Hoi, ik ben Mark Dierkes...
en werkzaam bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Ik ben programmanager en innovatieconsultant...
bij Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie...
en eigenlijk altijd op zoek naar verbeteringen, vernieuwingen binnen en buiten de Rijksoverheid.
Hai, mijn naam is Rolf Valenteijn. Ik werk bij Binnenlandse Zaken...
bij de directie Inkoop-, Faciliteiten en Huisvestingsbeleid Rijk.
Daar ben ik plaatsvervangend directeur en plaatsvervangend chief procurement officer...
en in die hoedanigheid opdrachtgever voor de digitalisering binnen de inkoop van het Rijk.
Ik ben Bart Cooijmans.
Ik heb jarenlang de rol van Coördinerend Directeur Inkoop bij Justitie en Veiligheid gehad.
Vanuit die rol zat ik in de interdepartementale commissie Inkoop & Aanbesteden...
waar ik de portefeuille Digitalisering had...
en van daaruit ook als voorzitter van de Portfolioboard heb geacteerd.
Rolf, we kijken terug op de opdrachten die we hebben uitgevoerd...
en dan ga ik graag met jou in gesprek.
Ik ben benieuwd naar de aanleiding van de opdracht. Kun je daar iets over vertellen?
We hebben dat Rijksinkoopstelsel waar ik onderdeel van uitmaak...
een tijd geleden verdeeld in een zestal portefeuilles.
Digitalisering is er daar één van, maar ook Organisatie en Sturing...
HRM in het inkoopdomein, de portefeuille Klant, Duurzaamheid realiseren via inkoop.
Maar zoals ik zei, Digitalisering is er daar ook één van.
Die portefeuilles hebben we voorzien van portefeuillehouders, of ambassadeurs.
Bart Cooijmans, in dit geval, heel nadrukkelijk als portefeuillehouder Digitalisering.
Die structuur maakt ook dat hij veel nauwer contact heeft gehad met jou...
en ik er als opdrachtgever wat verder boven kon hangen.
Die Digitaliseringsportefeuille viel uiteen in twee sporen.
We wilden een duurzaam digitaal fundament.
Het belangrijkste daarin is dat we het Rijksbrede digi-inkoopsysteem...
vervangen hebben door een aantal centrale voorzieningen...
zodat we als één Rijk een gezicht naar de markt konden blijven behouden.
Maar Departementen in de gelegenheid stelde om naar eigen inzicht...
binnen die centrale voorzieningen eigen oplossingen te kiezen.
Dat noemen we met een mooi Nederlands woord: manage diversity.
Dat tweede spoor, waar jij je erg sterk voor hebt gemaakt...
ging over kleine initiatieven.
Het mooie van dat spoor twee is dat we gezegd hebben: Dit gaan we bijna niet ambtelijk doen.
Er is een Portfolioboard, er is een gremium ingericht...
maar geen business cases of plannen van aanpak.
We gaan zoeken naar de behoefte of de energie en dan gaan we het doen.
Het voordeel van iemand die wel uit die Rijksorganisatie komt...
en dat ambtelijke spel kent...
is ook in zo'n spoor twee bewaken dat je daar niet in terugvalt.
Want dat zou een automatisme kunnen zijn:
Dat je echt vanuit die innovatiegedachte, kort-cyclisch, we gaan bouwen...
doet het wat het moet doen? Nee, dan gaan we bijstellen.
Is het een succes, dan gaan we kijken of we het kunnen opschalen of uitbreiden.
In die werkwijze ben jij volgens mij een ster en een bepalende factor geweest.
Altijd leuk om te horen. Dat vond ik ook de grootste uitdaging...
en daarin hebben we ook wel een aantal randvoorwaarden gesteld.
Als we kijken naar innoveren, moet je zorgen dat het leiderschap op orde is...
dat er een zekere mate van een cultuur is om dat te doen...
de sociale setting...
en om de uitvoering van de pilots te doen en daar moet op gestuurd worden.
Jij zat daarin wat op afstand en Bart vanuit die andere rol wat meer dichtbij.
Wat ik krachtig vond, is dat jullie de middelen ter beschikking stelden.
Dus jullie kozen er ook voor om: Er mogen ook briljante mislukkingen plaatsvinden.
Ja. Mooi.
De uitdaging die ik altijd wel heb gevoeld, is: Dit was voor mij ook een vernieuwend traject.
Dat vind ik ook altijd spannend.
Maar we hebben vooral heel dicht op de relatie gezeten.
Wat ik mooi vond in deze manier van werken...
is dat we meer de sociale en organisatie innovatie hebben toegepast.
Hoe doen we dit nu met elkaar?
