die ook op de leeromgeving staat,
doorklikken naar elke handreiking die hier genoemd staat.
Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer,
stappenplan bij migratie en conversie,
Handreiking digitaal vernietigen van het Nationaal Archief.
Er zijn twee instanties die je in dat verband in de gaten zou moeten houden.
De ene is het Rijksprogramma en de tweede is het Nationaal Archief.
Het Rijksprogramma heeft onder andere een toolkit
voor de informatiehuishouding ontwikkeld, waarin heel handige links zitten.
Je vindt daar ook een presentatie die je kunt houden bij afdelingen
om ze duidelijk te maken dat het niet gaat
om met het vingertje te wijzen 'er is een Archiefwet en let op',
maar om aan te geven dat om het gaat om jouw werk.
Jouw werk is zo belangrijk.
Daar is een hele mooie presentatie van ontwikkeld.
Er zijn verschillende stappenplannen
ter verbetering van de informatiehuishouding te vinden.
Reken echt op dit moment gewoon een halve dag per week
die je besteedt aan het bekijken wat er in het Rijksprogramma wordt ontwikkeld.
Dus ga ook echt aan de gang met die zelfontwikkeling.
Belangrijk ook is in de gaten houden wat het Nationaal Archief ontwikkelt.
Die hebben een Roadmap kennisproducten Nationaal Archief.
Als je daarop klikt,
vind je daar van week tot week welke producten er in voorbereiding zijn
en hoever de stand van zaken is. Dus je ziet op een gegeven moment ook:
'Dit is nu gepubliceerd. Het is nu kracht van wet geworden
of het is nu kracht van voorschrift geworden.'
Dat soort zaken zijn heel interessant om te volgen.
Bewaren van e-mailboxen, hebben we het al over gehad.
Normaal gesproken de organisatie:
Tien weken krijgt een medewerker de gelegenheid om na te kijken:
'Hebben we nu te maken met een privémailtje
of hebben we te maken met een officiële mail?'
De mail van de medewerker
wordt gedurende een periode van tien jaar veiliggesteld
en daarna wordt van de doorsnee medewerker van de organisatie
de mail vernietigd.
Wanneer je een sleutelfiguur bent in de organisatie,
kan het zijn dat jouw mailbox bewaard blijft
en op een gegeven moment zelfs naar het Nationaal Archief gaat en openbaar wordt.
Dus het is echt zaak als medewerker of als sleutelfiguur in de organisatie
om goed in de gaten te houden wat je in je mailbox hebt zitten,
want er kan ook heel veel materiaal zich in bevinden
wat jij ter kennisname hebt ontvangen,
maar waarvan je niet wil dat het verder komt
nadat jij weggegaan bent bij die organisatie.
Dus hou goed in de gaten dat de bewaring van mailboxen
in ieder geval plaatsvindt en dat minstens tien jaar de e-mailboxen worden bewaard.
Bewaring van chatberichten.
Ik had het er zojuist over dat daar hele aardige schema's voor ontwikkeld zijn.
Dit staat in die handreiking van de RDDI.
Even om aan te geven hoe handig hoe ze in elkaar zitten:
Heb je een chatbericht ontvangen en is het een zakelijk e-mailbericht?
Nee? Dan gaat het meteen naar de andere kant.
Is het wel een zakelijk e-mailbericht,
wat heeft het dan betrekking op bestuurlijke besluitvorming?
Zo ja, dan moet de informatie worden vastgelegd in het DMS,
als het nog niet op een andere manier gedaan is.
En DMS, neem daar gewoon je procesapplicatie voor.
KIDO, kwaliteitsinstrument voor de decentrale overheid.
Belangrijk om te weten dat het kwaliteitsinstrument er is
en dat de nadruk hierin ook weer ligt op het digitaal informatiebeheer,
op het opslaan, het toegankelijk maken van informatie, bewaren, beheren,
ontsluiten, alle aspecten die ermee te maken hebben.
Iedere overheidsorganisatie is verplicht
een eigen kwaliteitsinstrument in te richten.
En dan is het altijd de vraag: wat is nou kwaliteitszorg?
Kwaliteitszorg, ik heb altijd geleerd dat dat de fitness for use is.
Dat is een definitie van Juran uit de jaren 90 nog,
waarin gezegd wordt: wat is kwaliteit eigenlijk?
De gebruiker bepaalt voor mij wat kwaliteit is
en wat jij moet gaan doen, is een kwaliteitszorgsysteem inrichten,
waarin je alle activiteiten van de totale managementfunctie
gaat onderbrengen die te maken hebben met kwaliteitsbeleid.
Beoogd resultaat van kwaliteitszorg
is dat we een betere bedrijfsvoering krijgen,
dat de opslag van informatie efficiënter gaat,
dat materiaal wat niet nodig is zo snel mogelijk wordt vernietigd.
We hebben het eigenlijk alle zes blokjes erover gehad
dat juist dat vernietigen van alle materiaal wat niet nodig is,
dat het zo belangrijk is en dat we ook continu
mensen in de organisatie erop moeten wijzen om dit inderdaad te doen.
Reconstructie van overheidshandelen en onderzoek moet mogelijk zijn.
We moeten openheid kunnen geven
over de manier waarop zaken zich hebben afgespeeld
en wat er wel of niet is gebeurd.
Dus we moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen. We moeten in control zijn.
Dan hebben we nog de duurzame toegankelijkheid.
