De achtergrond is echt de bestuurlijke insteek bij de coalitie onderhandelingen. We hadden vorig
jaar vervroegde verkiezingen, dus vorig jaar hebben we echt gezegd: we willen een nieuw,
fris geluid. We willen een open bestuur. ‘Open, betrokken en optimistisch’. Dat is
onze slogan. En daar hoort dus ook openbaarheid en transparantie in. En dus ook dat we alle
collegevoorstellen openbaar op de site zetten met alle onderliggende bijlagen en andere stukken.
Wij vinden openbaarheid en transparantie heel belangrijk. Omdat datgene wat wij hier aan
informatie hebben, is niet alleen van ons maar dat is van de stad. En we hebben de afgelopen
jaren veel pilots gedaan en producten ontwikkeld. Om samen met de stad aan openbaarheid te werken.
Wij geloven dat je met data beter beleid kan maken. En vervolgens ook kan monitoren
en evalueren. Dit doen we door inzicht te geven in de actuele situatie en wij laten
ook meerjarige trends zien. En dat doen we voor professionals uit de politiek, uit onderzoek,
uit de journalistiek en ook mensen die in het beleid werkzaam zijn. En wat ook belangrijk is,
is dat we de cijfers gebruiken voor verantwoording aan de Tweede Kamer.
De tentoonstellingen zijn onderdeel van een groter geheel: Het geheugen van BZK. Maar
die tentoonstellingen is in feite een tijdlijn waarlangs we alle documenten
inzichtelijk maken op voor BZK belangrijke thema's. En dat larderen we dan ook nog met
interviews met mensen die op die tijdlijn een rol van betekenis hebben gespeeld.
Wij zijn een paar jaar geleden begonnen met het meer transparant maken van het werk van
de provincie. Laten zien wat we doen en daar ook verantwoording over afleggen. We dachten,
laten we nou eens beginnen met de besluiten van de provincie die het allerbelangrijkst zijn. De
besluiten van ons bestuur van gedeputeerde staten, om die op een website te zetten. En dat hebben
we gedaan. Dus sinds een paar jaar kun je alle besluiten, dat zijn er ongeveer veertig per week,
kun je de dag nadat ze genomen zijn raadplegen op onze website.
We komen van ver. We zijn ooit begonnen rond het jaar 2000 misschien wel met papieren bijlagen die
zaten bij kamerbrieven aan de Tweede Kamer met cijfers daarin. En in de loop der jaren
zijn we eigenlijk overgestapt naar digitale informatievoorziening. En dat gebeurde niet
zonder slag of stoot. In het begin was het echt dat we als een soort catalogus
de informatie in de website hadden gegoten. En dat werkt natuurlijk niet. Want dat vereist dat
je weet waar je naar op zoek bent. Dus het product wat nu staat is helemaal ingericht
zodat je als bezoeker heel makkelijk kan vinden wat je wil weten en misschien nog wel meer.
We zijn eigenlijk begonnen in 2015 met het openbaar beschikbaar stellen van datasets.
Dat moet je bijvoorbeeld zien als de data die ligt onder fietsenstallingen, de real time informatie
van: is er een fietsenstalling vrij in de stad. Dus als je door de stad fietst, dat je dan
ziet: hé, daar zijn nog veertien plekken vrij. Nou, die dataset hebben we als gemeente en die
stellen we openbaar beschikbaar. Zodat app ontwikkelaars daar bijvoorbeeld een
mooie app van kunnen maken. Utrechters kunnen zien waar kan ik nu mijn fiets neerzetten.
Wij dachten in eerste instantie, dit vraagt om een technische oplossing. Dat je gewoon
met de IT afdeling regelt dat die stukken op een website komen. Maar we kwamen er al snel achter
dat de niet-technische aspecten eigenlijk veel belangrijker waren. Ik zal een voorbeeld geven.
We hadden een collega die al 25 jaar stukken voor ons bestuur schreef, dat hartstikke goed kon,
heel ervaren was. Maar het toch enorm spannend vond om in één keer stukken te
gaan schrijven voor de openbaarheid. Dat is een hele andere tak van sport. Dus we hebben
schrijfcursussen voor gedaan, we hebben gesprekken gehad over: hoe doe je dat nou,
schrijven voor de openbaarheid. We hebben ook bepaald van wat ga je dan niet openbaar maken?
Zoals persoonsgegevens, dus dat was een heel traject. Zodat we uiteindelijk ook die collega
die het al 25 jaar deed er vertrouwen in had, en nu ga ik het doen voor op de website.