En bij de kleine pilots zitten we meer op proces-productinnovaties.
Waar we met de Programmamanager heel sterk op ingezoomd hebben...
is: Waar liggen eigenlijk al die initiatieven?
Bij de medewerkers, bij de verschillende afdelingen.
We zijn dan ook gestart met de Portfolioboard met 'n groep collega's die heel enthousiast waren.
We hebben een pitch gedaan van: Wat zijn nou de initiatieven?
Dat was de eerste sessie in de start van de Portfolioboard.
Wat zijn de initiatieven? Waar gaan we mee verder?
Dat was ook de uitdaging, om die initiatieven op te pakken waar de energie zat...
bij de klant, bij de opdrachtgevers, de andere ministeries.
Jij gaf heel veel ruimte door te zeggen: Ga maar starten.
Dit traject hebben we bijna tweeënhalf jaar volgehouden.
Ik denk dat je zo'n periode ook nodig hebt.
En juist die pitches en die initiatieven hebben wel tot mooie resultaten geleid.
En ook wel tot uitdagingen.
Ik ben ook wel benieuwd, heb jij in die beginperiode, je zag dat gebeuren...
dat je denkt: Ik als manager, ik wil snelle resultaten en meer gaan sturen?
Hoe heb je dat ervaren? -In dat spoor twee niet.
Ik denk als ik dat ouderwetse ambtelijke gedrag zou gaan vertonen...
door wekelijks voortgangsrapportages te vragen en te gaan sturen op voortgang...
dan doe je juist waar dat spoor niet voor bedoeld is.
Ik ben ervan overtuigd dat als je inderdaad kort-cyclisch, kleinschalig innoveert...
of dat nou op product- of procesoptimalisatie is, of op andere terreinen...
dan moet je het ook de ruimte geven om tot ontwikkeling te komen.
Je hebt dan niks aan een manager die over je schouder continu meekijkt...
in je nek hijgt en naar de resultaten vraagt.
Ik heb bewust geprobeerd dat niet te doen.
Dat is gelukt. Heel fijn. -Dank.
Waarbij ik wel in onze samenwerking, de bijpraat- momenten, iedere keer het comfort kreeg...
dat er energie op zat en dat er voortgang was.
Ik vond het mooi wat jij net zei over briljante mislukkingen...
want daar ben ik een voorstander van.
Het mooie in de aanpak van dat spoor twee was ook:
Het mag mislukken, als je er maar van leert.
Dat is de theorie van de briljante mislukkingen. Er zullen ook zaken mislukt zijn.
Zaken zijn heel succesvol gebleken, kleinschalig...
en nu denk ik in de fase van: Oké, we gaan het opschalen.
Ik vind de QR-code app daar een mooi voorbeeld van.
Hoe maken we betalingen in de horeca makkelijker?
Dat vind ik wel leuk om te noemen als voorbeeld nu we het over resultaten hebben.
Er zijn veel kleinschalige resultaten. De digitale kleine kas...
waar een departement last had van: Hoe kan ik gebruik maken van een creditcard?
Daar hebben we een organisatorische oplossing voor gevonden met een no-code applicatie.
De organisatorische oplossingen, de klantreis...
'first time right' bij het betalen van factureren bij JenV, hebben we gefaciliteerd.
We hebben een Rijksleveranciersdatabase: Hoe registreer je leveranciersgegevens?
We zijn gestart met een digitaal inkooparchief.
Dat was eigenlijk al een opmaat naar spoor één.
Dat vond ik wel... We hebben ook nog blockchain geprobeerd, maar dat is niet gelukt.
Waar ik nu naar zoek, is: We hebben de opdracht in deze rol afgerond...
maar we hebben 'm ook geborgd in een doorontwikkeling van de Portfolioboard.
Hoe kijk je daarnaar en naar de toekomst?
De afgelopen twee jaar heeft me geleerd dat kleinschalige initiatieven...
tot wasdom brengen heel waardevol is.
Het neemt niet alleen kiezels in schoenen weg...
zoals in die strategie weleens is beschreven: Waar hebben we last van?
Maar ook: Wat zien we aan technologie of aan mogelijkheden...
of aan maatschappelijke zaken waar we iets mee willen?
Arbeidsmarktkrapte vind ik een belangrijke om te noemen.
Wat kun je dan aan procesautomatisering realiseren om dat een deel te verlichten?
Dat soort initiatieven zijn ook uit die Portfolioboard gekomen.
Dat we blijven zoeken naar nieuwe initiatieven en het niet klein laten blijven.
Maar met z'n allen gaan zoeken naar de mogelijkheid om op te schalen.
