Goeiedag. Mijn naam is Ad van Heijst.
Ik ben adviseur informatievraagstukken, noem ik het zelf maar,
en ben steeds bezig geweest met het proberen te kijken
hoe je ons vakgebied
beter, sneller, eenvoudiger en goedkoper vorm zou kunnen geven.
We gaan een aantal blokjes behandelen.
Een aantal 'kennisbytes' noemen we ze en we beginnen met een inleiding.
Dat is dit eerste blokje.
Daarna gaan we kijken naar de mensen in de organisatie,
zowel de informatieprofessional, hoe die zich gaat ontwikkelen vanaf 2030,
maar we hebben ook tot 2030 nog een traject te gaan,
maar ook hoe medewerkers in de organisatie zichzelf ontwikkelen.
Wat zijn de nieuwe medewerkers die we in organisaties binnenkrijgen?
Wat voor bagage hebben die al op digitaal gebied?
We kijken naar gegevens en werkprocessen.
Daarnaast gaan we kijken welke informatiesystemen er zijn
en hoe we die informatiesystemen kunnen gaan beheren
vanuit onze informatieprofessional-rol.
We kijken daarbij ook naar het wettelijk kader
en het normenkader wat zichzelf ontwikkelt,
de wetgeving die sterk aan het veranderen is. Archiefwet,
Wet Open Overheid, de Algemene Verordening Gegevensbescherming,
de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer
en de Wet Digitale Overheid. Noem ze allemaal maar op.
Alle wetten die een rol spelen op dit moment
in de vormgeving van informatiebeheer en informatievoorziening.
En als laatste gaan we kijken waar we op dit moment staan
en welke stappen we kunnen ondernemen
om te komen tot een nieuwe informatiehuishouding
waarin de informatieprofessional eigenlijk een spilrol vervult.
En het is al heel vaak gezegd dat de informatieprofessional
een spin in het web is of midden in de organisatie staat,
maar in veel gevallen staat ie aan de zijlijn.
Een coach staat ook aan de zijlijn, maar die is wel bezig vooraf
om de mensen die aan het voetballen zijn of die de wedstrijd aan het voeren zijn
om die vooraf te coachen, 'let hierop, let daarop',
en die zorgt dat bepaalde zaken goed uitpakken.
Alles begint eigenlijk met informatiebewustzijn.
Informatiebewustzijn...
80 procent van de informatieveiligheid heeft met informatiebewustzijn te maken.
Governance is eigenlijk het eerste waar we naar gaan kijken.
Governance is een verzamelbegrip voor structuur, strategie en cultuur,
leidend tot verantwoord en integer bestuur.
Eigenlijk goed en verantwoord bestuur.
Governance, wat een impuls heeft gekregen
na de grote Enron-affaire zoals die in Amerika heeft plaatsgevonden,
waarbij in één dag een bedrijf failliet was,
30.000 medewerkers op straat stonden.
De pensioenen waren weg, de mensen waren hun baan kwijt.
Dat heeft geleid tot een ontwikkeling waarin een code is ontwikkeld
waarin bedrijven die op de beurs genoteerd waren
meer openheid van zaken moesten geven over hun financiële reilen en zeilen.
En dat is in Nederland vertaald in een code Tabaksblat,
daarna een code Frijns. Dat is wetgeving geworden.
En eigenlijk is het nu zo dat de overheid heel erg bezig is om te zorgen
dat ze kunnen aantonen
dat ze op een goede en verantwoorde manier met besturen bezig zijn.
Je kunt zien hoe er afgelopen jaar,
hoe het kabinet Rutte zichzelf ontwikkeld heeft, wat demissionair was,
wat zei dat er een nieuwe bestuurscultuur moest komen
wat 780 miljoen heeft uitgetrokken
om die nieuwe bestuurscultuur vorm te geven en om een nieuwe vorm te vinden
voor de informatiehuishouding en de informatievoorziening.
Waarbij je de eerste resultaten op dit moment al kunt zien
in de manier waarin wetten worden aangeboden aan de Tweede Kamer
met alle voorstukken die daarbij horen.
Dat is de eerste vorm waarin je ziet
dat er gestreefd wordt naar meer transparantie,
naar meer overheid of sorry, naar ook meer openheid.
Je ziet dat er een aantal sleutelbegrippen in die governance een rol spelen.