Terugkijken is binnen een departement niet de meest favoriete tak van sport.
Maar het is toch vrij cruciaal dat je dat doet. Dat je tien, twintig jaar terugkijkt
naar wat is er nou op dit dossier allemaal gebeurd? Wat voor impact heeft dat gehad?
Hebben we fouten gemaakt? Hoe kan het beter? Dat is cruciaal in een beleidsomgeving. En we hebben
een vorm gekozen waarmee we denken dat we die beleidsprofessionals, maar ook wetenschappers
en andere geïnteresseerden trekken en dat ze daar allemaal hun voordeel mee kunnen doen.
Het maakproces is echt door de gemeentesecretaris getrokken dat was trekken, die had ook vanuit
bestuur de opdracht gekregen, maar die heeft het ook zelf getrokken. Samen natuurlijk met
de organisatie. Eerst is gekeken of we het met de huidige methodieken en software konden doen,
dat bleek niet goed mogelijk in het kader van de AVG dus is er speciale software aangeschaft voor
die anonimisering. Om alle medewerkers daarin mee te krijgen hebben we in zes
weken zijn er twaalf workshops georganiseerd zodat iedereen het zich eigen kon maken.
De dilemma's waren dat je in één keer veel meer aandacht moet geven hoe een stuk wordt geschreven.
En dat dat soms ook afleidt van de inhoud. Dus mensen moesten in één keer… Die zeiden: ik ben
toch veel meer van de inhoud, en nu moet ik in één keer ook een soort schrijver worden
omdat iedereen het gaat zien. Dus dat was even een tegenvaller, een dilemma. Maar wat echt
een meevaller was, is dat toen we het eenmaal hadden ingevoerd eigenlijk verreweg de meeste
collega's zeiden: wat een enorm goed idee. Wat cruciaal is voor die tentoonstellingen is
een dedicated curator. En ik geloof als ik naar de afgelopen zes keer kijk, dat we er goed in
geslaagd zijn om een oud BZK topambtenaar en een oud minister op de onderwerpen te werven.
Wat ingewikkeld is, dat is wel vaak om alle documenten bij elkaar te krijgen. Want we gaan
soms wel dertig, veertig jaar terug. En zie dan maar eens de documenten die toen in ambtelijke
organisaties zijn rondgestuurd te pakken te krijgen. Koudwatervrees zit hem misschien
een beetje bij aanvang op de keuze van degene die de kritische wetenschappelijke reflectie
moet gaan uitvoeren. Maar eerlijkheid gebied te zeggen dat dat nooit de keuze heeft beïnvloed.
Dilemma als je met cijfers werkt, is altijd: waar ligt de grens? Cijfers... Er is zoveel
beschikbaar. Hoe bepaal je wat relevant is? En wat kan er eigenlijk qua privacy? Wat kan je wel
of niet ontsluiten? Want het gaat uiteindelijk wel over mensen. Ook is het altijd de vraag: waar geef
je inzicht met cijfers en waar ga je over met de duiding van cijfers? Dus dat zijn eigenlijk
vragen die we aan de orde van de dag hebben als het gaat over de inhoud van deze website.
Meevallers zijn er ook. Er zijn heel veel cijfers beschikbaar. Eigenlijk meer dan dat je zou willen
en kunnen op één website. Dus de uitdaging daarbij is dat we goed kijken hoe we dat in samenhang
kunnen presenteren. En zo overzichtelijk mogelijk houden voor de gebruiker van deze website.
We zagen eigenlijk in het begin dat openbaarheid nog best wel een thema was waar veel mensen nog
niet zo heel veel mee hadden. En dat het ook gebruikt werd als van 'oeh dat is wel heel
spannend dat dingen naar buiten gaan'. Dus dat was voor sommige mensen een reden om informatie
niet prijs te geven. En dat is in de loop der jaren wel gegroeid. We hebben ook echt
aan het bewustzijn gewerkt. Ik vind dat we een raad en een college hebben die altijd
dit thema hoog in het vaandel hebben gehad. En langzaamaan zie je dat dat wel gegroeid is,
dat bewustzijn. Dat openbaarheid belangrijk is en dat informatie niet alleen van
ons als gemeente is, maar van de hele stad. Eén van de dilemma's is natuurlijk, wat ik al zei,
dat we extra software moesten aanschaffen. En dat daarmee gewerkt moest worden. Leren. Ander
punt is ook wel omdat we alles nu open op de site hebben staan, dat gemeenteraadsleden echt
veel meer vragen stellen. Dus we krijgen enorm veel technische schriftelijke vragen
die echt over de details gaan in plaats van over de hoofdlijnen. Dus dat is ook wel echt iets wat
een effect daarvan is. Een meevaller is wel dat de organisatie en de medewerkers veel bewuster zijn
dat ze in een politieke omgeving werken en hoe je het opschrijft en hoe je zaken verwoordt.
