Hallo.
Je nam contact met ons op,
omdat je iets wilt inkopen.
Geweldig.
Maar gaat een nu eigenlijk gebeuren?
Om te beginnen plannen we een startgesprek.
In dat gesprek kijken we samen wat je nodig
hebt en welke inkoopprocedure
daar het beste bij past.
Je krijgt inzicht in het traject,
de doorlooptijden, taken en
verantwoordelijkheden.
Als het om een wat groter traject gaat,
nemen we ook de strategie,
de opzet van de overeenkomst,
beleidsdoelstellingen
en contractuele zaken door.
De departementen geven op jaarbasis
miljoenen euro’s uit aan inkopen en zijn
daarbij als opdrachtgever verantwoordelijk
om zich in te zetten voor een betere wereld.
Met jouw inkoop kun je een verschil maken.
Denk aan klimaat, milieu, diversiteit
en inclusie.
Wij kunnen je helpen de juiste duurzame
keuzes te maken.
We bespreken ook de aspecten
van privacy en veiligheid.
Als er persoonsgegevens verwerkt worden
bij de opdracht, dien je namelijk
rekening te houden met de
wet- en regelgeving hiervan.
Dat doe je, samen met de
privacy- en informatieveiligheidspecialisten
binnen jouw organisatie.
Na dat startgesprek stellen we samen
de inkoopdocumenten op.
Jij weet veel over de inhoud,
wij over het inkoopproces.
Als de inkoopdocumenten klaar zijn,
dan delen we de
aanbestedingsdocumenten met de markt.
Geïnteresseerden kunnen schriftelijk vragen
stellen over de aanbesteding.
Jij behandelt de inhoudelijke vragen,
wij nemen de procesvragen
voor onze rekening.
Vervolgens delen we de antwoorden
met de markt.
Als de deadline voor het indienen
van offertes voorbij is,
openen we de zogeheten ‘digitale kluis’.
Zo. De offertes zijn binnen.
De inkoopadviseur doet nu een eerste check.
De offertes die door die check komen,
worden inhoudelijk beoordeeld
door de beoordelaars.
Vervolgens bespreekt het beoordelingsteam
de scores met de inkoopadviseur en wordt
bekend welke inschrijver de beste
prijs-kwaliteitverhouding heeft.
Het is belangrijk om de scores duidelijk
te onderbouwen.
Die onderbouwingen gebruiken we om bij het
opstellen van de afwijzingsbrieven
en de gunningsbrief de scores te motiveren.
Zo krijgen inschrijvers een goede uitleg,
wat ook weer helpt om bezwaar te voorkomen.
Het kan zijn dat inschrijvers die het niet
eens zijn met de afwijzing,
bezwaar indienen.
Het is belangrijk dat het beoordelingsteam
hiervoor beschikbaar is
in de bezwaartermijn.
Definitieve gunning volgt na bezwaartermijn.
Als er geen bezwaar gemaakt wordt,
of als het gemaakte bezwaar niet tot
andere uitkomsten leidt, dan maken
wij de overeenkomst in orde.
Als jij en de inschrijver dit
getekend hebben,
kunnen jullie aan de slag!
Wil je meer weten over het inkoopproces?
Kijk dan op rijksinkoopsamenwerking.nl