De eerste is het richting geven,
het sturen door de beleidsdoelstellingen die je vaststelt in de organisatie,
de inrichting van de organisatie en de procesmodellering.
Alles in die overheidsorganisatie, in die governance, gaat zichzelf richten
op de processen die wij uitvoeren.
De manier waarop de werkprocessen uitgevoerd worden,
dat wordt de sleutel tot de informatievoorziening ook.
Dus alle gegevensbestanden die voortvloeien uit de werkprocessen,
en alle structuren die daarmee verband houden,
dat komt allemaal met het werkproces als basis.
Het beheersen van de informatie,
het invoeren en handhaven van maatregelen en procedures
om doelen te kunnen bereiken.
De verantwoording die steeds belangrijker wordt.
Kijk maar naar wat er in de Tweede Kamer is gebeurd het afgelopen jaar.
Hoe steeds het kabinet zich uren heeft moeten verantwoorden
voor alle besluiten die genomen zijn.
Hoe samengewerkt wordt met een aantal teams van deskundigen
en steeds alle overwegingen die ten grondslag hebben gelegen
aan de besluiten openbaar zijn gemaakt en besproken zijn met alle partijen.
En dan het toezicht. Het extern toetsen of de doelstellingen
die op het gebied van de governance zijn gesteld, wel zijn gehaald.
Maar dan ga je jezelf meteen de vraag stellen wat er mis is
met de informatiehuishouding nu.
Daar is een filmpje over
en de link die je vindt in de presentatie verwijst naar dat filmpje.
Het duurt maar drie minuten, maar het komt erop neer
dat er een aantal zaken misgegaan zijn.
In de eerste plaats de informatieverzorger,
die is vergeten in het hele proces en zo zijn er nog een aantal.
We komen ze zo meteen tegen.
Information governance, dat is een afgeleide van de totale governance.
Je ziet dat het governance-begrip heel vaak uiteen wordt gerafeld
of onderscheiden in een aantal grotere groepen.
Je hebt HRM governance, je hebt financial governance
en information governance maakt daar onderdeel van uit.
En van dat information governance heb je weer IT governance,
waar je alleen maar kijkt naar de techniek.
Information governance, wat zich bezighoudt met de informatiehuishouding
die gezien wordt als een voorwaarde van een goed digitaal bestuur.
Het is heel duidelijk. Het is door Jacqueline Rutjens onder andere opgezet,
de directeur van RDDI, die gezegd heeft:
zonder een goede informatiehuishouding
kunnen we geen goede informatievoorziening opzetten.
En dat is ook zo. Als je niet je dossiers op orde hebt,
als je je processen niet op orde hebt, dan is het heel moeilijk
om jezelf te verantwoorden als er vragen gesteld worden.
En dat blijkt ook wel uit de manier waarop we op dit moment
met WOB-verzoeken omgaan
en de tijd die het kost om een WOB-verzoek te behandelen.
Gemiddeld is dat 400 tot 700 uur
dat er gebruikt wordt om WOB-verzoeken te behandelen.
Dat kost gewoon heel veel tijd die je kunt vermijden door te zorgen
dat je informatiehuishouding goed geregeld is.
Information governance onderschrijft het belang van de informatiehuishouding
bij het uitvoeren van de taken en de verantwoording,
maakt sturing en beheersing mogelijk van de informatiehuishouding,
sluit met die informatiehuishouding naadloos aan
op de processen die in de organisatie worden uitgevoerd
en stelt vast welke informatie essentieel is om taken te kunnen uitvoeren
en jezelf aan de hand van die taken te kunnen verantwoorden.
Niet voor niets zegt NEN-ISO 15489
dat de medewerker die het werkproces uitvoert
ook meteen zorgt voor het documenteren van het werkproces.
En de manager ziet daarop toe,
de directie en het bestuur bepalen het beleid
en ICT zorgt dat alles technisch in orde is.
Wat is nou eigenlijk die informatiehuishouding?
Informatiehuishouding wordt gezien als eigenlijk alle activiteiten
die we uitvoeren met data, gegevens en documenten.
Documenten die ook een vorm zijn van gegevenssamenstelling.
Digitale informatiehuishouding stelt bepaalde nieuwe eisen
aan het omgaan met informatie.
Heb je een papieren brief, dan zul je zien dat die...
