Iedere dag produceren we als overheid enorme bergen verschillende soorten informatie:
documenten, databases, logboekgegevens...
websites, e-mails, appjes enzovoort.
Na enkele weken is het vaak al zoeken naar een speld in een hooiberg.
Waar dit toe kan leiden:
Boze en wanhopige burgers, bedrijven en instellingen die rechtszekerheid wordt ontnomen.
Bestuurders die zich niet kunnen verantwoorden.
Ambtenaren die op zoek zijn naar de juiste informatie.
Maar zo hoeft het niet te zijn wanneer je je informatie goed beheert. Dit noemen we archiveren.
Drie belangrijke aandachtspunten hierbij:
Één. Archiveren doe je niet alleen voor de lange termijn.
Ook op korte termijn is informatie van gróte waarde.
Om bijvoorbeeld burgers te informeren, je als organisatie te verantwoorden...
of werkzaamheden efficiënt uit te voeren.
Twee. Archiveren is meer dan bewaren.
Bewaren is niet de grootste uitdaging, het bruikbaar houden wel.
Daarvoor moet informatie duurzaam toegankelijk zijn.
Dat wil zeggen: vindbaar, beschikbaar, leesbaar...
interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig.
Drie. Er zijn verschillende manieren om goed te archiveren.
Hoe je informatie duurzaam toegankelijk maakt en houdt, verschilt per situatie.
Het is afhankelijk van het geheel van organisatie, beleid, personeel, processen en hard- en software.
Om wat voor informatie en technologie gaat het?
Hoe lang moet deze toegankelijk zijn?
Voor wie en waarom is deze informatie belangrijk?
Afhankelijk van de antwoorden op dit soort vragen bepaal je de passende maatregelen.
Benieuwd hoe je deze punten in de praktijk handen en voeten geeft?
Met Archiveren by design.
Dit houdt in dat je al tijdens het kopen, bouwen of aanpassen van informatiesystemen...
passende maatregelen neemt om informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden.
En niet pas achteraf.
Want dan zijn veranderingen lastig, duur en is er al waardevolle informatie verloren gegaan.
Ben je betrokken bij de aanschaf, bouw of aanpassing van een systeem?
Leg dan in het programma van eisen vast dat de informatie...
vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig moet zijn.
Duurzaam toegankelijk dus.
Meer weten?
Neem dan contact met uw afdeling informatiebeheer, uw eigen archiefinstelling of het Nationaal Archief.