Ik denk dat we nu op driekwart van het verhaal zijn. We moeten nog een paar tentoonstellingen
doen. Waaronder die over Koninkrijksrelaties, dat is ook een mooi dossier wat we eens even
flink beet willen pakken. Ik merk ook dat het steeds sneller gaat. Het ons steeds makkelijker
af. Voor de laatste tentoonstelling hadden we twee maanden nodig, terwijl de eerste zijn we
toch wel een half jaartje mee aan het stoeien geweest. Dan komen we in een soort beheerfase,
dat we de zaken steeds moeten updaten. Ik zei net al, we komen van ver. En de basis is nu
op orde. Als we voortuitkijken willen we eigenlijk nog veel meer ervoor zorgen dat de cijfers die we
publiceren een beeld geven van de actualiteit. En de actualiteit is nu het regeerakkoord. We willen
gaan kijken of we de beleidsdoelen die daaruit voortgekomen zijn kunnen vertalen naar rijke
basissets en nog beter de verantwoording in kaart kunnen brengen. Zodat we ook kunnen laten zien
waar de publieke middelen aan besteed worden. Op dit moment hebben we een vrij gedegen open
Utrecht programma staan. Afgelopen jaren hebben we verschillende producten ontwikkeld. Zoals een
kamerregister, een algoritmeregister. En je ziet eigenlijk bij die producten
dat je als gemeente laat zien wat je in huis hebt, bijvoorbeeld aan algoritme,
hoe dat precies werkt. Maar het beantwoordt ook de vraag: wat hebben we niet aan algoritme. En het
black box idee van dat mensen vragen: wat heeft die gemeente nou wel of niet? Dat helpt hierbij.
Wij hebben in het begin heel de focus gezet op het publiceren van de documenten. Daarmee zijn we nu
eigenlijk klaar. Het document wat we willen delen, dat delen we ook. We weten hoe dat moet. Maar we
zien dat de besluiten in die documenten heel erg zijn gebaseerd op data analyses. En de stap waar
we nu mee bezig zijn, is om die data eigenlijk op een zo goed mogelijke manier ook te publiceren.
Ook dat zodat je ermee kunt samenwerken met andere partijen die ook data aanbieden.
Waar staan we nu? We zijn vorig jaar zomer begonnen met het openbaar maken van de
collegevoorstellen en alle onderliggende stukken. Dat loopt goed. Iedereen weet nu hoe het werkt en
je merkt ook wel echt dat het gewaardeerd wordt door de inwoners. Maar waar we nu wel staan is
een soort tussenstap, zeg ik dan maar. Want ook met de wet open overheid en ook in het kader
van de AVG regels is het toch wel heel lastig om het bij alle medewerkers specifiek te beleggen.
Want het risico dat het een keer misgaat, is daar wat groter in. Dus we zitten nu toch wel
te kijken naar één persoon, of een team, die dat echt gaat combineren en dus ook dit traject of
proces mee gaat nemen zodat we zeker weten dat er geen fouten kunnen gebeuren.
Wat heeft de gemeente eraan, aan die open beweging? Openbaarheid zorgt automatisch voor
een grotere kwaliteit aan informatie. Dus alles wat je naar buiten gooit,
moet in principe gewoon goed zijn. Dus het zorgt dat onze informatie gewoon beter
wordt. En als je kijkt wat heeft de stad eraan? Informatie wordt gewoon beter en makkelijker
vindbaar. En de gelijke informatiepositie van de overheid ten opzichte van de burger
die wordt ook versterkt. Zodat je aan het begin bijvoorbeeld van gevoelige participatietrajecten
dezelfde soort informatie hebt. Wat onze organisatie eraan heeft is dat we meer
verantwoording afleggen, dat is op zichzelf al belangrijk. Maar je ziet ook dat we veel scherper
voor onszelf bepaald hebben wat wil je openbaar maken en wat wil je eigenlijk geheim houden? Daar
wordt veel bewuster naar gekeken. En als je kijkt wat de inwoners van Zuid-Holland eraan hebben,
die kunnen kijken welke besluiten we allemaal nemen, die kunnen daar ook kennis van nemen en die
kunnen op basis daarvan ook weer actie ondernemen. Vragen stellen, of ergens aandacht voor vragen.