En het daarmee wellicht te laten verworden tot weer een Rijksbrede centrale voorziening...
omdat alle departementen zo'n initiatief dat klein begonnen is, gaan gebruiken.
Dat is de manier waarop ik het nu probeer te borgen.
Er zijn voor mij twee belangrijke ingrediënten ook voor de doorontwikkeling.
Vanuit de gatewayreviews zie ik een heel mooi stuk: het wiel van de verbinding.
Daar staat een hele aanpak vanuit hoe je dit verder nog door kunt ontwikkelen.
En ik geef je ook nog graag mee, dat is toch wat we recent ontwikkeld hebben...
is de innovatiemanagementscan waar we innovatiemanagement op leiden.
Ik vind jou en BZK ook een voorbeeld van innoveren.
De ingrediënten waarop we sturen met innoveren-met-impact...
en de innovatiemanagementscan, kwamen hierin aan de orde.
Zonder dat je het misschien doorhad, maar neem die nog eens door.
Dat is, denk ik, heel mooi materiaal. -Ga ik zeker doen, dank je wel.
Ik ben het met je eens, als ze allemaal aan de orde zijn geweest...
dan was het meer onbewust bekwaam dan bewust.
Maar daar ga ik verandering in aanbrengen.
Mooi, dank je wel. -Dank, jij ook.
Iemand die dé sleutelrol heeft gespeeld in dit traject, is Bart Cooijmans.
Ik ga met hem in gesprek.
Ik ben benieuwd naar jouw rol bij de Portfolioboard Digitalisering Rijksinkoop.
Kan je daar iets over vertellen?
Het was bij de Portfolioboard het idee om het heel anders te doen...
dan we tot nu toe met klassieke ICT-projecten deden.
Bij klassieke ICT-projecten schrijf je boeken vol met specificaties...
dingen waar uiteindelijk niemand nog meer precies van doorgrondt wat er staat...
waarbij de uiteindelijke gebruiker vaak al verreweg is.
We maken een heel groot idee. Dat worden grote, dure projecten die lang lopen...
veel vertraging oplopen, duurder worden.
Daar wou ik vanaf, ik wou het echt heel anders.
En het idee was: Laten we zoeken naar mensen met veel energie...
die daadwerkelijk in die uitvoering van de inkoop zitten...
die daar met goede ideeën vanuit het veld komen...
en laten we met hele kleine projecten iets gaan doen.
Laten we het echt anders oppakken dan normaal.
Bij dat creatieve idee zochten we creatieve mensen die dat mee vorm konden geven.
Ja, dat gaf gelijk veel energie toen wij in gesprek kwamen.
Dat was puur het netwerk. -Ja, inderdaad.
Ik zoek mensen die wilde ideeën mee vorm willen geven. Dat was het.
Wat voor doel, wat wilden we bereiken met het Portfolioboard Digitalisering Rijksinkoop?
Hoe heb jij dat ervaren? Want dat was wel even zoeken, van dat Portfolioboard.
Proberen om ICT-ontwikkelingen te doen...
binnen een grote moloch als de Rijksoverheid...
waarin veel dingen vergelijkbaar zijn met elkaar...
en er tegelijkertijd ook veel verschillen zijn.
Hoe kun je elkaar daar nou in vinden? Hoe kun je in kortere trajecten, sneller...
en dichter bij daar waar het werk moet gebeuren, dingen gaan doen.
Dat was het toch wel. Mooie projecten met twee doelen.
Het ene was: Hoe lossen we nou de kiezels in de schoenen op bij mensen?
In heel veel processen zie je dat er dingen zijn die niet lekker gaan.
Kunnen we die niet vastpakken en oplossen in kleine projecten?
Dat was de ene kant. En de andere kant was heel erg:
Kunnen we iets met mooie, innovatieve, nieuwe, spannende technologieën?
Als de hele wereld het erover heeft, kunnen wij dat dan in dat inkoopdomein vormgeven?
Kunnen we het anders doen?
Wat zijn een paar initiatieven waarvan je zegt: Daar ben ik blij om, dat ging goed?
En misschien iets wat niet goed ging? -Er waren heel veel mooie initiatieven.
Een initiatief als de QR-code is denk ik het meest bekend, voor het betalen in de horeca.
Een vervolg daarop voor makkelijker betalen bij kleine bedrijven, is een bekende.
Wat ik zelf een hele goede vond, was de leveranciersdatabase van het Rijk...
waarmee we de kwaliteit van onze data konden verhogen.
Data is toch een belangrijke grondstof geworden voor het sturen van je inkoop ook.
Dus dat vond ik een hele mooie. Zo waren er heel veel.
