Wanneer een medewerker een afspraak in de agenda van zijn of haar manager in Outlook wilt inplannen, dan moet deze gemachtigd zijn.
Dat werkt als volgt:
De manager opent zijn of haar agenda links onderin het scherm.
Vervolgens drukt de manager met de rechtermuisknop op de eigen agenda onder ‘Mijn agenda’s’.
De manager drukt op ‘Eigenschappen’ om een nieuw venster te openen.
Op het tabblad ‘Machtigingen’ kan de manager medewerkers machtigen door op de knop ‘Toevoegen’ te drukken.
De manager zoekt op naam, selecteert de medewerker en drukt op ‘OK’.
Daarna kiest de manager het machtigingsniveau, zoals redacteur of auteur.
Zo wordt er ingesteld wat de medewerker wel- en niet kan aanpassen.
Verschillende machtiginsniveaus hebben eigen bevoegdheden.
Zo kan een auteur items lezen en aanmaken en deze items wijzigen of verwijderen.
De redacteur kan ook items wijzigen of verwijderen die de manager heeft aangemaakt.
Dient er iemand gemachtigd te worden voor het plannen van vergaderingen in Webex? Dan werkt het machtigen als volgt:
Onder de knop ‘Vergadering plannen’, gaat men naar ‘Meer’ en selecteert vervolgens ‘Ga naar de Webex-site’.
Op het tabblad ‘Voorkeuren’ gaat men naar ‘Plannen’ en voert bij ‘Planningsrechten’ het e-mailadres in van de gewenste gemachtigde.
Meerdere personen kunnen tegelijk worden gemachtigd door tussen de e-mailadressen een komma of puntkomma te plaatsen.
De gemachtigde kan nu in Outlook bij ‘Openen’ de ‘Map van een andere gebruiker’ selecteren en de naam invullen van de manager.
Door in de agenda te klikken kan een vergadering worden ingepland.
In het mailvenster voegt de gemachtigde een onderwerp en locatie toe en drukt op ‘Webex-vergadering toevoegen’.
Hier drukt men op ‘OK’.
Bij de optie ‘Planningsassistent’ kunnen deelnemers worden toegevoegd aan de vergadering door hun naam in te vullen.
Door op ‘Afspraak’ te drukken boven ‘Planningsassistent’, gaat men terug naar het mailvenster en kan deze worden verzonden.
Wanneer de afspraak is verzonden verschijnt deze in de agenda van de manager en de uitgenodigde partijen.