Hebben we het ook al over gehad dat dat een aantal elementen bevat.
Informatie, vanaf het moment van ontstaan moet dat beschikbaar zijn
en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft
en voor zolang dat noodzakelijk is.
En dat betekent dat de informatie vindbaar is
en, als we het kunnen terugvinden, dat die ook beschikbaar is,
dat die leesbaar is
en als ie leesbaar is, dat we 'm kunnen interpreteren,
dat die betrouwbaar is
en dat het ook nog toekomstgericht wordt onderhouden,
zodat we niet van het ene op het andere moment,
omdat pdf wordt vervangen door pdx, ik noem maar iets geks,
dat we ineens alle informatie kwijt zijn.
Belangrijk in dit verband is dus:
Als je kijkt naar alles wat we tot nu toe hebben behandeld,
is dat je jezelf wekelijks op de hoogte houdt van de nieuwe ontwikkelingen.
Er zijn hele goede websites die dat voor je kunnen doen
en waarop je jezelf kunt abonneren.
BREED is er een, komt iedere maand met een heel uitgebreide nieuwsbrief
waarin staat wat er die maand allemaal is gebeurd.
KIA komt iedere week.
Je kunt jezelf inschrijven in bepaalde interessegebieden,
interessegroepen die er zijn. Dus als je een team hebt,
kun je zeggen 'de een houdt dit in de gaten, de ander dat'
en in het werkoverleg bespreken we dat.
Het RDDI heeft een hele goede website waar heel veel materiaal verzameld is
en die ook iedere week met een nieuwsbrief komen.
Maak daar echt wekelijks een dagdeel voor vrij
dat je in de gaten houdt wat er aan nieuwe ontwikkelingen is.
En krijg je die tijd niet,
overweeg dan om er 's avonds ook eens wat tijd in te steken.
Het is zeker de moeite waard om die tijd erin te steken,
want je weet binnen de kortste keren veel meer dan je collega's.
En dat kun je realiseren via timemanagement.
Daar is een heel aardig boekje over: 'Zen to done' van Leo Babauta.
We zullen zorgen dat het op de leeromgeving staat,
dan kun je dat tot je nemen.
Meestal komen al die timemanagement-ideeën uit op hetzelfde,
maar daar gaan we nu niet op in.
De conclusie:
De informatiehuishouding waar we op dit moment allemaal deel van uit maken,
staat breed in de belangstelling. Je kunt daarvan op de hoogte komen.
Er komen heel veel gratis cursussen
waar je als rijksambtenaar gebruik van kunt maken.
Die worden allemaal verzameld in het Leerhuis.
Niet alles daarin zal digitaal zijn.
Er zullen ook groepsbijeenkomsten en -cursussen worden opgezet,
waarin je klassikaal met elkaar in discussie kunt over bepaalde zaken.
We hebben forums die je kunnen helpen.
Als je in BREED een vraag stelt aan de populatie daar,
dan heb je binnen de kortste keren een antwoord op je vragen.
Dus er zijn heel veel mogelijkheden
om wat we zeggen 'stay tuned' te blijven.
En neem de handreikingen die er zijn door. Niet alles tegelijk, maar wel regelmatig
zo eens een handreiking doorlezen en stel ze ter discussie bij je klant.
Kijk eens naar de werkprocessen die je uitvoert.
Neem die als uitgangspunt altijd
en vanuit je werkproces kijk je dan welke informatie daaruit voortvloeit
en hoe je die op de meest handige en simpele manier zodanig kunt opslaan
dat je voldoet aan duurzaamheidselementen.
Hou goed in de gaten ook dat waar je kijkt naar bewaren en vernietigen,
dat uiteindelijk maar 10% van de informatie die wij aanmaken,
hooguit 10%, voor blijvende bewaring in aanmerking komt
en dat de rest na verloop van jaren gaat verdwijnen.
Dat was de conclusie die voortvloeit uit het gedeelte
waar we het hebben over de normen die er op dit moment zijn.
Het is zo dat die normen, bijvoorbeeld de NEN-ISO 15489 en andere normen,
door de Rijksoverheid zijn afgekocht,
dus je kunt jezelf snel op de hoogte stellen.
Er zijn ook cursussen die gaan over deze normen
die hoofdstuksgewijs bijvoorbeeld de NEN-ISO 15489 behandelen,
waarbij je op dat moment in een achttal blokjes
de totale NEN-ISO behandeld hebt
en ook weet hoe je je informatiehuishouding moet vormgeven.
Dan gaan we nu over naar het laatste blokje
en dat is het blokje wat alles samenvat wat we tot nu toe behandeld hebben.
Had dat nou eerder gezegd, zult u misschien zeggen,
dan hadden we al deze verhalen allemaal niet hoeven aan te horen.
Maar dat is nou net het leuke van deze presentaties.
Maar we zien elkaar zo terug bij blokje nummer 7.
Goed, dit was dan het blokje wat ging over het normenkader,
het totale normenkader wat ook weer sterk aan het veranderen is
aan de hand van de handreikingen die uitkomen.
De richtlijnen die worden vertaald in een handzame brochures
en wat eigenlijk afsluit wat er op wettelijk gebied
en op het gebied van normen zich ontwikkelt
om de informatiehuishouding een solide basis te geven.
Samen met de mensen, gegevens en werkprocessen
en de informatiesystemen die we al hebben behandeld.
We gaan nu door naar blokje nummer 7.
De conclusies waarin we het hebben over: waar te beginnen?