Ja, die kun je kopiëren,
maar je ziet heel duidelijk altijd nog wel wat het origineel is en wat de kopie is.
Bij digitale informatie zie je dat al niet zo goed meer.
Welke informatie ga je nou opslaan?
Welke informatie ga je beschouwen als het originele dossier
of de originele informatie? Eigenlijk kan dat al niet meer.
Het gaat erom dat je constateert dat informatie aanwezig is
en dat je aan de hand van die informatie jezelf kunt verantwoorden.
'Open op orde', www.openoporde.nl.
Een website die je zeker een keer moet bezoeken,
omdat je daar het filmpje vindt over de informatiehuishouding
wat zich richt op de opslag,
het beheer van de informatie en het toegankelijk maken daarvan.
En dat 'Open op orde' zegt dat er vier redenen zijn
waarom die informatiehuishouding goed opgezet moet worden.
De eerste is dat we... Een van de oorzaken waarom het mis is gegaan,
is als eerste dat er eigenlijk gedacht is
dat we geen professionele informatieverzorgers
of informatieprofessionals/beheerders meer nodig hadden.
Alle medewerkers die zouden zelf hun dossier wel samenstellen en beheren
en opslaan in de systemen die ze daarin zouden voorzien.
Nou, het blijkt dat systemen dat niet doen.
Dat in veel gevallen het archiveren in systemen niet mogelijk is,
maar ook het verwijderen van informatie uit systemen niet mogelijk is.
Ten tweede... Het eerste is: als we kijken naar wat er gebeurd is
met die professionele informatiebeheerders,
dan zien we dat we van 30.000 informatiebeheerders
tien jaar geleden gegaan zijn naar 3000 informatiebeheerders nu.
En we dachten dat systemen dat allemaal zouden opvangen.
Dat blijkt niet het geval te zijn,
want het volume en de aard van de informatie
is veel en veel groter geworden dan we tien jaar geleden dachten.
Als je ziet wat er nu aan informatie ontstaat,
wat er aan dubbelen, aan kopieën, aan concepten,
aan verschillende versies aanwezig is van bepaalde documenten
of van data die opgeslagen wordt in verschillende vormen,
waarvan we misschien niet weten waar de data voor opgeslagen is
en waarvan we onszelf moeten afvragen of we hem wel mogen bewaren
in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming,
dan zie je dat het volume en aard van de informatie zo groot is,
dat we dat in kaart moeten gaan brengen. Dat we daar informatiestructuurplannen
voor moeten gaan inrichten of informatieplattegronden
voor moeten gaan opstellen.
Als derde moeten er betere
en gebruiksvriendelijkere informatiesystemen komen.
En het informatiesysteem is niet alleen het documentmanagementsysteem
of het zaaksysteem waar je nu gebruik van maakt.
Nee, de informatiesystemen zijn alle systemen
die in de organisatie worden gebruikt en waar data in wordt vastgelegd.
Dus dat kan een CRM-systeem zijn voor de ene afdeling,
een financieel systeem voor de andere afdeling,
een personeelsinformatiesysteem voor Personeelszaken,
een managementinformatiesysteem, een contractensysteem.
Al die systemen samen, die vormen jouw informatiehuishouding
en die moeten op elkaar worden afgestemd.
Als je je contracten in je contractendatabase hebt zitten,
dat je ze niet nog over tientallen andere systemen hebt verspreid,
waarbij je straks niet meer weet wat het juiste contract is wat je hebt afgesloten.
Dus er moeten afspraken gemaakt worden in de organisatie
over het gebruik van informatiesystemen en informatie.
Dus de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden
voor informatiebeheer moet je samen gaan vaststellen
en daar moet je ook op sturen met zijn allen.
Dus je moet eigenlijk een centrale afdeling krijgen.
Hoe je 'm noemt, maakt niet uit.
Daar hebben we het in een ander blokje nog over.
Maar een centrale afdeling waarin je gaat bekijken welke informatie je opslaat
en welke niet. En hoe je met informatie omgaat.
Een informatiehuishouding,
we hebben het er zojuist over gehad, is groter dan gedacht.
Het gaat om alle systemen die in de organisatie gebruikt worden.
Alle koppelingen met informatie van buiten.
