*Muziek speelt*
Hoi, ik ben Paul en ik ben informatiecoördinator
bij het Rijk.
Vaak krijg ik vragen over onze dashboards voor de informatiehuishouding.
Een mooie gelegenheid dus voor jou om even mee te kijken.
Hier zie je ons dashboard over e-mailarchivering.
Je kunt hier veel informatie vinden, zoals hoeveel e-mails er ontvangen
en verzonden zijn, hoeveel e-mails verwijderd
of verplaatst zijn en hoeveel e-mails zijn toegevoegd
aan het DMS.
Ik ga nu verder inzoomen op hoeveel e-mails
zijn toegevoegd aan het DMS door hier te klikken.
In dit overzicht kunnen we zien hoeveel e-mails in het DMS
worden gezet per afdeling.
Hier zien we bijvoorbeeld dat de afdeling Financiën
de afgelopen tijd steeds meer e-mails in het DMS toevoegt.
Deze afdeling krijgt wekelijks veel e-mails binnen
die belangrijk zijn om te bewaren, maar in het verleden
werd dit niet altijd op de juiste plek bewaard.
Dat zagen wij terug in het dashboard en hiervoor is toen
een verbeterplan opgesteld.
Sindsdien zien we in de data terug dat het elke maand verbetert.
Bij de afdeling Ouderenbeleid lijkt het erop dat de afgelopen tijd
minder e-mails zijn toegevoegd aan het DMS.
Dit hoeft niet altijd te betekenen dat er een probleem is,
want lang niet alle e-mails moeten in het DMS geplaatst worden.
Wel is dit informatie die ik met de afdelingsmanager
wil bespreken om te zien of de informatiehuishouding op orde is.
Hé, Paul, even iets anders.
We hebben vorige maand gekeken naar die Woo-verzoeken
en dat stond er toen niet zo goed voor.
Hoe is dat nu?
[PAUL] Laten we het dashboard er even bijpakken.
Hier zien we dus hoeveel Woo-verzoeken er bij ons departement binnenkomen.
Daarvan zien we ook welk percentage binnen de beslistermijn is behandeld
en de gemiddelde afhandeltijd ervan.
15 Woo-verzoeken zijn binnengekomen, waarvan er nu zeven in behandeling zijn.
Vorige maand waren dat er nog 10, dus dat gaat de goede kant op.
Van de zeven Woo-verzoeken die nu nog in behandeling zijn,
vallen er twee buiten de beslistermijn.
Door op deze knop te klikken kun je zien om welke verzoeken dat gaat.
Bedankt voor je toelichting.
Dit geeft me wel nieuwe inzichten.
Je ziet dat door verder in te zoomen informatie naar boven komt
die belangrijk kan zijn voor de sturing binnen de organisatie.
Wanneer je bijvoorbeeld ziet dat de doorlooptijd steeds langer wordt,
dan kan uitgezocht worden hoe dit komt en kan er gestuurd worden
op het verbeteren van deze doorlooptijd.
Zo kun je in één oogopslag zien waar je organisatie kan verbeteren.
Ben je op zoek naar hulp voor jouw dashboard
bekijk dan de website of neem contact op met onze dashboardcoaches.
*Muziek eindigt*