Ik denk in eerste instantie aan mensen die nieuw zijn op een dossier. Ambtenaren die nieuw zijn op
een bepaald beleidsdossier, die moeten niet afhankelijk zijn van hun kamergenoot of de
kennis van hun toevallige kamergenoot. Die moeten een compleet beeld kunnen krijgen van wat zich op
dat dossier heeft afgespeeld. En dat krijgen ze hiermee. Of de burger nou direct geïnteresseerd
is in de tijdlijnen en de interviews dat durf ik niet helemaal met stelligheid te beweren. Maar ik
denk in z'n algemeenheid dat de burger er veel aan heeft als overheidsorganisaties terugkijken
naar het verleden en leren van dat verleden. Bij de organisaties zie je dat het vooral heeft
geleid tot veel meer politieke sensitiviteit dus ze begrijpen nu echt wel dat ze in een
politieke organisatie werkzaam zijn. En dat ze dus ook doen voor de inwoners buiten,
zodat die goede voorstellen lezen waarin dus ook argumenten staan waarom we ergens voor kiezen en
welke motivatie daaronder zit. En de inwoners die hebben vooral openheid en transparantie,
dus die kunnen altijd alles lezen en weten waarop besluiten genomen zijn.
De organisatie heeft eraan dat ze door de beschikbaarheid van goede datasets en
cijferinformatie ze nog beter beleid kunnen maken voor de burger. En de burger kan er
op die manier van op aan dat het beleid wat gemaakt wordt, gebaseerd is op feiten.
Waar zijn jullie trots op? Ik ben als Utrechter trots dat we een
open gemeente zijn. Ik vind ook dat we een van de landelijke koplopers zijn. We hebben
een raad met ambitie, een college dat er werk van maakt. En we hebben met verschillende doelgroepen
in de stad ook veel contact gehad de afgelopen jaren. We weten ongeveer waar de wensen liggen.
Maar de Woo die zegt één ding. Zo van dit gaat tot openbaarheid leiden. En wij willen in de volgende
stap met die doelgroepen in de stad, ontdekken wat voor hun openbaarheid is en betekent.
Waar liggen hun wensen en behoeften? En om zo openbaarheid in Utrecht te laten prevaleren.
Waar ik heel erg trots op ben is het moment dat we echt besloten om die besluiten van
ons bestuur te gaan publiceren. Dat is toch een heel spannend moment. Want als dat misgaat, dan
krijgt onze gedeputeerde er gedoe mee. Collega's zijn ontevreden, enzovoorts, dus dat was een heel
spannend moment. Toen we alles hadden voorbereid om de knoop door te hakken. Nu gaan we het
volgende week doen! Ik herinner me nog goed dat we in een kamertje zaten, elkaar in de ogen keken,
en besloten van en nu gaan we het doen. En ik vond het ook heel tof dat de organisatie en ook onze
bestuurder de moed had om dat te doen. En dat is ook wel een les die ik meeneem naar de toekomst.
Want het is altijd spannend als je dingen gaat publiceren, als je dingen gaat delen met de
buitenwereld. Maar dat je gewoon ook de moed en het vertrouwen moet hebben om dat samen te doen.
Waar we trots op zijn natuurlijk is dat we dit proces hebben kunnen regelen. Dat
dat vorig jaar allemaal toch nog best vlot voor elkaar is gekomen. Dat het nu al bijna een jaar,
of driekwart jaar, goed loopt. We gaan er wel een nieuwe functie dus van creëren,
omdat we echt wel de zorgvuldigheid heel belangrijk vinden. En ja, waar we voor staan is:
open, betrokken en optimistisch, en dat zijn we in alle drie de gevallen met dit traject.
Ik ben er heel erg trots op dat onze website die toch heel specifiek is,
heel erg goed bezocht wordt. 250.000 pagina bezoekers per jaar. Dat is niet mis! We hopen
dan ook voor de toekomst dat ook andere overheden op dezelfde manier transparant met hun informatie
omgaan en deze actief openbaar gaan maken. Wat heel erg leuk is, is dat we toch wel veel
complimenten krijgen uit de wetenschappelijke hoek. Voor hen is het natuurlijk heel erg
makkelijk om allerlei literatuur makkelijk te kunnen vinden op een bepaalde vindplaats.
Maar wat ik misschien nog wel leuker vind, is dat er een aantal departementen
is wat belangstelling heeft getoond voor het format. Dus daar gaan we binnenkort langs!