Het kan zijn dat je als ministeries samenwerkt met externe partijen,
dan zul je ook gebruikmaken van gemeenschappelijke plaatsen
waar informatie wordt opgeslagen.
Die kunnen binnen of buiten jouw organisatie liggen.
Je moet het totaaloverzicht hebben van alle informatie die jij gebruikt
en die belangrijk is voor de uitvoering van jouw taken.
Maar dat betekent dat je ook een overzicht moet hebben van alle mensen
die die informatie gebruiken.
Alle bestanden die worden bijgehouden, moet je in kaart gebracht hebben.
Je moet weten waar ze zijn, wie ze gebruiken,
hoelang deze mensen ze gebruiken,
wanneer er bepaalde beperkingen vervallen
en er een ander gebruik gaat gelden,
welke informatie na verloop van tijd te vernietigen is
of dat dat uit de applicatie zelf kan.
Al dat soort gegevens, dat zul je moeten gaan vastleggen.
En dan komt daar nog bij,
in de rechteronderhoek zie je daar een aantal streepjes staan.
Dat is het lakken van informatie,
waar we het een aantal jaar geleden niet over hadden,
maar nu is het gebruikelijk dat je jezelf afvraagt of een bouwvergunning
of een serie bouwvergunningen die door een gemeente beschikbaar wordt gesteld
op een website of die niet geanonimiseerd moeten worden.
En hoe ga je die anonimiseren?
Dat ga je doen door bepaalde informatie weg te lakken.
Maar dat doe je niet op het originele document zelf,
dat doe je op een kopie van het document.
En dat kun je misschien softwarematig doen,
maar dan nog is het de vraag of dat, als je dat softwarematig doet
of die software niet te omzeilen is,
dat mensen toch nog onder dat afgelakte deel kunnen kijken.
Dus we komen met een aantal problemen de komende tijd
waar we echt met zijn allen hard ons best voor moeten doen
om die op te lossen.
Informatie governance of information governance.
Als ik tien jaar geleden een verhaal gehouden zou hebben,
dan zou ik het gehad hebben over 'records and information management'.
Records and information management, de groene taartpunt
die hieronder in dit verhaaltje staat.
Je ziet dat die groene taartpunt een onderdeel is geworden
van een hele taart waarin we het hebben over risicobeheersing en compliance,
het in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving,
de eDiscovery, het zoeken naar informatie,
het vastleggen van informatie op het moment dat er een rechtszaak is
of wanneer er een verzoek is
in het kader van de Wet Open Overheid in de toekomst.
Als dat het geval zou zijn, dan wordt op dat moment
alle relevante informatie waarvan we denken
dat die een rol zou kunnen spelen bij de beantwoording van die vraag,
die moet worden tegengehouden.
Die mag op dat moment niet meer vernietigd worden.
We moeten kijken naar de data analytics.
Steeds vaker zie je dat er gedacht wordt dat we uit onze informatiebestanden
nieuwe data uit kunnen halen, nieuwe inzichten uit kunnen halen
door de informatie op een andere manier te gaan verwerken.
We hebben het over de veiligheid en de beveiliging van de informatie.
Steeds vaker zien we hackers, we zien dat informatie gegijzeld wordt.
Je hoeft maar een patch achter te lopen
of je loopt het risico dat je informatie gegijzeld wordt
en de kosten die dat met zich meebrengt, zijn niet mals.
Zelfs wanneer je niet wil betalen en je bent daarmee een week informatie kwijt,
dan zul je dat toch moeten inhalen om je systemen weer op orde te krijgen.
Het zijn grote problemen
die we in het verleden met de papieren informatie niet hadden.
Dat betekent dat we onszelf de vraag moeten stellen
hoe we dit allemaal gaan richten, inrichten en verrichten
en een model wat we daar heel vaak bij gebruiken
is het model van professor Maas van de Universiteit van Amsterdam,
die het heeft over drie lagen: de richten-, inrichten- en verrichtenlaag
op horizontaal niveau en dan verticaal drie kolommen
die gaan over de business,
over de informatie en communicatie en over de technieken.
Nu zie je dat ze in dit plaatje heel mooi op gelijke afstand staan van elkaar.
Rick Maas zei tegen mij toen ik bij hem les kreeg:
'Het gaat niet om de vierkantjes,
het gaat om de verbindingen tussen de vierkantjes.'