Natuurlijk waren er ook dingen die minder uit de verf gekomen zijn.
Ik kan mij een initiatief herinneren om iets met blockchain te gaan doen.
Blockchain was echt zo'n hype. -Het zag er goed uit, heel mooi gepitcht.
De wereld zou veranderen door blockchain.
Daar is echt een traject op geweest.
Zelfs met externe funding van de Dutch Blockchain Coalition.
Maar uiteindelijk is dat niks geworden.
Dan moet je ook constateren dat niet alle projecten een succes worden.
Accepteer dat. Dat vond ik ook het mooie aan deze opzet.
Als je klassieke, grote ICT-projecten van de overheid ziet...
dan worden die altijd heel erg groot neergezet.
Het gaat altijd over ongelooflijk grote bedragen. Honderden miljoenen gaan daar vaak in om.
Als daar iets mislukt, dan heb je een ICT-debacle van de eerste orde...
dan heb je een parlementaire enquête of weet ik veel wat voor dingen aan je broek.
Als hier dingen mis gaan, kost het je misschien 50.000 euro, misschien kost het je een ton...
maar het is geen ICT-debacle dat je met elkaar veroorzaakt.
Zo zie je eigenlijk dat er een beweging ontstaat waarin we elkaar stimuleren en helpen.
Ja, ik denk ook zeker dat het bij heeft gedragen aan de community-ontwikkeling binnen Inkoop.
En binnen die community een soort subcommunity...
van mensen die geïnteresseerd zijn in die digitalisering. En elkaar dus ook weten te vinden.
Een mooi voorbeeld daarvan is die RPA, de robotisering van een aantal inkoopprocessen.
Waarin je ziet: Dat begint dan bij DJI, met kennis. Anderen die zien dat.
En daarna is het de HIS geweest die van de kennis van DJI gebruikmaakt...
om dat verder weer op te pakken en bij hen uit te rollen.
Zo zie je dat er een olievlek ontstaat waarin die technologie en die kennis doorgroeit.
Ja, dat vond ik best wel uniek. Dat we elkaar gaan helpen.
Dat je tijd van je eigen organisatie vrijmaakt om een andere organisatie te helpen.
Ik denk dat daar veel potentie zit om dat steeds meer te doen...
omdat bepaalde kennis wel bij onderdelen zit.
Dan wil je je eigen directie of onderdeel op orde brengen...
maar je moet ook steeds meer toe naar: Wacht even, we zitten voor het grotere.
De ideeën begonnen ook wat uit te trillen.
Want we hebben nu heel veel:
Van de start, experimenteren, komen we naar een andere fase toe.
Dan zie je dat toch veel van die initiatieven en ideeën op elkaar lijken.
Er zitten bijvoorbeeld veel initiatieven in de operationele inkoop.
Hoe help ik mijn klant op een makkelijke manier inkopen?
Hoe weet hij nou waar hij moet zijn?
Hoe kan hij vragen beantwoorden die normaal in zo'n formulier onbegrijpelijk zijn?
Er kwamen initiatieven op met een chatbot, met een soort geautomatiseerde beslisboom...
er kwamen initiatieven van websites op. -Data.
Data. Er kwamen allerlei initiatieven op die veel op elkaar lijken.
Ik denk dat daar ook de volgende stap begint in je traject.
Dat je zegt: Oké, ik kan een aantal clusters onderkennen...
van problemen die er kennelijk liggen...
of ideeën die er liggen om daar mee verder te gaan.
En dat je vanuit die clusters projecten gaat definiëren die je op een wat serieuzere...
serieuzer is misschien het verkeerde woord...
maar op een wat gedegener, wat klassiekere manier gaat oppakken.
Met coalitions of the willing.
Dus niet met het hele Rijk in één keer, nee, dat werkt niet.
Pak groepen mensen of groepen organisaties...
die het zien zitten om dit issue op te pakken.
Zie je ook nog nieuwe dingen op ons afkomen...
waar we nog geen kleine projecten mee hebben gedaan?
We hadden het net over zo'n chatbot en over de dingen van de klant helpen.
Dan denk ik, ik weet niet of het een hype is...
maar met alle dingen die je het laatste jaar zo'n beetje hebt gehoord...
rondom artificial intelligence, ChatGPT...
dat zijn toch technieken waar ik mee zou gaan spelen.
Of je in die hoek iets kunt doen.
Het helpen van de klant, of je daar niet gewoon AI bij kunt gebruiken.
Mooi, Bart.
Ik wil jou bedanken voor je inzet en voor dit mooie gesprek.
Jij ook bedankt.
Het was erg leuk om nog weer eens op terug te kijken.