Hai team, ik ben Loes en in deze korte video leg ik jullie uit
wat je te wachten staat in de werksessies voor een open overheid.
Je herinnert je vast deze krantenkoppen nog.
Daar willen we verbetering in brengen.
Zo wordt er alvast hard gewerkt aan een gebruiksvriendelijker documentatie systeem.
Maar we kunnen het niet zonder jullie.
Door documenten goed op te slaan draag je
bij aan een overheid die open en transparant is.
Je zorgt er namelijk voor dat documenten goed bewaard blijven en eenvoudig terug
te vinden zijn, zodat ze gemakkelijker openbaar kunnen worden gemaakt.
Zo herstellen we samen het functioneren en vertrouwen in de overheid.
Maar dat is niet de enige reden om je documenten goed op te slaan.
Je maakt het jezelf en je collega's namelijk een stuk makkelijker om goed samen te werken
als jouw documenten goed vindbaar zijn.
Daarom hebben we drie werksessies van één uur ontwikkeld
waarin jullie samen het opslaan in het DMS verbeteren.
Het mooie is dat je er alleen tijdens de sessies zelf wat voor hoeft te doen.
We hebben namelijk materialen voor je gemaakt die de werksessies gemakkelijk maken.
Per werksessie ontvangen jullie een mooi werkblad zoals deze.
Dit vormt de basis van de bijeenkomst.
Werkbladen bestaan altijd uit een aantal opdrachten
met per opdracht een heldere uitleg wat precies de bedoeling is.
De bladen spreken dus voor zich.
Door ze samen in te vullen, verbeteren jullie je informatiehuishouding.
Het enige wat je naast je werkblad nog nodig hebt
is een stapeltje post-its en een paar pennen.
En dat brengt me bij werksessie één.
Deze dus.
Deze eerste sessie vormt de aftrap om samen met een goede informatiehuishouding
aan de slag te gaan en levert een concreet plan van aanpak op.
Jullie bekijken hierin eerst
waar jullie nu staan om vervolgens een blik vooruit te werpen.
Waar willen jullie naartoe en hoe ga je dat doen?
Dat komt in deze sessie allemaal aan bod.
Jullie hebben ook een knelpuntenbox ontvangen.
Deze mogen jullie na sessie één op kantoor neerzetten.
Hierin kunnen jullie alle knelpunten verzamelen
waar je tegenaan loopt bij het opslaan in het DMS.
In sessie twee gaan jullie deze knelpunten met een informatie expert oplossen.
Zorg er dus voor dat jullie deze informatie expert
ook uitnodigen voor jullie tweede werksessie.
Zo, dat was ‘m hoor.
Een hoop informatie, maar hopelijk precies genoeg om aan de slag te kunnen.
Bedankt voor het kijken en veel succes!