Dat is eigenlijk het belangrijkste waar je in de organisatie over spreekt
en je zult met elkaar die verbinding moeten zoeken.
Je ziet daarbij ook
waar informatie en communicatie nu keurig in het midden staat,
die informatie/communicatie in eerste instantie dicht tegen de techniek aan zat,
vandaar dat we ook spraken over ICT, maar dat nu informatie en communicatie
heel dicht bij de business komt te staan en bij het bestuur.
En dat het bestuur zichzelf ook rekenschap begint te geven
hoe belangrijk het is om die informatie
in goede, geordende, toegankelijke en duurzame staat op te slaan.
Ik gebruik een heleboel woorden waarvan een deel al bekend bij jullie zal zijn,
goed geordend en toegankelijk,
maar als we het hebben over duurzaamheid,
dan is dat een nieuw begrip
wat 'goede, geordende en toegankelijke staat' gaat vervangen.
De basis om je informatiehuishouding vorm te geven is informatiearchitectuur.
En je informatiearchitectuur neem je in het procesontwerp,
het design van je architectuur, neem je al je informatiehuishouding mee.
Dat gebeurt op dit moment nog niet. Als je nu een architectuurplaat ziet,
dan hebben we het over verschillende systemen die er zijn
en de techniek die systemen met zich meebrengen,
de verbindingen tussen die systemen,
maar we hebben het veel minder over de informatie
die zich in die systemen bevindt.
En dat is waar het om gaat wanneer we 't hebben over de informatiehuishouding.
We hebben systemen. Die systemen worden gebruikt door mensen
en die systemen zijn gevuld met informatie.
En die informatie, daar moeten we iets mee.
Dan moeten we duidelijk zijn hoelang we deze informatie gaan bewaren,
waar we de informatie gaan bewaren en hoe we die bewaren.
Om dat totaaloverzicht te krijgen over die informatiearchitectuur
en over die informatiehuishouding hebben we een informatieplattegrond nodig.
Zoals de ondergrondse van, dit is Londen geloof ik,
als je die in wil, dan moet je weten hoe de blue line loopt
en hoe de gele lijn loopt
en aan de hand daarvan kun je je van plaats A naar B verplaatsen.
Als organisatie hebben we ook een informatieplattegrond nodig
waarin we weten welke informatie- elementen zich waar bevinden
en hoe die zich tot elkaar verhouden.
En dat betekent dat we met gebruikers,
want de gebruiker staat centraal in dit hele verhaal, de mens is het centrum,
dat we gaan kijken: waar haalt die persoon
zijn informatie vandaan of haar informatie vandaan
om het werkproces op een goede manier te kunnen uitvoeren.
En dat betekent dat je jezelf gaat bezighouden met:
welke single points of truth zijn er in de organisatie?
Welke SPOTs heb ik?
Een SPOT is een plaats waarvan we met elkaar afspreken
dat dit de plek is waar wij onze informatie opslaan.
Dat kan een gemeenschappelijke schijf zijn, het kan een SharePoint-site zijn,
het kan een procesapplicatie zijn,
een documentmanagementsysteem of een zaaksysteem.
Maar in ieder geval: we spreken met elkaar af
dat wanneer wij zaken behandelen vanaf deze afdeling of in dit werkproces,
dan gebruiken wij daar dit systeem voor,
dan gebruiken we daar deze applicatie of deze toepassing voor.
En dat betekent dat we een overzicht maken van afspraken.
Welke SPOTs zijn er in de organisatie, wie gebruikt die
en hoelang worden die gebruikt? Wanneer wordt de informatie vernietigd?
Al die vragen die we in de komende zes blokjes gaan gebruiken.
Wat is de huidige informatie? Overzicht van de bestaande informatie,
overzicht van de systemen die er in de organisatie zijn
en hoe worden die systemen beheerd?
Het gaat erom dat we de informatiehuishouding
duurzaam toegankelijk maken en daarvoor hebben we een aantal regels.
We hebben afspraken die we moeten maken met die gebruikers,
dus je hebt dan regels, afspraken en deelnemers.
Je hebt daarnaast gegevens en informatie.
Gegevens die informatie zijn voor degene die ze nodig hebben
en die er iets mee kunnen gaan doen.
We hebben applicaties waar de gegevens zich in bevinden
en die door de deelnemers worden gebruikt.
En al die gegevens moeten een duurzaam karakter hebben.
Gegevens moeten vindbaar zijn,
je moet ze kunnen terugvinden op een snelle manier.
Als je ze kunt terugvinden, dan moeten ze beschikbaar zijn.
Je moet ze kunnen gebruiken,
jij moet toegang hebben tot die gegevens.
Als ze beschikbaar zijn, dan moeten ze leesbaar zijn
in een formaat waar jij ook inderdaad iets mee kunt.
Ze moeten interpreteerbaar zijn,
ze moeten begrijpelijk overkomen, je moet er iets mee kunnen.
De informatie moet betrouwbaar zijn, moet datgene zijn wat het zegt te zijn
en moet toekomstbestendig worden opgeslagen,
zodat wanneer er nieuwe formats komen of nieuwe systemen komen,
de informatie zonder probleem overgezet kan worden in het nieuwe systeem
of in het nieuwe format.
Toekomstbestendig gaat nog een hele opgave worden,
want met papier hebben we natuurlijk...
We zien van papier heel langzaam de kwaliteit verminderen.
Van microfilm weten we dat het 200 jaar minstens meegaat.
Digitale informatie is afhankelijk van de energie die het krijgt
en de manier waarop het in systemen is opgeslagen.
Digitale informatie kan er zijn of kan er niet zijn.
Dat kan even een klik van een computer zijn
waarbij je zegt 'al deze informatie wil ik deleten',
dan zal ie nog niet meteen weg zijn. Hij zit nog in je prullenbak,
maar is je prullenbak gedeletet en je gaat 32 fasen verder,
dan is je informatie inderdaad weg.
Wat we in kantoren aantreffen, is dat waar...
of eigenlijk de situatie zoals die zich in fabrieken heeft voltrokken
de afgelopen eeuw.
En in die fabrieken ging dat nog redelijk langzaam.
Tot de jaren vijftig waren er lopende banden
en daar werd heel veel handwerk in verricht.
Maar eigenlijk nadien zie je dat de robotisering begint toe te nemen
en dat er steeds meer gewerkt wordt door robots.
Datzelfde hebben we gezien in het bank- en verzekeringswezen,
waar in eerste instantie heel veel afschriften
of bankopdrachten, overschrijfopdrachten in een envelop werden gedaan
en opgestuurd naar de bank
en dan daar handmatig werden verwerkt door typistes,
zie je dat bijna al het werk wat er bij een bank gebeurt, doe jij zelf thuis.
Jij geeft thuis opdracht
om een bepaald bedrag over te maken naar iemand anders.
Jij ontvangt thuis een overzicht van wat je aan salaris hebt ontvangen.
Dat gaat eigenlijk rechtstreeks, zonder menselijke tussenkomst.
En eigenlijk is dat ook datgene wat wij denken
dat zich gaat voltrekken bij kantoren en bij overheidsorganisaties.
Zoveel mogelijk werk wat nu nog handmatig gebeurt,
zal gebeuren door degene die een aanvraag doet via een webformulier
of door de persoon die op een bepaald moment iets wil
en dan aan de hand van een algoritme beoordeeld wordt
of dat datgene wat hij of zij wil ook inderdaad kan, ja of nee.
Hoe gaan we dat organiseren?
Dat doen we door te gaan denken vanuit de totale informatiehuishouding.
De professional moet niet meer alleen denken
aan het documentmanagement- of zaaksysteem wat hij of zij bijhoudt.
waar we naar toe moeten, is dat we een overzicht krijgen
van alle systemen die in de organisatie aanwezig zijn
en welke informatie zich in die systemen bevindt.
Samen denken, samenwerken met de gebruikersgroepen
waarvoor we ons werk doen.
Samen met hen zoeken naar nieuwe mogelijkheden
om zo eenvoudig, goedkoop en gemakkelijk mogelijk
de informatie op te slaan, met zo weinig mogelijk inspanning.
Hanteren van een eenduidige methodiek
voor het in kaart brengen van een organisatiebrede informatiehuishouding.
Dus echte informatie in al zijn vormen.
Hanteren van eenduidige definities:
Samen met elkaar afspreken dat we dingen zo noemen zoals we ze noemen.
Dus een naam geven waar we het z'n allen over eens zijn.
Dat niet de een praat over archiefstukken en de ander over documenten,
maar dat we weten waar we het over hebben. Dus één taal die we gebruiken.
Zorgen voor de bewustwording, voor de zorg voor goede informatie,
kwaliteitszorg, om te zorgen dat de informatie in goede en geordende,
toegankelijke, duurzame staat blijft, een verantwoordingsplicht.
Dat is een zorg voor iedereen,
maar de informatieprofessional is daar degene die ondersteunt.
En iedereen trainen in het gebruik van informatie en systemen,
want de komende jaren zullen we nog heel wat mensen moeten leren
hoe ze met onze systemen moeten omgaan.
En belangrijk daarbij is dat we hier een gewoonte van maken.
Het is geen eenmalig proces.
We zullen echt als informatieprofessional hier dagelijks mee aan de slag moeten,
steeds met andere gebruikers
en per gebruiker een bepaald aantal uren per jaar reserveren
om hem of haar op het goede pad te houden.
Daarbij horen een aantal plateaus. Daar is een meerjarenplan voor ontwikkeld.
Het meerjarenplan waarvoor toch heel erg veel geld is uitgetrokken.
Wat draait niet alleen bij de ministeries,
maar ook bij de zelfstandige bestuursorganen,
waarbij we gebruik maken van verschillende plateaus.
Het veiligstellen van de informatie,
het zorgen dat de informatie vindbaar en toegankelijk wordt
en het zorgen dat de data en de informatie gebruikt wordt
om een beter inzicht te krijgen in de processen die worden uitgevoerd.
We doen dit voor een groot deel
door 'informatiebeheer by design and redesign'
Dat betekent dat op het moment wanneer we aan de slag gaan
met een nieuw systeem, wanneer er een nieuw systeem wordt gekocht,
ook meteen wordt gedacht aan de archiefsituatie.
Dus: door wie moet de informatie gebruikt worden?
Op welke manier moet die toegankelijk worden?
Welke metadata zijn daarvoor nodig?
Er moet een metadataschema voor gemaakt worden.
Hoe regel ik aan de voorkant mijn informatiebeheer al?
En dat doen we ook bij reorganisaties, bij herstructurering,
bij het inrichten of aanpassen van processen,
bij de uitbesteding, waarbij we kijken:
de informatie die aangemaakt wordt door de partij aan wie wij aanbesteden,
hoe krijgen wij die weer terug? Denk aan aanbesteding van grote projecten
die er zijn bijvoorbeeld, en die het Rijk heel vaak aanbesteedt
en bij de ontwikkeling en het verwerven en inrichten van informatiesystemen.
Informatiebeheer by design is een term die je de komende jaren vaak zult horen,
omdat er nogal wat systemen vervangen gaan worden
en omdat juist in die systemen
op dit moment geen rekening wordt gehouden met het archiveringsaspect.
Samengevat: zonder een goed ingerichte digitale informatiehuishouding
is er geen verantwoord, integer bestuur mogelijk.
Dat betekent dat information governance,
een onderdeel is van de totale governance in een organisatie.
Information governance bereik je niet
door niet te zorgen voor een goede informatiehuishouding
en informatievoorziening.
We halen dat uit elkaar. Informatievoorziening is het traject
waarin we bijvoorbeeld de Tweede Kamer voorzien van informatie en achtergrond.
Achtergronddocumenten horen bij een bepaald wetsvoorstel
of bij een bepaald initiatief.
De informatiehuishouding,
dan praten we dus echt over de manier waarop we onze dossiers inrichten,
waarop we onze documenten vormgeven,
waarop we vernietigingstermijnen toepassen
en zorgen dat informatie wordt vernietigd op het moment dat het mogelijk is
dat er rekening wordt gehouden met persoonsgegevens.
Dat soort zaken allemaal.
Hierop zullen we de komende zes blokjes die na deze inleiding volgen,
nader ingaan.
In deze inleiding gingen we in op het begrip 'information governance',
de governance waar de information governance deel van uitmaakt,
samen met de financial governance en de HRM governance
en de IT governance, noem ze maar op,
de manier waarop we de informatiehuishouding vormgeven
en de manier waarop de informatievoorziening vorm krijgt.
Dit was het eerste blokje wat we behandeld hebben, de inleiding.
Hierna gaan we verder met blokje 2, waarin we het hebben over de mensen
die een rol spelen in deze informatiehuishouding.